ייצוא של המלאי ב-Drive של הארגון

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Enterprise Essentials Plus ו-Cloud Identity Premium. השוואה בין המהדורות

אדמינים יכולים לייצא את המלאי של Google Drive בארגון שלהם ל-BigQuery. המלאי כולל מטא-נתונים שמשויכים לכל קובץ, כמו גודל, תוויות שהוחלו ועם מי הקובץ משותף, אבל לא את התוכן של הקבצים. הוא כולל גם מטא-נתונים שקשורים לאחסון השיתופי, כמו שמות. אתם יכולים לבדוק את המידע הזה כדי להעריך אם הגישה לקבצים רגישים עומדת ביעדים הרגולטוריים, בתאימות ובאבטחת הנתונים של הארגון.

אחרי שמלאי הפריטים ב-Drive מופיע ב-BigQuery, אפשר ליצור דוחות ומרכזי בקרה בהתאמה אישית באמצעות כלים לניתוח נתונים כמו Data Studio ושותפים של צד שלישי ליצירת תרשימים.

שימו לב:

• חלק מהשלבים בדף הזה מתבצעים במסוף Google Cloud כי Google BigQuery הוא מוצר של Google Cloud.

• צריך להגדיר חיוב לפרויקט בענן ב-Google Cloud כי יש עלות לשאילתות ולאחסון של נתוני המלאי ב-Drive ב-BigQuery. פרטים נוספים זמינים במאמר פרטי התמחור של BigQuery בחשבון לחיוב. אתם יכולים להעריך את עלויות האחסון באמצעות מחשבון התמחור של Google Cloud. הנתונים של 1 מיליון קבצים תופסים כ-1.5GB של אחסון פיזי ב-BigQuery.

• כדי להגדיר ייצוא של דוח מלאי ב-Drive, אתם צריכים רישיון נתמך, אבל הדוח כולל נתונים של כל המשתמשים.

• המלאי ב-Drive מיוצא מדי שבוע, אבל אתם יכולים לבחור לייצא אותו מדי יום. הייצוא מחליף את הייצוא הקודם. כדי לשמור את הייצוא הקודם, אפשר להשתמש בשירות העברת הנתונים ל-BigQuery כדי להעתיק את מערך הנתונים באופן אוטומטי.

• יש סיכוי קטן שבייצוא של מלאי Drive לא יופיעו מטא נתונים של קבצים מסוימים. במקרים נדירים, יכול להיות שחלק מהקבצים לא ייכללו.

שלב 1. הגדרה של פרויקט ומערך נתונים ב-BigQuery למלאי ב-Drive

1. במסוף Google Cloud, יוצרים או פותחים פרויקט פעיל ב-BigQuery.
   פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירה וניהול של פרויקטים.
2. מפעילים את החיוב בפרויקט אם הוא עדיין לא מופעל.
3. עוברים אל דף IAM של הפרויקט.
4. נותנים לחשבונות אדמין ב-Google Workspace גישה לייצוא כדי לעבד את הנתונים ולצפות בהם. מידע נוסף על תפקידים והרשאות של IAM ב-BigQuery ועל בקרת גישה למשאבים לכל חשבון Google Workspace שרוצים לתת לו גישה לייצוא:
   1. בחלק העליון של רשימת הגורמים המורשים, לוחצים על Grant Access (הענקת גישה).
   2. בקטע Add principals, מזינים את כתובת האימייל של חשבון Google Workspace.
   3. לוחצים על התפקיד BigQuery Data Editor (bigquery.dataEditor). טיפ: לוחצים על מסנן ומזינים BigQuery כדי למצוא תפקידים ספציפיים אחרים ל-BigQuery.
   4. לוחצים על שמירה.
5. נותנים לעצמכם ולאדמינים אחרים שינהלו את ייצוא מלאי Drive את הרשאת האדמין ב-IAM בפרויקט:
   1. באותו דף של IAM, לוחצים על ישות קיימת או מתחילים ישות חדשה כמו בשלב הקודם.
   2. לוחצים על התפקיד מנהל המשאבים ובוחרים באפשרות Project IAM Admin.
   3. לוחצים על שמירה.
6. מחפשים או יוצרים מערך נתונים ב-BigQuery לאחסון של ייצוא המלאי ב-Drive.
   1. לוחצים על תפריט הניווט BigQuery.
   2. בחלונית Explorer בצד ימין, מרחיבים את הפרויקט כדי לראות את רשימת מערכי הנתונים הקיימים.
   3. אם יש מערך נתונים שרוצים להשתמש בו, רושמים את המזהה שלו כדי להשתמש בו בשלב הבא.
   4. אם רוצים להשתמש במערך נתונים חדש, אפשר לעבור אל יצירת מערכי נתונים. חשוב לשים לב לשם של מערך הנתונים – תצטרכו להזין אותו בשלב הבא.

שלב 2. הפעלה והגדרה של ייצוא המלאי ב-Drive

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט דיווח שילוב נתונים (או ייצוא ל-BigQuery לאדמינים של מהדורות Education, שפותח את הדף 'שילוב נתונים').

   מעבר אל 'שילוב נתונים'

   כדי לעשות את זה נדרשת הרשאת אדמין לדוחות.

2. לוחצים על ייצוא של מטא-נתונים ב-Drive.
3. מסמנים את התיבה הפעלת הייצוא של דוח המלאי ב-Drive ל-Google BigQuery כדי להפעיל את הייצוא של המלאי ב-Drive.
4. בקטע מזהה פרויקט ב-BigQuery, בוחרים את הפרויקט שבו רוצים לאחסן את הייצוא של מלאי Drive. אם אתם לא רואים את הפרויקט, אתם צריכים להגדיר אותו ב-BigQuery. פרטים נוספים זמינים במאמר מדריך למתחילים לשימוש במסוף Google Cloud.
5. בקטע מערך נתונים קיים בפרויקט, מזינים את השם של מערך הנתונים שבו רוצים לאחסן את מלאי Drive בפרויקט. אם עדיין אין לכם מערך נתונים, תוכלו לעבור אל יצירת מערכי נתונים כדי לקבל הוראות.
6. בקטע Export Schedule (תזמון ייצוא), בוחרים באפשרות Weekly (שבועי) או Daily (יומי).
7. מסמנים את התיבה חישובים של שיתוף עם גורמים חיצוניים כדי לחשב שיתוף חיצוני.
   • אם יש לכם כמה קבוצות גדולות ב-Google (יותר מ-1,000 חברים), יכול להיות שהחישוב יעכב את מסירת הדוח. אם חשוב לכם לקבל דוחות בזמן, כדאי להשבית את ההגדרה הזו.
8. לוחצים על שמירה. אם מופיעה שגיאה שאי אפשר לשמור, כדאי לבדוק את הבעיות הבאות במסוף Google Cloud:
   1. עוברים אל דף IAM של הפרויקט ומוודאים שלחשבון שלכם יש את התפקיד Project IAM Admin (resourcemanager.projects.setIamPolicy). אם לא, צריך להקצות את התפקיד הזה לחשבון.
   2. עוברים אל פותר הבעיות שקשורות למדיניות ובודקים אם כללי מדיניות הדחייה חוסמים את הגישה לפרויקט. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא פתרון בעיות שקשורות למדיניות.

אחרי שמפעילים את הייצוא, הייצוא הראשון אמור להופיע ב-BigQuery תוך שבוע עד שבועיים. אחרי זה, הייצוא מתעדכן מדי שבוע או מדי יום, בהתאם לאפשרות שבחרתם בהגדרה.

שלב 3. (אופציונלי) עדכון של זמן התפוגה של הנתונים

תוקף ברירת המחדל של ייצוא נתונים הוא 60 ימים, ולאחר מכן הנתונים נמחקים מ-Google Cloud.

כדי לשנות את זמן התפוגה, עוברים אל עדכון ברירות המחדל של זמני התפוגה של הטבלאות.

שלב 4. מעקב אחר ייצוא והגדרת התראות לגבי שגיאות

אירועי ייצוא של מלאי ב-Drive נכללים באירועים ביומן האדמין. בכלי לחקירת אבטחה, אפשר לחפש אירועים שקשורים לייצוא של מלאי ב-Drive ולהגדיר התראות.

שלב 5. ניתוח של קבוצות נתונים של מטא-נתונים ב-Drive

אפשר לנתח את הנתונים ישירות ב-BigQuery. סקירה כללית זמינה במאמר סקירה כללית על ניתוח הנתונים ב-BigQuery | Google Cloud. פרטים נוספים זמינים במאמר סכימה ושאילתות לדוגמה לייצוא מלאי של Drive ב-BigQuery.

פתרון בעיות שקשורות לייצוא חסר ולהודעות שגיאה

אם אחרי ששומרים את ההגדרה במסוף Admin לא רואים את הייצוא של מלאי Drive ב-BigQuery, כדאי לבדוק את הבעיות הבאות ואת הפתרונות שלהן.

הודעת שגיאה	איך לפתור את הבעיה
מערך הנתונים ב-BigQuery לא קיים	אם מערך הנתונים שציינתם במקור לכתיבת הדוחות נמחק מאז שהפעלתם את הייצוא של מלאי שטחי הפרסום ב-Drive, תקבלו את השגיאה הזו. מחליפים את מזהה קבוצת הנתונים במזהה של קבוצת נתונים קיימת.
הפרויקט ב-BigQuery לא קיים	אם פרויקט BigQuery שציינתם במקור כדי שהדוחות ייכתבו אליו נמחק מאז שהפעלתם את הייצוא של מלאי ב-Drive, תקבלו את השגיאה הזו. מגדירים פרויקט ומערך נתונים חדשים ב-BigQuery כדי שהדוחות ייכתבו אליהם.
ההרשאות של חשבון השירות לייצוא מלאי ב-Drive במערך הנתונים של BigQuery הוסרו	במסוף Google Cloud, מוודאים שלחשבון השירות יש הרשאת עריכה במערך הנתונים.
ההרשאות של חשבון השירות לייצוא מלאי ב-Drive בפרויקט BigQuery הוסרו	במסוף Google Cloud, מוודאים שלחשבון השירות יש גישת BigQuery.jobUser לפרויקט.
הגדרת חיוב לפרויקט	אם שדרגתם לאחור את המינוי, יכול להיות שהוא כבר לא תומך בייצוא מלאי ב-Drive. במסוף Admin, עוברים אל תפריט > חיוב > מינויים ומוודאים שהמינוי שלכם הוא אחד מהמינויים הבאים: התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Enterprise Essentials Plus ו-Cloud Identity Premium. השוואה בין המהדורות אחרי שמשדרגים למהדורה שתומכת בייצוא של מלאי ב-Drive, יכול לעבור עד שבועיים עד שהדוחות ייוצאו. בנוסף, אתם צריכים להגדיר חיוב לפרויקט בענן של Google שמקושר לייצוא של מטא-נתונים ב-Drive, כי יש עלות לייצוא של המטא-נתונים ב-Drive ל-BigQuery. מוודאים שהחיוב מופעל בפרויקט.

מגבלות ידועות

• יכול להיות שייצוא של מלאי שטחי פרסום ב-Drive לא יכלול קובצי Jamboard או סרטונים שלא נתבעה לגביהם בעלות, או סרטונים שנוצרו באמצעות Google Vids.

שאלות נפוצות