موجودی Drive سازمان خود را صادر کنید

نسخه‌های پشتیبانی‌شده برای این ویژگی: Frontline Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Standard و Education Plus؛ Enterprise Essentials Plus؛ Cloud Identity Premium. نسخه خود را مقایسه کنید

به عنوان مدیر، می‌توانید فهرست فایل‌های گوگل درایو سازمان خود را به BigQuery منتقل کنید. این فهرست شامل فراداده‌های مرتبط با هر فایل، مانند اندازه، برچسب‌های اعمال شده و اینکه با چه کسی به اشتراک گذاشته شده است، می‌شود، اما محتوای فایل‌ها را شامل نمی‌شود. می‌توانید این اطلاعات را بررسی کنید تا ارزیابی کنید که آیا دسترسی به فایل‌های حساس با اهداف نظارتی، انطباق و امنیت داده‌های سازمان شما مطابقت دارد یا خیر.

وقتی موجودی درایو شما در BigQuery است، می‌توانید با استفاده از ابزارهای تحلیلی مانند Looker Studio و شرکای تجسم شخص ثالث، گزارش‌ها و داشبوردهای سفارشی ایجاد کنید.

توجه:

• برخی از مراحل این صفحه در کنسول گوگل کلود انجام می‌شوند زیرا گوگل بیگ‌کوئری یکی از محصولات گوگل کلود است.
• شما باید برای پروژه Google Cloud خود صورتحساب تنظیم کنید زیرا پرس و جو و ذخیره خروجی‌های موجودی Drive شما در BigQuery هزینه دارد. برای جزئیات بیشتر، جزئیات قیمت‌گذاری حساب صورتحساب خود را برای BigQuery بررسی کنید . می‌توانید هزینه‌های ذخیره‌سازی خود را با ماشین حساب قیمت‌گذاری Google Cloud تخمین بزنید. فراداده‌های مربوط به ۱ میلیون فایل حدود ۱.۵ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی فیزیکی در BigQuery را اشغال می‌کنند.
• برای تنظیم خروجی گزارش موجودی Drive به مجوز پشتیبانی‌شده نیاز دارید، اما این گزارش شامل داده‌های همه کاربران شما می‌شود.
• موجودی درایو شما به صورت هفتگی صادر می‌شود، اما می‌توانید روزانه آن را صادر کنید. این خروجی، خروجی قبلی را رونویسی می‌کند. برای حفظ خروجی‌های قبلی، از سرویس انتقال داده BigQuery برای کپی خودکار مجموعه داده‌ها استفاده کنید.
• احتمال کمی وجود دارد که در خروجی موجودی درایو، فراداده‌های برخی از فایل‌ها وجود نداشته باشد. در موارد نادر، ممکن است برخی از فایل‌ها شامل نشوند.

مرحله ۱. یک پروژه و مجموعه داده BigQuery برای موجودی Drive خود تنظیم کنید

1. در کنسول Google Cloud ، یک پروژه BigQuery فعال ایجاد یا باز کنید.
   برای جزئیات، به ایجاد و مدیریت پروژه‌ها بروید.
2. اگر هنوز صورتحساب پروژه را فعال نکرده‌اید، آن را فعال کنید .
3. برای پروژه به صفحه IAM بروید.
4. به حساب‌های کاربری مدیر Google Workspace دسترسی به خروجی برای پردازش و مشاهده داده‌ها را بدهید. درباره نقش‌ها و مجوزهای IAM در BigQuery و نحوه کنترل دسترسی به منابع بیشتر بدانید. برای هر حساب کاربری Google Workspace که می‌خواهید به خروجی دسترسی بدهید:
   1. در بالای لیست مدیران اصلی، روی اعطای دسترسی (Grant Access) کلیک کنید.
   2. در بخش «افزودن مدیران» ، آدرس ایمیل حساب Google Workspace را وارد کنید.
   3. روی نقش BigQuery Data Editor (bigquery.dataEditor) کلیک کنید. نکته: برای یافتن سایر نقش‌های مختص BigQuery، روی Filter کلیک کرده و BigQuery را وارد کنید.
   4. روی ذخیره کلیک کنید.
5. به خودتان و هر مدیر دیگری که مدیریت خروجی‌های موجودی Drive را بر عهده دارد، مجوز مدیر IAM در پروژه بدهید:
   1. در همان صفحه IAM، روی یک مدیر اصلی موجود کلیک کنید یا مانند مرحله قبل، یک مدیر اصلی جدید را شروع کنید.
   2. روی نقش مدیر منابع کلیک کنید و مدیر پروژه IAM را انتخاب کنید.
   3. روی ذخیره کلیک کنید.
6. یک مجموعه داده BigQuery برای ذخیره خروجی‌های موجودی Drive خود پیدا یا ایجاد کنید.
   1. روی منوی ناوبری کلیک کنید بیگ‌کوئری
   2. در پنل Explorer در سمت چپ، پروژه خود را گسترش دهید تا مجموعه داده‌های موجود را فهرست کنید.
   3. اگر می‌خواهید از مجموعه داده‌ای استفاده کنید، شناسه آن را یادداشت کنید تا در مرحله بعدی از آن استفاده کنید.
   4. اگر می‌خواهید از یک مجموعه داده جدید استفاده کنید، به بخش «ایجاد مجموعه‌های داده» بروید. نام مجموعه داده را برای استفاده در مرحله بعدی یادداشت کنید.

مرحله ۲. فعال کردن و تنظیم صادرات موجودی درایو

1. در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید گزارش‌دهی یکپارچه‌سازی داده‌ها (یا خروجی Big Query برای مدیران آموزش، که صفحه یکپارچه‌سازی داده‌ها را باز می‌کند).

   به ادغام داده‌ها بروید

   نیاز به داشتن امتیاز مدیر گزارش‌ها دارد.

2. روی «صادرات موجودی درایو» کلیک کنید.
3. برای فعال کردن صادرات موجودی درایو، گزینه فعال کردن صادرات گزارش موجودی درایو به Google BigQuery را علامت بزنید.
4. برای شناسه پروژه BigQuery ، پروژه‌ای را که می‌خواهید خروجی موجودی Drive در آن ذخیره شود، انتخاب کنید. اگر پروژه را نمی‌بینید، باید آن را در BigQuery تنظیم کنید. برای جزئیات بیشتر، با استفاده از کنسول Google Cloud به Quickstart بروید.
5. برای مجموعه داده موجود در پروژه ، نام مجموعه داده‌ای را که می‌خواهید برای ذخیره موجودی درایو در پروژه استفاده شود، وارد کنید. اگر از قبل مجموعه داده‌ای ندارید، برای مراحل به ایجاد مجموعه‌های داده بروید.
6. برای برنامه‌ی زمانی صادرات ، هفتگی یا روزانه را انتخاب کنید.
7. روی ذخیره کلیک کنید. اگر خطایی دریافت کردید که نمی‌توانید آن را ذخیره کنید، مشکلات زیر را در کنسول ابری گوگل بررسی کنید:
   1. به صفحه IAM مربوط به پروژه خود بروید و مطمئن شوید که حساب کاربری شما نقش مدیر IAM پروژه (resourcemanager.projects.setIamPolicy) را دارد. در غیر این صورت، آن نقش را برای حساب کاربری خود اعطا کنید.
   2. به عیب‌یاب سیاست‌ها بروید و بررسی کنید که آیا سیاست‌های رد دسترسی شما به پروژه را مسدود کرده‌اند یا خیر. برای جزئیات بیشتر، به عیب‌یابی سیاست‌ها مراجعه کنید.

پس از فعال کردن خروجی‌ها، اولین خروجی باید ظرف ۱ تا ۲ هفته در BigQuery ظاهر شود. پس از آن، خروجی بسته به گزینه‌ای که در تنظیمات انتخاب کرده‌اید، هفتگی یا روزانه به‌روزرسانی می‌شود.

مرحله ۳. (اختیاری) به‌روزرسانی زمان انقضای داده‌ها

تاریخ انقضای پیش‌فرض برای خروجی گرفتن داده‌ها ۶۰ روز است و پس از آن داده‌ها از گوگل کلود حذف می‌شوند.

برای تغییر زمان انقضا، به «به‌روزرسانی زمان‌های انقضای پیش‌فرض جدول» بروید.

مرحله ۴. نظارت بر صادرات و تنظیم هشدار برای خرابی‌ها

رویدادهای مربوط به اکسپورت موجودی درایو در رویدادهای لاگ ادمین گنجانده شده‌اند. در ابزار بررسی امنیتی ، می‌توانید رویدادهای مربوط به اکسپورت موجودی درایو را جستجو کرده و هشدارهایی را تنظیم کنید.

مرحله ۵. تجزیه و تحلیل مجموعه داده‌های موجودی درایو

شما می‌توانید داده‌های خود را مستقیماً در BigQuery تجزیه و تحلیل کنید. برای مرور کلی، به Overview of BigQuery analytics | Google Cloud مراجعه کنید. برای جزئیات بیشتر، به Schema و مثال‌های کوئری برای خروجی گرفتن از موجودی Drive در BigQuery مراجعه کنید.

عیب‌یابی فایل‌های خروجی از دست رفته و پیام‌های خطا

اگر پس از ذخیره پیکربندی در کنسول مدیریت، خروجی‌های موجودی Drive را در BigQuery مشاهده نکردید، مشکلات زیر و نحوه حل آنها را بررسی کنید.

پیام خطا	چگونه رفع کنیم
مجموعه داده BigQuery وجود ندارد	اگر مجموعه داده‌ای که در ابتدا برای نوشتن گزارش‌ها مشخص کرده‌اید، از زمانی که صادرات موجودی درایو را فعال کرده‌اید، حذف شده باشد، این خطا را دریافت خواهید کرد. شناسه مجموعه داده را با شناسه یک مجموعه داده موجود جایگزین کنید.
پروژه BigQuery وجود ندارد	اگر پروژه BigQuery که در ابتدا برای نوشتن گزارش‌ها مشخص کرده‌اید، از زمانی که قابلیت Drive Inventory export را فعال کرده‌اید، حذف شده باشد، این خطا را دریافت خواهید کرد. یک پروژه و مجموعه داده جدید BigQuery برای نوشتن گزارش‌ها تنظیم کنید.
مجوزهای حساب سرویس صادرات موجودی درایو در مجموعه داده‌های BigQuery حذف شد	در کنسول Google Cloud، تأیید کنید که حساب سرویس، دسترسی ویرایشگر روی مجموعه داده دارد.
مجوزهای حساب سرویس صادرات موجودی درایو در پروژه BigQuery حذف شد	در کنسول Google Cloud، تأیید کنید که حساب سرویس، دسترسی BigQuery.jobUser را در پروژه دارد.
صورتحساب پروژه خود را تنظیم کنید	اگر اشتراک خود را به نسخه پایین‌تری ارتقا داده‌اید، ممکن است دیگر از خروجی گرفتن از موجودی درایو پشتیبانی نکند. در کنسول مدیریت خود، به منو > صورتحساب > اشتراک‌ها بروید و تأیید کنید که اشتراک شما یکی از موارد زیر است: نسخه‌های پشتیبانی‌شده برای این ویژگی: Frontline Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Standard و Education Plus؛ Enterprise Essentials Plus؛ Cloud Identity Premium. نسخه خود را مقایسه کنید بعد از اینکه به نسخه‌ای که از خروجی گرفتن از موجودی درایو پشتیبانی می‌کند، تغییر می‌دهید، ممکن است تا ۲ هفته طول بکشد تا گزارش‌ها خروجی گرفته شوند. همچنین باید برای پروژه Google Cloud خود که به صادرات موجودی Drive مرتبط است، صورتحساب تنظیم کنید زیرا صادرات موجودی Drive شما به BigQuery هزینه دارد. مطمئن شوید که صورتحساب برای پروژه فعال شده است.

محدودیت‌های شناخته‌شده

• صادرات موجودی درایو ممکن است شامل فایل‌های Jamboard که هنوز درخواستی برای آنها ثبت نشده یا ویدیوهای ایجاد شده با Google Vids نباشد.

سوالات متداول