Exporta el inventario de Drive de tu organización

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus, Enterprise Essentials Plus y Cloud Identity Premium. Comparar tu edición

Como administrador, puedes exportar el inventario de Google Drive de tu organización a BigQuery. El inventario incluye metadatos asociados a cada archivo, como el tamaño, las etiquetas aplicadas y con quién se comparte, pero no el contenido de los archivos. Puedes revisar esta información para evaluar si el acceso a archivos sensibles cumple con los objetivos de seguridad de datos, cumplimiento y reglamentaciones de tu organización.

Cuando tu inventario de Drive esté en BigQuery, podrás crear informes y paneles personalizados con herramientas de estadísticas, como Looker Studio y socios de visualización externos.

Nota:

• Algunos de los pasos de esta página se realizan en la consola de Google Cloud porque Google BigQuery es un producto de Google Cloud.
• Debes configurar la facturación para tu proyecto de Google Cloud, ya que consultar y almacenar tus exportaciones de inventario de Drive en BigQuery tiene un costo. Para obtener más detalles, revisa los detalles de precios de BigQuery de tu cuenta de facturación. Puedes estimar tus costos de almacenamiento con la calculadora de precios de Google Cloud. Los metadatos de 1 millón de archivos usan alrededor de 1.5 GB de almacenamiento físico en BigQuery.
• Debes tener una licencia compatible para configurar las exportaciones de informes de inventario de Drive, pero el informe incluye datos de todos tus usuarios.
• Tu inventario de Drive se exporta semanalmente, pero puedes elegir exportarlo a diario. La exportación sobrescribe la exportación anterior. Para conservar las exportaciones anteriores, usa el Servicio de transferencia de datos de BigQuery para copiar automáticamente el conjunto de datos.
• Existe una pequeña probabilidad de que falten metadatos de archivos en la exportación del inventario de Drive para algunos archivos. En casos excepcionales, es posible que algunos archivos no se incluyan.

Paso 1: Configura un proyecto y un conjunto de datos de BigQuery para tu inventario de Drive

1. En la consola de Google Cloud, crea o abre un proyecto activo de BigQuery.
   Para obtener más información, consulta Crea y administra proyectos.
2. Habilita la facturación para el proyecto si aún no lo has hecho.
3. Ve a la página de IAM del proyecto.
4. Otorga acceso a las cuentas de administrador de Google Workspace a la exportación para el procesamiento y la visualización de datos. Obtén más información sobre los roles y permisos de IAM de BigQuery y cómo controlar el acceso a los recursos. Para las cuentas de Google Workspace a las que quieras dar acceso a la exportación, haz lo siguiente:
   1. En la parte superior de la lista de principales, haz clic en Otorgar acceso.
   2. En Agregar principales, ingresa la dirección de correo electrónico de la cuenta de Google Workspace.
   3. Haz clic en el rol Editor de datos de BigQuery (bigquery.dataEditor). Sugerencia: Haz clic en Filtro y, luego, ingresa BigQuery para encontrar otros roles específicos de BigQuery.
   4. Haz clic en Guardar.
5. Otórgate a ti mismo y a cualquier otro administrador que administre las exportaciones del inventario de Drive el permiso de administrador de IAM en el proyecto:
   1. En la misma página de IAM, haz clic en un principal existente o inicia uno nuevo como en el paso anterior.
   2. Haz clic en el rol Administrador de recursos y selecciona Administrador de IAM del proyecto.
   3. Haz clic en Guardar.
6. Busca o crea un conjunto de datos de BigQuery para almacenar tus exportaciones del inventario de Drive.
   1. Haz clic en el menú de navegación BigQuery.
   2. En el panel Explorador de la izquierda, expande tu proyecto para enumerar los conjuntos de datos existentes.
   3. Si hay un conjunto de datos que quieres usar, anota el ID para usarlo en el siguiente paso.
   4. Si quieres usar un conjunto de datos nuevo, consulta Cómo crear conjuntos de datos. Toma nota del nombre del conjunto de datos para usarlo en el siguiente paso.

Paso 2: Cómo activar y configurar las exportaciones de inventarios de Drive

1. En la consola del administrador de Google, ve a Menú Informes Integraciones de datos (o Exportación a BigQuery para los administradores de instituciones educativas, que abre la página Integraciones de datos).

   Ir a Integraciones de datos

   Es necesario tener el privilegio de administrador de Informes.

2. Haz clic en Drive Inventory Exports.
3. Marca la casilla Habilitar la exportación de informes de inventarios de Drive a Google BigQuery para habilitar las exportaciones de inventarios de Drive.
4. En ID del proyecto de BigQuery, selecciona el proyecto en el que deseas almacenar la exportación del inventario de Drive. Si no ves el proyecto, tendrás que configurarlo en BigQuery. Para obtener más información, consulta la guía de inicio rápido sobre el uso de la consola de Google Cloud.
5. En Conjunto de datos existente en el proyecto, ingresa el nombre del conjunto de datos que se usará para almacenar el inventario de Drive en el proyecto. Si aún no tienes un conjunto de datos, consulta Cómo crear conjuntos de datos para conocer los pasos.
6. En Export Schedule, selecciona Weekly o Daily.
7. Haz clic en Guardar. Si recibes un error que indica que no puedes guardar, verifica los siguientes problemas en la consola de Google Cloud:
   1. Ve a la página de IAM de tu proyecto y asegúrate de que tu cuenta tenga el rol de administrador de IAM del proyecto (resourcemanager.projects.setIamPolicy). De lo contrario, otorga ese rol a tu cuenta.
   2. Ve al Solucionador de problemas de políticas y verifica si alguna política de denegación bloquea tu acceso al proyecto. Para obtener más información, consulta Soluciona problemas relacionados con las políticas.

Después de habilitar las exportaciones, la primera debería aparecer en BigQuery en un plazo de 1 a 2 semanas. Después de eso, la exportación se actualiza semanal o diariamente, según la opción que hayas elegido en la configuración.

Paso 3: (Opcional) Actualiza el tiempo de vencimiento de los datos

La fecha de vencimiento predeterminada para las exportaciones de datos es de 60 días, después de los cuales se borran los datos de Google Cloud.

Para cambiar la fecha de vencimiento, consulta Cómo actualizar los tiempos de vencimiento predeterminados de la tabla.

Paso 4: Supervisa las exportaciones y configura alertas para las fallas

Los eventos de exportación del inventario de Drive se incluyen en los eventos de registro del administrador. En la herramienta de investigación de seguridad, puedes buscar los eventos relacionados con la exportación del inventario de Drive y configurar alertas.

Paso 5: Analiza conjuntos de datos de inventario de Drive

Puedes analizar tus datos directamente en BigQuery. Para obtener una descripción general, consulta Descripción general de las estadísticas de BigQuery | Google Cloud. Para obtener más detalles, consulta Esquema y ejemplos de consultas para las exportaciones del inventario de Drive en BigQuery.

Soluciona problemas de exportaciones faltantes y mensajes de error

Si no ves las exportaciones del inventario de Drive en BigQuery después de guardar la configuración en la Consola del administrador, revisa los siguientes problemas y cómo resolverlos.

Mensaje de error	Cómo corregirlo
El conjunto de datos de BigQuery no existe	Recibirás este error si se borró el conjunto de datos que especificaste originalmente para que se escribieran los informes desde el momento en que habilitaste las exportaciones del inventario de Drive. Reemplaza el ID del conjunto de datos por el de un conjunto de datos existente.
El proyecto de BigQuery no existe	Si se borró el proyecto de BigQuery que especificaste originalmente para que se escribieran los informes desde que habilitaste las exportaciones del Inventario de Drive, recibirás este error. Establece un nuevo proyecto y conjunto de datos de BigQuery en los que se escribirán los informes.
Se quitaron los permisos de la cuenta de servicio de exportación de inventario de Drive en el conjunto de datos de BigQuery.	En la consola de Google Cloud, confirma que la cuenta de servicio tenga acceso de editor al conjunto de datos.
Se quitaron los permisos de la cuenta de servicio de exportación de inventario de Drive en el proyecto de BigQuery.	En la consola de Google Cloud, confirma que la cuenta de servicio tenga acceso de BigQuery.jobUser al proyecto.
Configura la facturación para tu proyecto	Si cambiaste a una versión inferior de tu suscripción, es posible que ya no admita las exportaciones de inventario de Drive. En la Consola del administrador, ve a Menú > Facturación > Suscripciones y confirma que tu suscripción sea una de las siguientes: Ediciones compatibles con esta función: Frontline Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus, Enterprise Essentials Plus y Cloud Identity Premium. Comparar tu edición Después de cambiar a una edición que admita las exportaciones de inventario de Drive, los informes pueden tardar hasta 2 semanas en exportarse. También debes configurar la facturación para tu proyecto de Google Cloud vinculado a las exportaciones de Drive Inventory, ya que exportar tu inventario de Drive a BigQuery tiene un costo. Asegúrate de que la facturación esté habilitada para el proyecto.

Limitaciones conocidas

• Es posible que las exportaciones del inventario de Drive no incluyan archivos de Jamboard no reclamados ni videos creados con Google Vids.

Preguntas frecuentes