Exportera din organisations Drive-inventering

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Standard och Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Jämför din utgåva

Som administratör kan du exportera din organisations Google Drive-annonsutrymme till BigQuery. Inventeringen innehåller metadata som är kopplade till varje fil, till exempel storlek, tillämpade etiketter och vem den delas med, men inte innehållet i filerna. Den innehåller även metadata relaterade till delade enheter, till exempel namn. Du kan granska denna information för att bedöma om åtkomst till känsliga filer uppfyller din organisations mål för regelverk, efterlevnad och datasäkerhet.

När ditt Drive-lager finns i BigQuery kan du skapa anpassade rapporter och dashboards med hjälp av analysverktyg som Data Studio och tredjepartsvisualiseringspartners.

Notera:

• Vissa av stegen på den här sidan utförs i Google Cloud-konsolen eftersom Google BigQuery är en Google Cloud-produkt.

• Du måste konfigurera fakturering för ditt Google Cloud-projekt eftersom det kostar att söka efter och lagra dina Drive-lagerexporter i BigQuery. För mer information, granska ditt faktureringskontos prisuppgifter för BigQuery . Du kan uppskatta dina lagringskostnader med Google Cloud-priskalkylatorn . Metadata för 1 miljon filer använder cirka 1,5 GB fysisk lagring i BigQuery.

• Du behöver en licens som stöds för att konfigurera export av Drive-lagerrapporter, men rapporten innehåller data för alla dina användare.

• Ditt Drive-lager exporteras varje vecka, men du kan välja att exportera det dagligen. Exporten skriver över den tidigare exporten. Om du vill bevara tidigare exporter kan du använda BigQuery Data Transfer Service för att automatiskt kopiera datamängden .

• Det finns en liten risk att en export av Drive-inventering saknar metadata för vissa filer. I sällsynta fall kan det hända att vissa filer inte inkluderas.

Steg 1. Konfigurera ett BigQuery-projekt och en BigQuery-datauppsättning för ditt Drive-annonsutrymme

1. Skapa eller öppna ett aktivt BigQuery-projekt i Google Cloud-konsolen .
   För mer information, gå till Skapa och hantera projekt .
2. Aktivera fakturering för projektet om det inte redan är det.
3. Gå till IAM-sidan för projektet.
4. Ge Google Workspace-administratörskonton åtkomst till exporten för databearbetning och visning. Läs mer om BigQuery IAM-roller och behörigheter och hur du styr åtkomst till resurser . För alla Google Workspace-konton som du vill ge åtkomst till exporten:
   1. Klicka på Bevilja åtkomst högst upp i listan över huvudpersoner.
   2. I Lägg till principaler anger du Google Workspace-kontots e-postadress.
   3. Klicka på rollen BigQuery Data Editor (bigquery.dataEditor). Tips: Klicka på Filter och ange BigQuery för att hitta andra BigQuery-specifika roller.
   4. Klicka på Spara .
5. Ge dig själv och alla andra administratörer som hanterar Drive-inventeringsexporter IAM-administratörsbehörighet för projektet:
   1. På samma IAM-sida klickar du på en befintlig principal eller startar en ny principal som i föregående steg.
   2. Klicka på rollen Resurshanterare och välj Projekt IAM-administratör .
   3. Klicka på Spara .
6. Hitta eller skapa en BigQuery-datauppsättning för att lagra dina Drive-inventeringsexporter.
   1. Klicka på navigeringsmenyn BigQuery .
   2. I Utforskarpanelen till vänster expanderar du ditt projekt för att lista befintliga datauppsättningar.
   3. Om det finns en datauppsättning du vill använda, anteckna vilket ID du vill använda i nästa steg.
   4. Om du vill använda en ny datauppsättning, gå till Skapa datauppsättningar . Anteckna namnet på datauppsättningen som ska användas i nästa steg.

Steg 2. Aktivera och konfigurera export av Drive-annonsutrymme

1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny Rapportering Dataintegrationer (eller Big Query-export för utbildningsadministratörer, vilket öppnar sidan Dataintegrationer).

   Gå till Dataintegrationer

   Kräver administratörsrättigheten Rapporter .

2. Klicka på Driv lagerexporter .
3. Markera rutan Aktivera export av Drive-lagerrapporter till Google BigQuery för att aktivera export av Drive-lager.
4. För BigQuery-projekt-ID väljer du det projekt där du vill lagra Drive-inventeringsexporten. Om du inte ser projektet måste du konfigurera det i BigQuery. För mer information, gå till Snabbstart med Google Cloud-konsolen .
5. För Befintlig datauppsättning inom projektet anger du namnet på den datauppsättning som ska användas för att lagra Drive-inventeringen i projektet. Om du inte redan har en datauppsättning går du till Skapa datauppsättningar för stegvisa instruktioner.
6. För Exportschema väljer du Veckovis eller Dagligen .
7. Klicka på Spara . Om du får ett felmeddelande om att du inte kan spara, kontrollera följande problem i Google Cloud Console:
   1. Gå till IAM-sidan för ditt projekt och se till att ditt konto har rollen Projekt-IAM-administratör (resourcemanager.projects.setIamPolicy). Om inte, bevilja den rollen för ditt konto.
   2. Gå till felsökaren för policyer och kontrollera om några nekande policyer blockerar din åtkomst till projektet. För mer information, gå till Felsök policyer .

Efter att exporterna har aktiverats bör den första exporten visas i BigQuery inom 1–2 veckor. Därefter uppdateras exporten varje vecka eller dagligen, beroende på vilket alternativ du valde i konfigurationen.

Steg 3. (Valfritt) Uppdatera datautgångstiden

Standardutgångsdatumet för dataexport är 60 dagar, varefter informationen raderas från Google Cloud.

För att ändra utgångstiden, gå till Uppdatera standardutgångstider för tabell .

Steg 4. Övervaka exporter och konfigurera aviseringar för fel

Exporthändelser för Drive-lager inkluderas i administratörslogghändelser . I säkerhetsutredningsverktyget kan du söka efter händelser relaterade till export av Drive-lager och ställa in aviseringar.

Steg 5. Analysera Drive-inventeringsdataset

Du kan analysera dina data direkt i BigQuery. För en översikt, gå till Översikt över BigQuery-analys | Google Cloud . För mer information, gå till Schema- och exempelfrågor för Drive-lagerexporter i BigQuery .

Felsök saknade exporter och felmeddelanden

Om du inte ser Drive-lagerexporter i BigQuery efter att du har sparat din konfiguration i administratörskonsolen, granska följande problem och hur du löser dem.

Felmeddelande	Hur man åtgärdar
BigQuery-datasetet finns inte	Om den datauppsättning som du ursprungligen angav att rapporter skulle skrivas till har tagits bort sedan du aktiverade export av Drive Inventory får du det här felet. Ersätt datauppsättnings-ID:t med ett befintligt datauppsättnings-ID.
BigQuery-projektet finns inte	Om BigQuery-projektet som du ursprungligen angav att rapporter skulle skrivas till har tagits bort sedan du aktiverade export av Drive Inventory får du det här felet. Ange ett nytt BigQuery-projekt och en ny datamängd för rapporterna som ska skrivas till.
Behörigheterna för Drive-kontot för exporttjänsten för annonsutrymme har tagits bort för BigQuery-datauppsättningen.	I Google Cloud-konsolen bekräftar du att tjänstkontot har redigeringsåtkomst till datasetet.
Behörigheterna för Drive-kontot för exporttjänsten för annonsutrymme har tagits bort i BigQuery-projektet.	I Google Cloud-konsolen bekräftar du att tjänstkontot har BigQuery.jobUser-åtkomst till projektet.
Konfigurera fakturering för ditt projekt	Om du har nedgraderat din prenumeration kanske den inte längre stöder export av Drive-annonsutrymme. Gå till Meny > Fakturering > Prenumerationer i administratörskonsolen och bekräfta att din prenumeration är en av följande: Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Standard och Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. Jämför din utgåva När du har bytt till en version som har stöd för export av Drive-annonsutrymme kan det ta upp till två veckor innan rapporterna exporteras. Du måste också konfigurera fakturering för ditt Google Cloud-projekt som är länkat till Drive Inventory-exporter eftersom det kostar att exportera ditt Drive-inventory till BigQuery. Se till att fakturering har aktiverats för projektet.

Kända begränsningar

• Exporter av Drive-lager får inte inkludera Jamboard-filer eller videor som skapats med Google Vids som inte gjorts anspråk på.

Vanliga frågor