กฎการรายงานคือกฎที่กําหนดเองซึ่งช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนตามข้อมูลเหตุการณ์ในบันทึก (เดิมเรียกว่า "บันทึกการตรวจสอบ") ซึ่งแสดงในหน้าการตรวจสอบ
หากต้องการกำหนดค่ากฎ คุณจะต้องตั้งเงื่อนไขของกฎและระบุการดำเนินการที่จะเกิดขึ้นเมื่อตรงตามเงื่อนไข ซึ่งอธิบายง่ายๆ ได้ว่า หากเกิดเหตุการณ์ ก ให้ทำ ข โดยอัตโนมัติ เช่น ตั้งค่า กฎการรายงานให้แจ้งเตือนเมื่อมีผู้ใช้ที่ทําให้ไฟล์ในไดรฟ์แสดงบนเว็บ นอกจากนี้ คุณยังตั้งค่ากฎเพื่อรับการแจ้งเตือนทางอีเมลและศูนย์แจ้งเตือนเมื่อระบบเรียกใช้กฎได้อีกด้วย
เมื่อสร้างกฎการรายงาน ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้ด้วย
- ความสามารถในการสร้างและดูกฎการรายงานจะขึ้นอยู่กับรุ่น Google Workspace และสิทธิ์ในการดูแลระบบ นอกจากนี้ กฎการรายงานจะใช้ได้กับผู้ดูแลระบบที่มีโดเมนเท่านั้น เฉพาะผู้ดูแลระบบ ที่มีโดเมนเท่านั้นที่จะรับการแจ้งเตือนหรืออีเมลเกี่ยวกับกฎการรายงานได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบในการเข้าถึงกฎการรายงานและกฎกิจกรรม
- ผู้ดูแลระบบที่ไม่มีกฎการรายงาน แต่มี Google Workspace รุ่นพรีเมียม เช่น Enterprise Plus จะสามารถสร้างกฎกิจกรรมขั้นสูงกว่าได้จากเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัย ผู้ดูแลระบบบางรายที่มีรุ่นพรีเมียมจะสร้างกฎการรายงานได้ แต่ใช้ได้สําหรับแหล่งข้อมูลบางแหล่งเท่านั้น โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อสิทธิ์เข้าถึงกฎการรายงานและกฎกิจกรรมระดับผู้ดูแลระบบและสร้างกฎกิจกรรมด้วยเครื่องมือตรวจสอบ
- หากคุณสร้างกฎการรายงานใหม่ ระบบจะเปิดใช้การแจ้งเตือนของศูนย์แจ้งเตือนสําหรับกฎนั้นตามค่าเริ่มต้น หากต้องการเปิดหรือปิดการแจ้งเตือนสําหรับกฎการรายงานที่มีอยู่ ให้ดำเนินการจากศูนย์แจ้งเตือน โปรดดูวิธีการที่หัวข้อ ใช้กฎเพื่อเปิดหรือปิดการแจ้งเตือน
- เมื่อคุณสร้างหรืออัปเดตกฎการรายงาน ระบบอาจใช้เวลานานถึง 24 ชั่วโมงที่กฎจะมีผล
สร้างกฎการรายงาน
คุณสร้างกฎการรายงานได้จากหน้ากฎในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google โดยตั้งค่าการแจ้งเตือนได้สูงสุด 50 รายการ
โปรดทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- จากหน้าแรกของคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้คลิกกฎ
สร้างกฎ กิจกรรม - ป้อนชื่อกฎ (เช่น การแชร์ข้อมูลภายนอก)
- ป้อนคำอธิบาย (เช่น แจ้งเตือนหากมีการแชร์เอกสาร ภายนอกบริษัท)
- คลิกถัดไป: ดูเงื่อนไข
- เลือกแหล่งข้อมูล (เช่น เหตุการณ์ในบันทึกของผู้ดูแลระบบ)
- คลิกเพิ่มตัวกรอง
เลือกแอตทริบิวต์ของตัวกรอง (เช่น ผู้ดำเนินการ ประเภทอุปกรณ์ หรือเหตุการณ์)
หมายเหตุ: โปรดดูรายการแอตทริบิวต์และคําอธิบายแอตทริบิวต์ทั้งหมดของ แหล่งข้อมูลแต่ละแหล่งที่หัวข้อแหล่งข้อมูลสําหรับหน้าการตรวจสอบ แล้วเลือกบทความช่วยเหลือ จากรายการแหล่งข้อมูล
เลือกค่าของตัวกรอง (เช่น ประเภทเหตุการณ์ เช่น โอนการเป็นเจ้าของเอกสาร หรืออีเมลของผู้ดำเนินการ)
- คุณจะเพิ่มค่าให้กับแอตทริบิวต์ได้เพียงค่าเดียวเท่านั้น เช่น ผู้ดำเนินการ จะมีผู้ใช้ได้เพียงคนเดียว หากต้องการระบุหลายค่า ให้ใช้เครื่องมือสร้างเงื่อนไขเพื่อเพิ่มโอเปอเรเตอร์ OR แล้วเพิ่มแอตทริบิวต์เดียวกันพร้อมกับค่าเพิ่มเติม
- คุณสามารถเพิ่มตัวกรองหลายรายการลงในกฎได้โดยคลิกเพิ่มตัวกรอง อีกครั้ง จากนั้นเลือกแอตทริบิวต์ และป้อนค่า
คลิกถัดไป: เพิ่มการดำเนินการ
เลือกว่าคุณต้องการให้กฎนี้เรียกใช้การแจ้งเตือนในศูนย์แจ้งเตือนหรือไม่
คุณสามารถเลือกระดับความรุนแรงเป็นสูง ปานกลาง หรือต่ำได้ นอกจากนี้ คุณยังเลือกส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลได้อีกด้วย โดยเลือกช่องผู้ดูแลระบบขั้นสูงทั้งหมด หรือคลิกเพิ่มผู้รับอีเมลเพื่อส่งอีเมลให้ผู้ดูแลระบบที่ต้องการเมื่อระบบเรียกใช้กฎ
หากต้องการตรวจสอบหรือแก้ไขรายละเอียดกฎ ให้คลิกถัดไป: ตรวจสอบ
คลิกสร้างกฎ
หมายเหตุ: กฎการรายงานไม่รองรับเงื่อนไขที่รวมโอเปอเรเตอร์ OR เมื่อตั้งค่ากฎการรายงาน คุณสามารถใช้แท็บเครื่องมือสร้างเงื่อนไข ซึ่งเป็นส่วนที่จะแสดงตัวกรองเป็นเงื่อนไขที่มีโอเปอเรเตอร์ AND นอกจากนี้ คุณยังใช้แท็บตัวกรองเพื่อใส่พารามิเตอร์และคู่ค่าแบบง่ายๆ เพื่อกรอง ผลการค้นหาได้อีกด้วย
ดูและแก้ไขกฎการรายงาน
คุณดูหรือแก้ไขรายละเอียดของกฎได้ในหน้ากฎ นอกจากนี้ คุณยังสามารถดู รายการกฎทั้งหมดที่ผู้ดูแลระบบในโดเมนของคุณสร้างขึ้นได้ด้วย
คุณดำเนินการต่อไปนี้ได้ในหน้ากฎ
- กรองรายการกฎโดยคลิกเพิ่มตัวกรอง
- ดูและแก้ไขรายละเอียดของกฎโดยคลิกที่กฎ
- ลบกฎ
- สร้างกฎใหม่
หมายเหตุ: หากต้องการสร้าง ดู หรือแก้ไขกฎการรายงาน คุณต้องมีสิทธิ์การรายงาน
การแจ้งเตือนทางอีเมล
หากคุณตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับกฎ ระบบจะส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ระบุเมื่อมีการเรียกใช้กฎ การแจ้งเตือนทางอีเมลมีข้อมูลสรุป ของกฎที่เรียกใช้การแจ้งเตือน รวมไปถึงชื่อกฎ รายละเอียดเกณฑ์ ข้อมูลแหล่งที่มา และอื่นๆ ผู้ดูแลระบบที่ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลจะคลิกดูการแจ้งเตือนเพื่อไปที่หน้ารายละเอียดการแจ้งเตือนในศูนย์แจ้งเตือนได้
โปรดทราบว่ากฎการรายงานจะสามารถกำหนดค่าให้ส่งอีเมลไปยังผู้ใช้โดเมนภายในได้เท่านั้น อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบจะยังคงกำหนดค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลภายนอกได้ผ่าน Google Groups