אדמינים בארגונים יכולים ליצור תצוגה מאוחדת של סטטוס המשתמשים והפעילות בחשבון. דוח החשבונות הוא אחד מדוחות המשתמשים ויש בו פרטים על סטטוס החשבון של המשתמשים, כמו סטטוס האימות הדו-שלבי וחוזק הסיסמה. בהתאם למהדורת Google Workspace, מוצגים גם נתוני משתמשים שקשורים ל-Google Drive, ל-Gmail ול-Classroom.
שלב 1: פותחים את דוח החשבונות
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
דיווח
דוחות משתמשים
חשבונות.כדי לעשות את זה נדרשת הרשאת אדמין לדוחות.
שלב 2: מעיינים בנתונים
דוח החשבונות מתבסס על נתוני המשתמשים הבאים:
הערה: יש מהדורות Google Workspace שבהן אדמינים מקבלים גישה רק לחלק מדוחות הפעילות.
כללי
| העמודה בדוח | תיאור |
|---|---|
| משתמש | שם המשתמש |
| הסטטוס של חשבון המשתמש |
הסטטוס של חשבון המשתמש (פעיל, חסום או מושעה)
הערה: הסטטוס פעיל של חשבון המשתמש כולל משתמשים שנמחקו עם יכולת שחזור. |
| הרשמה לאימות דו-שלבי | אם המשתמש רשום לאימות דו-שלבי |
| אכיפת אימות דו-שלבי | אם המשתמש נדרש להירשם לאימות דו-שלבי |
| הגנה באמצעות אימות דו-שלבי |
מציינת אם החשבון של המשתמש מוגן כרגע באמצעות אימות דו-שלבי או שיטת התחברות מאובטחת, כמו מפתח גישה.
|
| תאימות של אורך הסיסמה | האם המשתמש עומד או לא עומד בדרישות של אורך הסיסמה. הנחיות בנוגע להגדרת הדרישות לסיסמה זמינות במאמר בנושא אכיפה של דרישות הסיסמה של המשתמשים ומעקב אחריהן. |
| חוזק הסיסמה | האם יש למשתמש סיסמה חזקה או חלשה, על סמך דרישות הסיסמה שנקבעו על ידי האדמין. הנחיות בנוגע להגדרת הדרישות לסיסמה זמינות במאמר בנושא אכיפה של דרישות הסיסמה של המשתמשים ומעקב אחריהן. |
| אפליקציות של צד שלישי | מספר האפליקציות החיצוניות (אפליקציות שאינן של Google) שהמשתמש התקין בדומיין שלך
הערה: כדי לראות את שמות האפליקציות של כל משתמש ולבטל את הגישה של אפליקציות של צד שלישי, אפשר לעבור להנחיות לניהול הגדרות האבטחה של משתמש. |
| גישה לאפליקציות ברמת אבטחה נמוכה (LSA) | האם המשתמש יכול לחסום או לאשר (אישור או דחייה) גישה של אפליקציה ברמת אבטחה נמוכה (LSA) לחשבונות שלו |
| שם שהוגדר על ידי האדמין | שם המשתמש שהוקצה על ידי האדמין |
| סטטוס שם הפרופיל | אם המשתמש שינה את שם הפרופיל שלו או השאיר אותו ללא שינוי |
| שטח האחסון המנוצל בתמונות (MB) | סך כל נפח האחסון בשימוש של המשתמש ב-Photos |
| סה"כ נפח אחסון בשימוש (MB) | סך כל נפח האחסון שהמשתמש ניצל |
| נפח האחסון בשימוש (%) | נפח האחסון שהמשתמש מנצל, באחוזים |
Gmail
| העמודה בדוח | תיאור |
|---|---|
| סה"כ אימיילים | המספר הכולל של הודעות ב-Gmail שהמשתמש שלח וקיבל. כולל אימיילים שנשלחו או שהתקבלו מלקוחות SMTP של צד שלישי שמשתמשים בשרתי SMTP של Gmail |
| הודעות אימייל שהתקבלו | המספר הכולל של הודעות ב-Gmail שהמשתמש קיבל. כולל אימיילים שהתקבלו מלקוחות SMTP של צד שלישי שמשתמשים בשרתי SMTP של Gmail |
| אימיילים שנשלחו | המספר הכולל של הודעות ב-Gmail שהמשתמש שלח. כולל אימיילים שנשלחו על ידי לקוחות SMTP של צד שלישי שמשתמשים בשרתי SMTP של Gmail |
| Gmail (POP) – מועד השימוש האחרון | הפעם האחרונה שהמשתמש ניגש ל-Gmail באמצעות שרת דואר Post Office Protocol (POP) |
| Gmail (IMAP) – מועד השימוש האחרון | הפעם האחרונה שהמשתמש ניגש ל-Gmail באמצעות שרת דואר Internet Message Access Protocol (IMAP) |
| Gmail (אינטרנט) – מועד השימוש האחרון | הפעם האחרונה שהמשתמש ניגש ל-Gmail דרך האתר. חשוב לשים לב שחותמת הזמן הזו לא מסונכרנת עם חותמת הזמן של הכניסה האחרונה |
| שטח האחסון המנוצל ב-Gmail (MB) | נפח האחסון הכולל ב-Gmail שמשמש את המשתמש |
Drive
הגדרות המדדים החדשות כוללות את ההגדרה "נוסף". המדד הזה שונה מהמדדים הקודמים כי הוא סופר מתי מתרחשים אירועי "הוספה". אירועים מסוג 'הוספה' כוללים יצירה של קובץ, העלאת קובץ, שחזור קובץ מהאשפה או העברת בעלות על קובץ. הפעילות הזו מדווחת בלי קשר למצב הסופי של הפריט. אם יש לאותו הקובץ כמה אירועי הוספה, הם לא מצטברים בספירה.
| העמודה בדוח | תיאור |
|---|---|
| ציבורי | מספר הקבצים שגלויים לכולם |
| כל מי שיש לו את הקישור | מספר הקבצים ב-Drive שזמינים לכל מי שיש לו את הקישור |
| כל מי שנכלל בשיתופים בדומיין | מספר הקבצים ב-Drive ששותפו עם כל מי ששייך לדומיין |
| כל אחד בדומיין שנכלל בשיתופים באמצעות קישור | מספר הקבצים ב-Drive ששותפו עם כל מי ששייך לדומיין ויש לו את הקישור |
| מחוץ לדומיין | מספר הקבצים ב-Drive ששותפו ספציפית עם אנשים או עם קבוצות מחוץ לדומיין |
| שיתופים בתוך הדומיין | מספר הקבצים ב-Drive ששותפו ספציפית עם משתמש או עם קבוצה בתוך הדומיין |
| שיתופים פרטיים | מספר הקבצים ב-Drive שלא שותפו בכלל |
| גיליונות אלקטרוניים ב-Google Sheets שנוספו | מספר הגיליונות האלקטרוניים שנוספו ב-Drive |
| שרטוטים ב-Google Drawings שנוספו | מספר קובצי השרטוט ב-Google שנוספו |
| מסמכים ב-Google Docs שנוספו | מספר מסמכי הטקסט שנוספו ב-Drive |
| מצגות ב-Google Slides שנוספו | מספר המצגות שנוספו ב-Drive |
| טפסים מ-Google Forms שנוספו | מספר הטפסים שנוספו ב-Drive |
| סוגים אחרים שנוספו | מספר הקבצים האחרים שאינם של Google שהמשתמש הוסיף |
| קבצים שנערכו | מספר הקבצים ב-Drive שהמשתמש ערך |
| קבצים שנצפו | מספר הקבצים ב-Drive שהמשתמש צפה בהם |
| קבצים שנוספו | מספר הקבצים ב-Drive שהמשתמש הוסיף |
| אחסון ב-Drive שמנוצל (MB) | נפח האחסון הכולל ב-Drive שמשמש את המשתמש |
| Drive – זמן הפעילות האחרונה | הפעם האחרונה שהמשתמש השתמש ב-Drive |
Classroom
| העמודה בדוח | תיאור |
|---|---|
| Classroom – מועד השימוש האחרון | הפעם האחרונה שהמשתמש ביצע פעולה ב-Classroom, כמו יצירת תוכן, מתן ציונים, החזרת עבודות או שליחת עבודות, או פרסום בעדכונים לכיתה |
| כיתות שנוצרו | מספר הכיתות שנוצרו |
| פוסטים שנוצרו | המספר הכולל של פוסטים שמורים ותלמידים יצרו |
שלב 3: התאמה אישית של הנתונים בדוח
- פותחים את הדוח כמו שמתואר למעלה.
- לוחצים על סמל ההגדרות
. - (אופציונלי) כדי להוסיף עמודות לתרשים, לצד הוספת עמודה חדשה לוחצים על החץ למטה
ובוחרים אפשרויות מהרשימה. - (אופציונלי) כדי להסיר פריט מהתרשים, לוחצים על סמל ההסרה
ליד הפריט. - (אופציונלי) כדי לשנות את סדר העמודות, גוררים ומשחררים פריט למיקום חדש.
- לוחצים על שמירה.
שלב 4: מסננים את הנתונים ומייצאים את הדוח
סינון לפי משתמש או פעילות
אם רוצים לראות בדוח משתמשים או אירועים ספציפיים, אפשר לצמצם אותו. למשל, אפשר ליצור מסנן כדי למצוא את כל מי שמשתמש באימות דו-שלבי. ניתן גם ליצור מסנן שיראה את הרשימה של האנשים ששיתפו מספר גדול של קישורים חיצוניים.
- פותחים את הדוח כמו שמתואר בשלב 1 למעלה.
- בחלק העליון של הדוח, לוחצים על הוספת מסנן.
- לוחצים על אחד המסננים מתוך הרשימה, מזינים את הקריטריונים ולוחצים על אישור.
סינון לפי יחידה ארגונית
אפשר לסנן לפי יחידה ארגונית כדי להשוות בין הנתונים הסטטיסטיים של ארגוני צאצא בדומיין.
- פותחים את הדוח כמו שמתואר למעלה.
- בחלק העליון של הדוח, לוחצים על יחידה ארגונית בוחרים יחידה ארגונית מתוך הרשימה.
- לוחצים על אישור.
אפשר לסנן רק את היררכיית הארגון הנוכחית, גם אם מחפשים נתונים ישנים יותר. נתונים מלפני 20 בדצמבר 2018 לא יופיעו בתוצאות המסוננות.
סינון לפי קבוצה
אפשר גם לסנן את הנתונים בדוח לפי קבוצה. כדי שקבוצה תופיע בסינון, צריך להוסיף אותה לרשימת ההיתרים של קבוצות הסינון.
פרטים על השימוש במסנני קבוצות זמינים במאמר סינון תוצאות לפי קבוצה ב-Google.
שלב 1: מוסיפים קבוצה לרשימת ההיתרים של קבוצות הסינון:
- פותחים את הדוח כמו שמתואר למעלה.
- בחלק העליון של הדוח, לוחצים על מסנן קבוצות .
- לוחצים על קבוצות סינון.
מופיע הדף של קבוצות הסינון. - לוחצים על הוספת קבוצות.
- כדי לחפש קבוצה, מזינים את התווים הראשונים של השם או כתובת האימייל של הקבוצה. אם רואים את הקבוצה שרוצים, בוחרים אותה.
- כדי להוסיף עוד קבוצה, מחפשים את הקבוצה ובוחרים אותה.
- כשמסיימים לבחור קבוצות, לוחצים על הוספה.
- (אופציונלי) אם רוצים להסיר קבוצה, לוחצים על הסרת הקבוצה .
- לוחצים על שמירה.
השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף
שלב 2: סינון יומן הביקורת לפי קבוצה
- פותחים את הדוח כמו שמתואר למעלה.
- בחלק העליון של הדוח, לוחצים על מסנן קבוצות .
- בוחרים קבוצה אחת או יותר ולוחצים על אישור.
איך מציגים את הנתונים של תאריך מסוים
ייצוא הנתונים מהדוח
אפשר לייצא את נתוני הדוח לגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets או להוריד אותם כקובץ CSV.
- פותחים את הדוח כמו שמתואר בשלב 1 למעלה.
- (אופציונלי) משנים את הנתונים שרוצים לכלול בייצוא כמו שמתואר בשלב 3 למעלה.
- בדוח, לוחצים על סמל ההורדה
. - בוחרים אילו עמודות רוצים לכלול ובוחרים פורמט לדוח.
- לוחצים על הורדה.
אפשר לייצא עד 100,000 שורות.
ממתי הנתונים שאני רואה?
אי אפשר לראות את הנתונים המלאים עד להיום. מתחת לכותרת התרשים אפשר לראות את התאריך האחרון של הנתונים בעמודה. הטבלה מתחת לתרשים מראה נתונים של יום אחד, עבור התאריך האחרון.
מדי פעם תראו סימן כוכבית '*' לצד שם העמודה. הכוכבית מציינת שייתכן שהנתונים בעמודה המסוימת הזו לא פעילים, בהשוואה לנתונים בעמודות אחרות.
מידע לגבי מתי נתונים נעשים זמינים וכמה זמן הם נשמרים מופיע במאמר בנושא שמירת נתונים וזמני השהיה.