Como administrador de tu organización, puedes crear una vista consolidada del estado de los usuarios y de la actividad de la cuenta. En Informes de usuarios, el informe Cuentas proporciona detalles relacionados con el estado de la cuenta de los usuarios, como el estado de la verificación en 2 pasos y la seguridad de las contraseñas. Según tu edición de Google Workspace, también se muestran los datos de los usuarios relacionados con Google Drive, Gmail y Classroom.
Paso 1: Abre el informe de cuentas
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Informes
Informes de usuarios
Cuentas.Es necesario tener el privilegio de administrador de Informes.
Paso 2: Revisa los datos
El informe Cuentas se basa en los siguientes datos del usuario:
Nota: Según tu edición de Google Workspace, es posible que no tengas acceso a algunos de los informes de actividad.
General
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Usuario | Nombre de usuario |
| Estado de la cuenta de usuario |
Estado de la cuenta del usuario (Activa, Bloqueada o Suspendida)
Nota: El estado de cuenta de usuario Activa incluye a los usuarios que se borraron de forma temporal. |
| Inscripción en la verificación en 2 pasos | Indica si el usuario está inscrito en la verificación en 2 pasos. |
| Aplicación forzosa de la verificación en 2 pasos | Indica si el usuario debe inscribirse en la verificación en 2 pasos. |
| Protección de la Verificación en 2 pasos |
Indica si la cuenta del usuario está protegida actualmente por la verificación en 2 pasos o por un método de acceso seguro, como una llave de acceso.
|
| Cumplimiento de longitud de contraseña | Indica si el usuario cumple o no con los requisitos de longitud de la contraseña. Si deseas obtener instrucciones para establecer requisitos de contraseña, consulta Cómo aplicar requisitos sobre las contraseñas de los usuarios y supervisar su cumplimiento |
| Seguridad de la contraseña | Indica si el usuario tiene una contraseña segura o poco segura según los requisitos de contraseña establecidos por un administrador. Si deseas obtener instrucciones para establecer requisitos de contraseña, consulta Cómo aplicar requisitos sobre las contraseñas de los usuarios y supervisar su cumplimiento |
| Apps externas | Cantidad de apps externas (que no son de Google) que el usuario instaló en tu dominio
Nota: Para ver los nombres de las aplicaciones de cada usuario y revocar el acceso de las apps externas, consulta Cómo administrar la configuración de seguridad de los usuarios |
| Acceso de apps menos seguras | Si el usuario tiene la opción de bloquear o permitir (Permitido o Rechazado) el acceso de apps menos seguras a sus propias cuentas |
| Nombre definido por el administrador | Nombre del usuario asignado por el administrador |
| Estado del nombre de perfil | Indica si el usuario cambió su nombre de perfil o lo dejó sin cambios. |
| Almacenamiento utilizado en Fotos (MB) | Almacenamiento total de Fotos utilizado por el usuario |
| Almacenamiento total utilizado (MB) | Almacenamiento total utilizado por el usuario |
| Almacenamiento usado (%) | Porcentaje de almacenamiento utilizado por el usuario |
Gmail
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Total de correos electrónicos | Cantidad total de mensajes de Gmail que el usuario envió y recibió. Incluye los correos electrónicos enviados o recibidos desde clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail |
| Correos electrónicos recibidos | Es la cantidad total de mensajes de Gmail que recibió el usuario. Incluye los correos electrónicos recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail |
| Correos electrónicos enviados | Cantidad total de mensajes de Gmail que envió el usuario. Incluye los correos electrónicos enviados por clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail. |
| Gmail (POP): Fecha del último uso | Fecha y hora de la última vez que el usuario usó un servidor de correo electrónico del Protocolo de oficina de correos (POP) para acceder a Gmail |
| Gmail (IMAP): Fecha del último uso | Fecha y hora en que el usuario usó por última vez un servidor de correo electrónico del Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) para acceder a Gmail |
| Gmail (Web): Fecha del último uso | Fecha y hora en que el usuario usó Gmail basado en la Web por última vez. Ten en cuenta que esta marca de tiempo no se sincroniza con la marca de tiempo de Último acceso. |
| Almacenamiento utilizado en Gmail (MB) | Almacenamiento total de Gmail que utiliza el usuario |
Drive
Las nuevas definiciones de métricas incluyen "agregado". Esta métrica difiere de las anteriores porque contabiliza cuándo ocurren los eventos de "adición". Los eventos de tipo de adición incluyen la creación de un archivo, la carga, la recuperación de la papelera o la transferencia de propiedad. Esta actividad se registra independientemente del estado final del elemento. Los eventos de adición múltiples al mismo archivo no incrementan el recuento.
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Pública | Cantidad de archivos que están disponibles públicamente |
| Cualquier usuario que tenga el vínculo | Cantidad de archivos de Drive disponibles para cualquier persona que tenga el vínculo |
| Archivos compartidos con cualquier miembro del dominio | Cantidad de archivos de Drive que se comparten con cualquier persona del dominio |
| Archivos compartidos de tipo "Cualquier miembro del dominio que tenga el vínculo" | Cantidad de archivos de Drive que se comparten con cualquier persona del dominio que tenga el vínculo |
| Dominio externo | Cantidad de archivos de Drive compartidos explícitamente con personas o grupos fuera del dominio |
| Archivos compartidos dentro del dominio | Cantidad de archivos de Drive que se comparten de forma explícita con un usuario o grupo dentro del dominio |
| Archivos compartidos de tipo "Privados" | Cantidad de archivos de Drive que no se comparten en absoluto |
| Se agregó Hojas de cálculo de Google | Cantidad de hojas de cálculo agregadas en Drive |
| Se agregaron los Dibujos de Google | Cantidad de archivos de Dibujos de Google agregados |
| Se agregó Documentos de Google | Cantidad de documentos de texto agregados en Drive |
| Se agregó Presentaciones de Google | Cantidad de presentaciones agregadas en Drive |
| Se agregaron los Formularios de Google | Cantidad de formularios agregados en Drive |
| Otros tipos agregados | Cantidad de archivos ajenos a Google que agregó el usuario |
| Archivos editados | Cantidad de archivos de Drive que editó el usuario |
| Archivos vistos | Cantidad de archivos de Drive que vio el usuario |
| Archivos agregados | Cantidad de archivos de Drive que agregó el usuario |
| Almacenamiento utilizado en Drive (MB) | Almacenamiento total de Drive utilizado por el usuario |
| Drive: Fecha de la última actividad | Última vez que el usuario usó Drive |
Classroom
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Classroom: Fecha del último uso | Última vez que el usuario realizó una acción en Classroom, como crear, calificar, devolver o enviar trabajo, o realizar una publicación en las novedades de la clase |
| Clases creadas | Cantidad de clases creadas |
| Publicaciones creadas | Cantidad total de publicaciones creadas por profesores y estudiantes |
Paso 3: Personaliza los datos del informe
- Abre tu informe como se describió anteriormente.
- Haz clic en Configuración
. - Para agregar columnas al gráfico, junto a Agregar nueva columna, haz clic en la flecha hacia abajo
y selecciona opciones de la lista (opcional). - Opcional: Para quitar un elemento del gráfico, haz clic en Quitar
junto a él. - (Opcional) Para reorganizar las columnas, arrastra y suelta un elemento en una nueva posición.
- Haz clic en Guardar.
Paso 4: Filtra los datos y exporta el informe
Filtrar por usuario o actividad
Puedes limitar tu informe para que muestre usuarios o eventos específicos. Por ejemplo, puedes crear un filtro para encontrar a todos los usuarios que usan la verificación en 2 pasos. También puedes crear un filtro para enumerar a las personas que comparten numerosos vínculos externos.
- Abre el informe como se describe en el paso 1 anterior.
- En la parte superior del informe, haz clic en Agregar un filtro.
- Haz clic en uno de los filtros de la lista, ingresa los criterios y haz clic en Aplicar.
Filtrar por unidad organizativa
Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar las estadísticas entre las organizaciones secundarias de un dominio.
- Abre tu informe como se describió anteriormente.
- En la parte superior del informe, haz clic en Unidad organizativa
selecciona una unidad de la lista.
- Haz clic en Aplicar.
Solo puedes filtrar la jerarquía de la organización actual, incluso cuando buscas datos anteriores. Los datos anteriores al 20 de diciembre de 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.
Filtrar por grupo
También puedes filtrar los datos de tu informe por grupo. Para que un grupo aparezca en este filtro, debes agregarlo a tu lista de grupos de filtrado permitido.
Para obtener detalles sobre el uso de filtros de grupo, consulta Cómo filtrar resultados por Grupo de Google.
Paso 1: Agrega un grupo a tu lista de grupos de filtrado permitido:
- Abre tu informe como se describió anteriormente.
- En la parte superior del informe, haz clic en Filtro de grupo
.
- Haz clic en Grupos de filtrado.
Se mostrará la página Grupos de filtrado. - Haz clic en Agregar grupos.
- Para buscar un grupo, ingresa los primeros caracteres de su nombre o dirección de correo electrónico. Cuando veas el grupo que quieras, selecciónalo.
- Para agregar otro grupo, busca uno y selecciónalo (opcional).
- Cuando termines de seleccionar los grupos, haz clic en Agregar.
- Para quitar un grupo, haz clic en Quitar grupo
(opcional).
- Haz clic en Guardar.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información
Paso 2: Filtra el registro de auditoría por grupo
- Abre tu informe como se describió anteriormente.
- En la parte superior del informe, haz clic en Filtro de grupo
.
- Selecciona uno o más grupos y haz clic en Aplicar.
Mostrar datos de una fecha específica
Exporta los datos de informes
Puedes exportar los datos de informes a una hoja de cálculo de Google o descargarlos como un archivo CSV.
- Abre tu informe como se describe en el paso 1 anterior.
- (Opcional) Cambia los datos que se incluirán en la exportación como se describe en el paso 3 anterior.
- En el informe, haz clic en Descargar
. - Selecciona las columnas que deseas incluir y el formato del informe.
- Haz clic en Descargar.
Puedes exportar hasta 100,000 filas.
¿Qué antigüedad tienen los datos que veo?
No verás datos completos hasta el día de hoy. En su lugar, debajo del encabezado del gráfico, verás la fecha más reciente de los datos de la columna. En la tabla que se encuentra debajo del gráfico, se muestran los datos de 1 día para la fecha más reciente.
En ocasiones, verás un asterisco "*" junto al nombre de una columna. El asterisco indica que los datos de esta columna en particular podrían estar desactualizados en comparación con los datos de otras columnas.
Para obtener detalles sobre cuándo están disponibles los datos y durante cuánto tiempo se retienen, consulta los tiempos de demora y de retención de datos.