Mengekspor inventaris Drive organisasi Anda

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Frontline Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Bandingkan edisi Anda

Sebagai administrator, Anda dapat meminta agar inventaris Google Drive organisasi diekspor ke BigQuery. Inventaris mencakup metadata yang terkait dengan setiap file, seperti ukuran, label yang diterapkan, dan kepada siapa file dibagikan, tetapi bukan konten file. Anda dapat meninjau informasi ini untuk menilai apakah akses ke file sensitif memenuhi sasaran peraturan, kepatuhan, dan keamanan data organisasi Anda.

Saat inventaris Drive Anda berada di BigQuery, Anda dapat membuat dasbor dan pelaporan kustom menggunakan alat analisis seperti Looker Studio dan partner visualisasi pihak ketiga.

Catatan:

• Beberapa langkah di halaman ini dilakukan di konsol Google Cloud karena Google BigQuery adalah produk Google Cloud.
• Anda harus menyiapkan penagihan untuk project Google Cloud karena ada biaya untuk membuat kueri dan menyimpan ekspor inventaris Drive Anda di BigQuery. Untuk mengetahui detailnya, tinjau detail harga akun penagihan Anda untuk BigQuery. Anda dapat memperkirakan biaya penyimpanan dengan Kalkulator Harga Google Cloud. Metadata untuk 1 juta file akan menggunakan penyimpanan fisik sekitar 1,5 GB di BigQuery.
• Anda harus memiliki lisensi yang didukung untuk menyiapkan ekspor laporan inventaris Drive, tetapi laporan tersebut akan menyertakan data untuk semua pengguna Anda.
• Inventaris Drive Anda diekspor setiap minggu, tetapi Anda dapat memilih untuk mengekspornya setiap hari. Ekspor tersebut akan menimpa ekspor sebelumnya. Untuk menyimpan ekspor sebelumnya, gunakan BigQuery Data Transfer Service untuk menyalin set data secara otomatis.
• Ada kemungkinan kecil ekspor inventaris Drive mungkin kehilangan metadata file untuk beberapa file. Dalam kasus yang jarang terjadi, beberapa file mungkin tidak disertakan.

Langkah 1. Siapkan project & set data BigQuery untuk inventaris Drive

1. Di konsol Google Cloud, buat atau buka project BigQuery aktif.
   Untuk mengetahui detailnya, buka Membuat dan mengelola project.
2. Jika belum, aktifkan penagihan untuk project.
3. Buka halaman IAM untuk project tersebut.
4. Beri akun administrator Google Workspace akses ke ekspor untuk melihat dan melakukan pemrosesan data. Pelajari lebih lanjut peran dan izin IAM BigQuery serta cara mengontrol akses ke resource. Untuk setiap akun Google Workspace yang ingin Anda beri akses ke ekspor:
   1. Di bagian atas daftar akun utama, klik Grant Access.
   2. Di Add principals, masukkan alamat email akun Google Workspace.
   3. Klik peran BigQuery Data Editor (bigquery.dataEditor). Tips: Klik Filter, lalu masukkan BigQuery untuk menemukan peran khusus BigQuery lainnya.
   4. Klik Simpan.
5. Berikan izin administrator IAM kepada Anda dan administrator lain yang akan mengelola ekspor inventaris Drive pada proyek:
   1. Di halaman IAM yang sama, klik akun utama yang sudah ada atau mulai akun utama baru seperti pada langkah sebelumnya.
   2. Klik peran Resource Manager, lalu pilih Project IAM Admin.
   3. Klik Simpan.
6. Temukan atau buat set data BigQuery untuk menyimpan ekspor inventaris Drive Anda.
   1. Klik Navigation menu BigQuery.
   2. Pada panel Explorer di sebelah kiri, luaskan project Anda untuk menampilkan set data yang sudah ada.
   3. Jika ada set data yang ingin Anda gunakan, catat ID set data tersebut untuk digunakan pada langkah berikutnya.
   4. Jika Anda ingin menggunakan set data baru, buka Membuat set data. Catat nama set data yang akan digunakan di langkah selanjutnya.

Langkah 2. Aktifkan dan siapkan ekspor inventaris Drive

1. Di konsol Google Admin, buka Menu Pelaporan Integrasi data (atau BigQuery Export untuk admin Education, yang akan membuka halaman Integrasi data).

   Buka Integrasi data

   Memerlukan hak istimewa administrator Laporan.

2. Klik Ekspor Inventaris Drive.
3. Centang kotak Aktifkan ekspor laporan inventaris Drive ke Google BigQuery untuk mengaktifkan ekspor inventaris Drive.
4. Di bagian ID project BigQuery, pilih project tempat Anda ingin menyimpan ekspor inventaris Drive. Jika tidak melihat project, Anda perlu menyiapkannya di BigQuery. Untuk mengetahui detailnya, buka Panduan memulai penggunaan konsol Google Cloud.
5. Di bagian Set data yang sudah ada dalam project, masukkan nama set data yang akan digunakan untuk menyimpan inventaris Drive dalam project. Jika Anda belum memiliki set data, buka Membuat set data untuk mengetahui langkah-langkahnya.
6. Untuk Jadwal Ekspor, pilih Mingguan atau Harian.
7. Klik Simpan. Jika Anda mendapatkan error yang tidak dapat disimpan, periksa masalah berikut di Konsol Google Cloud:
   1. Buka halaman IAM untuk project Anda dan pastikan akun Anda memiliki peran Project IAM Admin (resourcemanager.projects.setIamPolicy). Jika tidak, berikan peran tersebut untuk akun Anda.
   2. Buka Pemecah Masalah Kebijakan dan periksa apakah ada kebijakan penolakan yang memblokir akses Anda ke project. Untuk mengetahui detailnya, buka Memecahkan masalah kebijakan.

Setelah mengaktifkan ekspor, ekspor pertama akan muncul di BigQuery dalam waktu 1–2 minggu. Setelah itu, ekspor akan diperbarui setiap minggu atau setiap hari, bergantung pada opsi yang Anda pilih dalam penyiapan.

Langkah 3. (Opsional) Perbarui waktu habis masa berlaku data

Batas masa berlaku default untuk ekspor data adalah 60 hari. Setelah itu, data akan dihapus dari Google Cloud.

Untuk mengubah waktu habis masa berlaku, buka Memperbarui waktu habis masa berlaku tabel default.

Langkah 4. Pantau ekspor dan siapkan pemberitahuan untuk kegagalan

Peristiwa ekspor inventaris Drive disertakan dalam Peristiwa log admin. Di alat investigasi keamanan, Anda dapat menelusuri peristiwa terkait ekspor inventaris Drive dan menyiapkan pemberitahuan.

Langkah 5. Menganalisis set data inventaris Drive

Anda dapat menganalisis data secara langsung di BigQuery. Untuk mendapatkan ringkasannya, buka Ringkasan analisis BigQuery | Google Cloud. Untuk mengetahui detailnya, buka Skema dan contoh kueri untuk ekspor inventaris Drive di BigQuery.

Memecahkan masalah pesan error dan ekspor yang tidak ada

Jika Anda tidak melihat ekspor inventaris Drive di BigQuery setelah menyimpan konfigurasi di konsol Admin, tinjau masalah berikut dan cara mengatasinya.

Pesan Error	Cara memperbaiki
Set data BigQuery tidak ada	Jika set data yang awalnya Anda tentukan untuk ditulis laporan telah dihapus sejak Anda mengaktifkan ekspor Inventaris Drive, Anda akan menerima error ini. Ganti ID set data dengan ID set data yang sudah ada.
Project BigQuery tidak ada	Jika project BigQuery yang awalnya Anda tentukan untuk ditulis laporan telah dihapus sejak Anda mengaktifkan ekspor Inventaris Drive, Anda akan menerima error ini. Tetapkan project dan set data BigQuery baru untuk laporan yang akan ditulis.
Izin akun layanan ekspor inventaris Drive pada set data BigQuery ini telah dihapus.	Di konsol Google Cloud, pastikan akun layanan memiliki akses Editor pada set data.
Izin akun layanan ekspor inventaris Drive pada project BigQuery ini telah dihapus.	Di konsol Google Cloud, pastikan akun layanan memiliki akses BigQuery.jobUser pada project.
Menyiapkan penagihan untuk project Anda	Jika Anda mendowngrade langganan, langganan tersebut mungkin tidak lagi mendukung ekspor inventaris Drive. Di konsol Admin, buka Menu > Penagihan > Langganan dan konfirmasi bahwa langganan Anda adalah salah satu dari yang berikut: Edisi yang didukung untuk fitur ini: Frontline Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Bandingkan edisi Anda Setelah beralih ke edisi yang mendukung ekspor inventaris Drive, dapat diperlukan waktu hingga 2 minggu agar laporan diekspor. Anda juga harus menyiapkan penagihan untuk project Google Cloud yang ditautkan ke ekspor Inventaris Drive karena ada biaya untuk mengekspor inventaris Drive Anda ke BigQuery. Pastikan penagihan telah diaktifkan untuk project tersebut.

Batasan umum

• Ekspor inventaris Drive mungkin tidak menyertakan file Jamboard yang belum diklaim atau video yang dibuat dengan Google Vids.

FAQ