Exporteer de Drive-inventaris van uw organisatie.

Ondersteunde edities voor deze functie: Frontline Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Standard en Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Vergelijk uw editie

Als beheerder kunt u de Google Drive-inventaris van uw organisatie exporteren naar BigQuery. De inventaris bevat metadata die aan elk bestand zijn gekoppeld, zoals de grootte, toegepaste labels en met wie het is gedeeld, maar niet de inhoud van de bestanden. Het bevat ook metadata met betrekking tot gedeelde schijven, zoals namen. U kunt deze informatie bekijken om te beoordelen of de toegang tot gevoelige bestanden voldoet aan de wettelijke, compliance- en gegevensbeveiligingsdoelstellingen van uw organisatie.

Wanneer uw Drive-inventaris in BigQuery is opgeslagen, kunt u aangepaste rapportages en dashboards maken met behulp van analysetools zoals Data Studio en visualisatiepartners van derden.

Opmerking:

• Sommige stappen op deze pagina worden uitgevoerd in de Google Cloud-console, omdat Google BigQuery een product van Google Cloud is.

• U moet facturering instellen voor uw Google Cloud-project, omdat er kosten verbonden zijn aan het opvragen en opslaan van uw Drive-inventarisexports in BigQuery. Raadpleeg de prijsdetails van uw factureringsaccount voor meer informatie over BigQuery . U kunt uw opslagkosten schatten met de Google Cloud-prijscalculator . De metadata van 1 miljoen bestanden neemt ongeveer 1,5 GB fysieke opslagruimte in BigQuery in beslag.

• Voor het exporteren van Drive-inventarisrapporten hebt u een ondersteunde licentie nodig, maar het rapport bevat gegevens van al uw gebruikers.

• Uw Drive-inventaris wordt wekelijks geëxporteerd, maar u kunt ervoor kiezen om deze dagelijks te exporteren. De export overschrijft de vorige export. Om eerdere exports te behouden, kunt u de BigQuery Data Transfer Service gebruiken om de dataset automatisch te kopiëren .

• Er bestaat een kleine kans dat bij een export van de Drive-inventaris de metadata van sommige bestanden ontbreekt. In zeldzame gevallen worden sommige bestanden mogelijk niet meegenomen.

Stap 1. Stel een BigQuery-project en -dataset in voor uw Drive-inventaris.

1. Maak in de Google Cloud-console een actief BigQuery-project aan of open er een.
   Voor meer informatie, zie Projecten maken en beheren .
2. Schakel de facturering voor het project in als dit nog niet is gebeurd.
3. Ga naar de IAM-pagina voor het project.
4. Geef beheerdersaccounts van Google Workspace toegang tot de export voor gegevensverwerking en -weergave. Lees meer over BigQuery IAM-rollen en -machtigingen en hoe u de toegang tot resources kunt beheren . Voor alle Google Workspace-accounts waaraan u toegang tot de export wilt geven:
   1. Klik bovenaan de lijst met beheerders op Toegang verlenen .
   2. Voer bij 'Principals toevoegen ' het e-mailadres van het Google Workspace-account in.
   3. Klik op de rol BigQuery Data Editor (bigquery.dataEditor). Tip: Klik op Filter en typ BigQuery om andere BigQuery-specifieke rollen te vinden.
   4. Klik op Opslaan .
5. Geef uzelf en elke andere beheerder die Drive-inventarisexporten gaat beheren de IAM-beheerdersmachtiging voor het project:
   1. Klik op dezelfde IAM-pagina op een bestaande principal of maak een nieuwe principal aan, zoals in de vorige stap.
   2. Klik op de rol Resource Manager en selecteer Project IAM Admin .
   3. Klik op Opslaan .
6. Zoek of maak een BigQuery-dataset aan om uw Drive-inventarisexports op te slaan.
   1. Klik op het navigatiemenu. BigQuery .
   2. Vouw in het Explorer- paneel aan de linkerkant uw project uit om de bestaande datasets weer te geven.
   3. Als je een dataset wilt gebruiken, noteer dan de ID die je in de volgende stap nodig hebt.
   4. Als u een nieuwe dataset wilt gebruiken, ga dan naar Datasets maken . Noteer de naam van de dataset die u in de volgende stap wilt gebruiken.

Stap 2. Schakel de exportfunctie voor Drive-inventaris in en configureer deze.

1. Ga in de Google Admin-console naar Menu. Rapportage Gegevensintegraties (of Big Query-export voor beheerders in het onderwijs, waarmee de pagina Gegevensintegraties wordt geopend).

   Ga naar Gegevensintegraties

   Hiervoor is beheerdersrechten voor rapporten vereist.

2. Click Drive Inventaris exporteren .
3. Schakel het selectievakje 'Drive-inventarisrapport exporteren naar Google BigQuery inschakelen' in om Drive-inventarisexporten mogelijk te maken.
4. Selecteer bij BigQuery-project-ID het project waarin u de Drive-inventarisexport wilt opslaan. Als u het project niet ziet, moet u het in BigQuery instellen. Ga voor meer informatie naar Snelstartgids voor de Google Cloud-console .
5. Voer bij 'Bestaande dataset binnen het project' de naam in van de dataset die u wilt gebruiken voor het opslaan van de Drive-inventaris in het project. Als u nog geen dataset hebt, ga dan naar 'Datasetten maken' voor de instructies.
6. Selecteer voor het exportschema 'Wekelijks' of 'Dagelijks' .
7. Klik op Opslaan . Als je een foutmelding krijgt dat je niet kunt opslaan, controleer dan de volgende problemen in de Google Cloud Console:
   1. Ga naar de IAM-pagina voor uw project en controleer of uw account de rol ' Project IAM Admin' heeft (resourcemanager.projects.setIamPolicy). Zo niet, ken deze rol dan toe aan uw account.
   2. Ga naar de beleidsprobleemoplosser en controleer of er beleidsregels zijn die uw toegang tot het project blokkeren. Zie Beleidsproblemen oplossen voor meer informatie.

Nadat je de exportfunctie hebt ingeschakeld, zou de eerste export binnen 1-2 weken in BigQuery moeten verschijnen. Daarna wordt de export wekelijks of dagelijks bijgewerkt, afhankelijk van de optie die je in de instellingen hebt gekozen.

Stap 3. (Optioneel) Werk de vervaltijd van de gegevens bij.

De standaardvervaldatum voor data-exports is 60 dagen, waarna de gegevens uit Google Cloud worden verwijderd.

Om de vervaltijd te wijzigen, ga naar 'Standaard vervaltijden van tabellen bijwerken' .

Stap 4. Monitor exports en stel waarschuwingen in voor fouten.

Gebeurtenissen met betrekking tot het exporteren van schijfinventaris worden opgenomen in de logboekgebeurtenissen van de beheerder . In de tool voor beveiligingsonderzoek kunt u zoeken naar gebeurtenissen die verband houden met het exporteren van schijfinventaris en waarschuwingen instellen.

Stap 5. Analyseer de Drive-inventarisgegevens.

Je kunt je gegevens rechtstreeks in BigQuery analyseren. Voor een overzicht ga je naar Overzicht van BigQuery-analyses | Google Cloud . Voor meer informatie ga je naar Schema en voorbeeldquery's voor Drive-inventarisexporten in BigQuery .

Problemen met ontbrekende exportbestanden en foutmeldingen oplossen

Als u na het opslaan van uw configuratie in de beheerdersconsole geen Drive-inventarisexporten in BigQuery ziet, raadpleeg dan de volgende problemen en hoe u deze kunt oplossen.

Foutmelding	Hoe los ik dit op?
De BigQuery-dataset bestaat niet.	Als de dataset die u oorspronkelijk hebt opgegeven voor het schrijven van rapporten is verwijderd sinds u Drive Inventory-exports hebt ingeschakeld, krijgt u deze foutmelding. Vervang de dataset-ID door die van een bestaande dataset.
Het BigQuery-project bestaat niet.	Als het BigQuery-project dat u oorspronkelijk hebt opgegeven voor het schrijven van rapporten is verwijderd sinds u Drive Inventory-exports hebt ingeschakeld, krijgt u deze foutmelding. Stel een nieuw BigQuery-project en een nieuwe dataset in voor het schrijven van de rapporten.
De machtigingen van het Drive-account voor de export van inventarisgegevens op de BigQuery-dataset zijn ingetrokken.	Controleer in de Google Cloud-console of het serviceaccount bewerkingsrechten heeft voor de dataset.
De machtigingen van het Drive-account voor de export van inventarisgegevens op het BigQuery-project zijn ingetrokken.	Controleer in de Google Cloud-console of het serviceaccount BigQuery.jobUser-toegang heeft tot het project.
Stel de facturering voor uw project in.	Als u uw abonnement hebt gedowngrade, is het mogelijk dat u geen Drive-inventarisexport meer kunt uitvoeren. Ga in uw beheerdersconsole naar Menu > Facturering > Abonnementen en controleer of uw abonnement een van de volgende is: Ondersteunde edities voor deze functie: Frontline Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Standard en Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Vergelijk uw editie Nadat u bent overgeschakeld naar een editie die Drive-voorraadexport ondersteunt, kan het tot 2 weken duren voordat rapporten worden geëxporteerd. U moet ook facturering instellen voor uw Google Cloud-project dat is gekoppeld aan Drive-inventarisexporten, omdat er kosten verbonden zijn aan het exporteren van uw Drive-inventaris naar BigQuery. Zorg ervoor dat facturering voor het project is ingeschakeld.

Bekende beperkingen

• Bij het exporteren van Drive-inventaris worden mogelijk geen niet-opgeëiste Jamboard-bestanden of video's die met Google Vids zijn gemaakt, meegenomen.

Veelgestelde vragen