আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রশাসক হিসেবে, আপনি ব্যবহারকারীর স্ট্যাটাস এবং অ্যাকাউন্ট অ্যাক্টিভিটির একটি সমন্বিত চিত্র তৈরি করতে পারেন। ‘ইউজার রিপোর্টস’-এর অধীনে থাকা ‘অ্যাকাউন্টস’ রিপোর্টটি আপনার ব্যবহারকারীদের অ্যাকাউন্টের স্ট্যাটাস সম্পর্কিত বিস্তারিত তথ্য প্রদান করে, যেমন টু-স্টেপ ভেরিফিকেশন স্ট্যাটাস এবং পাসওয়ার্ডের শক্তি। আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণের ওপর নির্ভর করে, এটি গুগল ড্রাইভ, জিমেইল এবং ক্লাসরুম সম্পর্কিত ব্যবহারকারীর ডেটাও প্রদর্শন করে।
ধাপ ১: অ্যাকাউন্টস রিপোর্টটি খুলুন
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
রিপোর্টিং ব্যবহারকারীর প্রতিবেদন হিসাবসমূহ ।রিপোর্টস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
ধাপ ২: ডেটা পর্যালোচনা করুন
অ্যাকাউন্টস রিপোর্টটি নিম্নলিখিত ব্যবহারকারীর তথ্যের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়েছে।
দ্রষ্টব্য: আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণের ওপর নির্ভর করে, আপনি কিছু কার্যকলাপ প্রতিবেদন দেখতে নাও পারেন।
সাধারণ
| রিপোর্ট কলাম | বর্ণনা |
|---|---|
| ব্যবহারকারী | ব্যবহারকারীর নাম |
| ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টের অবস্থা | ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টের অবস্থা ( সক্রিয় , অবরুদ্ধ , বা স্থগিত )
দ্রষ্টব্য : সক্রিয় ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টের স্থিতির মধ্যে সফট-ডিলিট করা ব্যবহারকারীরাও অন্তর্ভুক্ত। |
| ২-ধাপ যাচাইকরণ তালিকাভুক্তি | ব্যবহারকারী ২-ধাপ যাচাইকরণে নথিভুক্ত আছেন কিনা |
| ২-ধাপ যাচাইকরণ প্রয়োগ | ব্যবহারকারীকে ২-ধাপ যাচাইকরণে নথিভুক্ত হতে হবে কিনা |
| ২-ধাপ যাচাইকরণ সুরক্ষা | ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টটি বর্তমানে টু-স্টেপ ভেরিফিকেশন অথবা পাসকি-র মতো কোনো সুরক্ষিত সাইন-ইন পদ্ধতি দ্বারা সুরক্ষিত কিনা, তা তালিকাভুক্ত করে।
|
| পাসওয়ার্ডের দৈর্ঘ্যের সম্মতি | ব্যবহারকারী পাসওয়ার্ডের দৈর্ঘ্যের শর্তাবলী মেনে চলছেন কি না। পাসওয়ার্ডের শর্তাবলী নির্ধারণের নির্দেশাবলীর জন্য, 'ব্যবহারকারীদের পাসওয়ার্ডের শর্তাবলী প্রয়োগ ও নিরীক্ষণ করুন' অংশে যান। |
| পাসওয়ার্ডের শক্তি | প্রশাসকের দ্বারা নির্ধারিত পাসওয়ার্ডের শর্তাবলীর উপর ভিত্তি করে ব্যবহারকারীর পাসওয়ার্ড শক্তিশালী না দুর্বল তা নির্ধারণ করা হয়। পাসওয়ার্ডের শর্তাবলী নির্ধারণের নির্দেশাবলীর জন্য, ' ব্যবহারকারীদের পাসওয়ার্ডের শর্তাবলী প্রয়োগ ও নিরীক্ষণ করুন' (Enforce and monitor users' password requirements) অংশে যান। |
| বাহ্যিক অ্যাপগুলি | ব্যবহারকারী আপনার ডোমেইনে যতগুলো বাহ্যিক অ্যাপ (নন-গুগল অ্যাপ) ইনস্টল করেছেন তার সংখ্যা। দ্রষ্টব্য: প্রতিটি ব্যবহারকারীর অ্যাপ্লিকেশনের নাম দেখতে এবং বাহ্যিক অ্যাপের অ্যাক্সেস প্রত্যাহার করতে, ব্যবহারকারীর নিরাপত্তা সেটিংস পরিচালনা করুন- এ যান। |
| কম সুরক্ষিত অ্যাপ অ্যাক্সেস | ব্যবহারকারীর নিজের অ্যাকাউন্টে কম সুরক্ষিত অ্যাপের অ্যাক্সেস ব্লক বা অনুমতি ( অনুমোদিত বা অস্বীকৃত ) দেওয়ার বিকল্প আছে কিনা। |
| প্রশাসক-নির্ধারিত নাম | প্রশাসক কর্তৃক নির্ধারিত ব্যবহারকারীর নাম |
| প্রোফাইলের নাম স্ট্যাটাস | ব্যবহারকারী তার প্রোফাইলের নাম পরিবর্তন করেছেন নাকি অপরিবর্তিত রেখেছেন |
| ফটোর জন্য ব্যবহৃত স্টোরেজ (এমবি) | ব্যবহারকারীর দ্বারা ব্যবহৃত মোট ফটো স্টোরেজ |
| মোট ব্যবহৃত স্টোরেজ (এমবি) | ব্যবহারকারীর দ্বারা ব্যবহৃত মোট স্টোরেজ |
| ব্যবহৃত স্টোরেজ (%) | ব্যবহারকারীর ব্যবহৃত স্টোরেজের শতাংশ |
জিমেইল
| রিপোর্ট কলাম | বর্ণনা |
|---|---|
| মোট ইমেল | ব্যবহারকারীর পাঠানো ও গ্রহণ করা মোট জিমেইল বার্তার সংখ্যা। এর মধ্যে জিমেইল SMTP সার্ভার ব্যবহার করে তৃতীয় পক্ষের SMTP ক্লায়েন্ট থেকে পাঠানো বা গ্রহণ করা ইমেলও অন্তর্ভুক্ত। |
| প্রাপ্ত ইমেলগুলি | ব্যবহারকারী মোট যতগুলো জিমেইল বার্তা পেয়েছেন। এর মধ্যে জিমেইল SMTP সার্ভার ব্যবহার করে তৃতীয় পক্ষের SMTP ক্লায়েন্ট থেকে প্রাপ্ত ইমেলগুলোও অন্তর্ভুক্ত। |
| প্রেরিত ইমেল | ব্যবহারকারীর পাঠানো মোট জিমেইল বার্তার সংখ্যা। এর মধ্যে জিমেইল SMTP সার্ভার ব্যবহার করে তৃতীয় পক্ষের SMTP ক্লায়েন্টদের পাঠানো ইমেলও অন্তর্ভুক্ত। |
| জিমেইল (POP) - শেষ ব্যবহারের সময় | গতবার ব্যবহারকারী জিমেইল অ্যাক্সেস করার জন্য একটি পোস্ট অফিস প্রোটোকল (POP) মেইল সার্ভার ব্যবহার করেছিলেন। |
| জিমেইল (IMAP) - শেষ ব্যবহারের সময় | গতবার ব্যবহারকারী জিমেইল অ্যাক্সেস করার জন্য একটি ইন্টারনেট মেসেজ অ্যাক্সেস প্রোটোকল (IMAP) মেইল সার্ভার ব্যবহার করেছিলেন। |
| জিমেইল (ওয়েব) - শেষ ব্যবহারের সময় | ব্যবহারকারী শেষবার ওয়েব-ভিত্তিক জিমেইল ব্যবহার করেছেন। উল্লেখ্য যে, এই টাইমস্ট্যাম্পটি 'শেষ লগইন' টাইমস্ট্যাম্পের সাথে সিঙ্ক করা নেই। |
| জিমেইল স্টোরেজ ব্যবহৃত (এমবি) | ব্যবহারকারীর দ্বারা ব্যবহৃত মোট জিমেইল স্টোরেজ |
ড্রাইভ
নতুন মেট্রিক সংজ্ঞার মধ্যে 'added' অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। এই মেট্রিকটি পূর্ববর্তী মেট্রিকগুলো থেকে ভিন্ন, কারণ এটি 'addition' ইভেন্ট ঘটলে তা গণনা করে। Addition ধরনের ইভেন্টগুলোর মধ্যে রয়েছে ফাইল তৈরি করা, আপলোড করা, আনট্র্যাশ করা বা মালিকানা হস্তান্তর। আইটেমটির চূড়ান্ত অবস্থা নির্বিশেষে এই কার্যকলাপটি রিপোর্ট করা হয়। একই ফাইলে একাধিক Addition ইভেন্ট ঘটলে গণনা বৃদ্ধি পায় না।
| রিপোর্ট কলাম | বর্ণনা |
|---|---|
| জনসাধারণের | সর্বজনীনভাবে উপলব্ধ করা ফাইলের সংখ্যা |
| লিঙ্ক আছে এমন যে কেউ | লিঙ্কের মাধ্যমে যে কেউ ব্যবহার করতে পারবে এমন ড্রাইভ ফাইলের সংখ্যা |
| ডোমেইন শেয়ারে যে কেউ | ডোমেইনের যে কারো সাথে শেয়ার করা ড্রাইভ ফাইলের সংখ্যা |
| ডোমেইনের যে কেউ লিঙ্ক শেয়ার করে | ডোমেইনের যে কারো সাথে লিঙ্কের মাধ্যমে শেয়ার করা ড্রাইভ ফাইলের সংখ্যা |
| ডোমেইনের বাইরে | ডোমেইনের বাইরের ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর সাথে স্পষ্টভাবে শেয়ার করা ড্রাইভ ফাইলের সংখ্যা |
| ডোমেইন শেয়ারের মধ্যে | ডোমেইনের মধ্যে কোনো ব্যবহারকারী বা গ্রুপের সাথে সুস্পষ্টভাবে শেয়ার করা ড্রাইভ ফাইলের সংখ্যা |
| ব্যক্তিগত শেয়ার | ড্রাইভের এমন ফাইলের সংখ্যা যা একেবারেই শেয়ার করা হয়নি |
| গুগল শিটস যোগ করা হয়েছে | ড্রাইভে যোগ করা স্প্রেডশীটের সংখ্যা |
| গুগল ড্রয়িংস যোগ করা হয়েছে | যোগ করা গুগল ড্রয়িং ফাইলের সংখ্যা |
| গুগল ডক্স যোগ করা হয়েছে | ড্রাইভে যোগ করা টেক্সট ডকুমেন্টের সংখ্যা |
| গুগল স্লাইডস যোগ করা হয়েছে | ড্রাইভে যোগ করা প্রেজেন্টেশনের সংখ্যা |
| গুগল ফর্ম যোগ করা হয়েছে | ড্রাইভে যোগ করা ফর্মের সংখ্যা |
| অন্যান্য প্রকার যোগ করা হয়েছে | ব্যবহারকারী যতগুলো গুগল-বহির্ভূত ফাইল যোগ করেছেন |
| ফাইলগুলি সম্পাদনা করা হয়েছে | ব্যবহারকারী যতগুলো ড্রাইভ ফাইল সম্পাদনা করেছেন |
| দেখা ফাইলগুলি | ব্যবহারকারী যতগুলো ড্রাইভ ফাইল দেখেছেন |
| ফাইল যোগ করা হয়েছে | ব্যবহারকারী যতগুলো ড্রাইভ ফাইল যোগ করেছেন |
| ড্রাইভ স্টোরেজ ব্যবহৃত (এমবি) | ব্যবহারকারীর দ্বারা ব্যবহৃত মোট ড্রাইভ স্টোরেজ |
| ড্রাইভ - শেষ সক্রিয় সময় | ব্যবহারকারী শেষবার ড্রাইভ ব্যবহার করেছিলেন |
শ্রেণীকক্ষ
| রিপোর্ট কলাম | বর্ণনা |
|---|---|
| শ্রেণীকক্ষ - শেষ ব্যবহারের সময় | গতবার ব্যবহারকারী ক্লাসরুমে কোনো কাজ করেছিলেন, যেমন—কাজ তৈরি করা, মূল্যায়ন করা, ফেরত দেওয়া বা জমা দেওয়া, অথবা ক্লাস স্ট্রিমে কোনো কিছু পোস্ট করা। |
| ক্লাস তৈরি করা হয়েছে | তৈরি করা ক্লাসের সংখ্যা |
| পোস্ট তৈরি করা হয়েছে | শিক্ষক ও শিক্ষার্থীদের দ্বারা তৈরি মোট পোস্টের সংখ্যা |
ধাপ ৩: রিপোর্টের ডেটা নিজের মতো করে সাজান।
- উপরে বর্ণিত পদ্ধতি অনুযায়ী আপনার রিপোর্টটি খুলুন।
- সেটিংসে ক্লিক করুন
. - (ঐচ্ছিক) চার্টে কলাম যোগ করতে, 'নতুন কলাম যোগ করুন' -এর পাশের নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন।
এবং তালিকা থেকে বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন। - (ঐচ্ছিক) চার্ট থেকে কোনো আইটেম সরাতে, সেই আইটেমটির পাশে থাকা রিমুভ (Remove) বোতামে ক্লিক করুন।
. - (ঐচ্ছিক) কলামগুলো পুনর্বিন্যাস করতে, কোনো একটি আইটেমকে টেনে নতুন অবস্থানে ছেড়ে দিন।
- সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: ডেটা ফিল্টার করুন এবং রিপোর্টটি এক্সপোর্ট করুন।
ব্যবহারকারী বা কার্যকলাপ অনুসারে ফিল্টার করুন
আপনি ব্যবহারকারী বা নির্দিষ্ট ঘটনা দেখানোর জন্য আপনার রিপোর্টকে সংকুচিত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি টু-স্টেপ ভেরিফিকেশন ব্যবহারকারী সমস্ত ব্যবহারকারীকে খুঁজে বের করার জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করতে পারেন। অথবা, যারা প্রচুর পরিমাণে এক্সটার্নাল লিঙ্ক শেয়ার করে, তাদের তালিকা করার জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করতে পারেন।
- উপরে ধাপ ১-এ বর্ণিত পদ্ধতি অনুযায়ী রিপোর্টটি খুলুন।
- রিপোর্টের শীর্ষে, ‘Add a filter’-এ ক্লিক করুন।
- তালিকা থেকে ফিল্টারগুলোর একটিতে ক্লিক করুন, শর্তাবলী লিখুন এবং 'প্রয়োগ করুন'-এ ক্লিক করুন।
সাংগঠনিক ইউনিট অনুসারে ফিল্টার করুন
একটি ডোমেইনের অন্তর্গত অধীনস্থ সংস্থাগুলোর মধ্যে পরিসংখ্যান তুলনা করার জন্য আপনি সাংগঠনিক ইউনিট অনুযায়ী ফিল্টার করতে পারেন।
- উপরে বর্ণিত পদ্ধতি অনুযায়ী আপনার রিপোর্টটি খুলুন।
- রিপোর্টের শীর্ষে, সাংগঠনিক ইউনিটে ক্লিক করুন। তালিকা থেকে একটি একক নির্বাচন করুন।
- প্রয়োগ করুন- এ ক্লিক করুন।
পুরোনো ডেটা খোঁজার সময়েও আপনি শুধুমাত্র বর্তমান সাংগঠনিক স্তরবিন্যাসই ফিল্টার করতে পারবেন। ২০ ডিসেম্বর, ২০১৮-এর আগের ডেটা ফিল্টার করা ফলাফলে দেখা যাবে না।
গ্রুপ অনুযায়ী ফিল্টার করুন
আপনি আপনার রিপোর্টের ডেটা গ্রুপ অনুযায়ীও ফিল্টার করতে পারেন। এই ফিল্টারে কোনো গ্রুপ প্রদর্শিত হওয়ার আগে, আপনাকে গ্রুপটিকে আপনার ফিল্টারিং গ্রুপের অনুমোদিত তালিকায় (allowlist) যুক্ত করতে হবে।
গ্রুপ ফিল্টার ব্যবহারের বিস্তারিত জানতে, গুগল গ্রুপ অনুযায়ী ফলাফল ফিল্টার করা দেখুন।
ধাপ ১: আপনার ফিল্টারিং গ্রুপগুলোর অনুমোদিত তালিকায় একটি গ্রুপ যোগ করুন:
- উপরে বর্ণিত পদ্ধতি অনুযায়ী আপনার রিপোর্টটি খুলুন।
- রিপোর্টের শীর্ষে, গ্রুপ ফিল্টার-এ ক্লিক করুন। .
- গ্রুপ ফিল্টার করতে ক্লিক করুন।
ফিল্টারিং গ্রুপ পেজটি প্রদর্শিত হয়। - গ্রুপ যোগ করুন -এ ক্লিক করুন।
- কোনো গ্রুপের নাম বা ইমেল ঠিকানার প্রথম কয়েকটি অক্ষর লিখে সেটি অনুসন্ধান করুন। আপনার কাঙ্ক্ষিত গ্রুপটি দেখতে পেলে, সেটি নির্বাচন করুন।
- (ঐচ্ছিক) অন্য কোনো গ্রুপ যোগ করতে, গ্রুপটি অনুসন্ধান করে নির্বাচন করুন।
- গ্রুপ নির্বাচন করা শেষ হলে, ' যোগ করুন' বাটনে ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) কোনো গ্রুপ সরাতে, রিমুভ গ্রুপ-এ ক্লিক করুন। .
- সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
পরিবর্তন হতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে, তবে সাধারণত আরও দ্রুত হয়ে যায়। আরও জানুন।
ধাপ ২: গ্রুপ অনুযায়ী অডিট লগ ফিল্টার করুন
- উপরে বর্ণিত পদ্ধতি অনুযায়ী আপনার রিপোর্টটি খুলুন।
- রিপোর্টের শীর্ষে, গ্রুপ ফিল্টার-এ ক্লিক করুন। .
- এক বা একাধিক গ্রুপ নির্বাচন করুন এবং 'প্রয়োগ করুন'-এ ক্লিক করুন।
একটি নির্দিষ্ট তারিখের ডেটা দেখান
আপনার রিপোর্ট ডেটা রপ্তানি করুন
আপনি আপনার রিপোর্টের ডেটা গুগল শিটে এক্সপোর্ট করতে পারেন, অথবা CSV ফাইল হিসেবে ডাউনলোড করতে পারেন।
- উপরে ধাপ ১-এ বর্ণিত পদ্ধতি অনুযায়ী আপনার রিপোর্টটি খুলুন।
- (ঐচ্ছিক) উপরে ধাপ ৩-এ বর্ণিত পদ্ধতি অনুযায়ী আপনার এক্সপোর্টে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য ডেটা পরিবর্তন করুন।
- রিপোর্টটিতে, ডাউনলোড-এ ক্লিক করুন।
. - কোন কোন কলাম অন্তর্ভুক্ত করা হবে এবং রিপোর্টের ফরম্যাট নির্বাচন করুন।
- ডাউনলোড-এ ক্লিক করুন।
আপনি সর্বোচ্চ ১,০০,০০০টি সারি রপ্তানি করতে পারবেন।
আমি যে ডেটা দেখছি তা কত পুরোনো?
আপনি বর্তমান দিন পর্যন্ত সম্পূর্ণ ডেটা দেখতে পাবেন না। পরিবর্তে, গ্রাফের শিরোনামের নিচে আপনি কলাম ডেটার জন্য সর্বশেষ তারিখটি দেখতে পাবেন। গ্রাফের নিচের সারণিটি সর্বশেষ তারিখের ১-দিনের ডেটা দেখায়।
মাঝে মাঝে আপনি কোনো কলামের নামের পাশে একটি তারকাচিহ্ন "*" দেখতে পাবেন। এই তারকাচিহ্নটি নির্দেশ করে যে, অন্যান্য কলামের তথ্যের তুলনায় এই নির্দিষ্ট কলামের তথ্য পুরোনো বা পুরনো হতে পারে।
ডেটা কখন উপলব্ধ হয় এবং কতদিন ধরে তা সংরক্ষিত থাকে, সে সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে ‘ডেটা সংরক্ষণ এবং বিলম্বের সময়’ (Data retention and lag times) অংশে যান।