به عنوان مدیر سازمان خود، میتوانید یک نمای کلی از وضعیت کاربر و فعالیت حساب ایجاد کنید. در بخش گزارشهای کاربر ، گزارش حسابها جزئیاتی مربوط به وضعیت حساب کاربران شما، مانند وضعیت تأیید هویت دو مرحلهای و قدرت رمز عبور را ارائه میدهد. بسته به نسخه Google Workspace شما، این گزارش همچنین دادههای کاربر مربوط به Google Drive، Gmail و Classroom را نشان میدهد.
مرحله 1: گزارش حسابها را باز کنید
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
گزارشدهی گزارشهای کاربر حسابها .نیاز به داشتن امتیاز مدیر گزارشها دارد.
مرحله ۲: بررسی دادهها
گزارش حسابها بر اساس دادههای کاربر زیر تهیه میشود.
توجه: بسته به نسخه Google Workspace شما، ممکن است به برخی از گزارشهای فعالیت دسترسی نداشته باشید.
عمومی
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
| کاربر | نام کاربری |
| وضعیت حساب کاربری | وضعیت حساب کاربری ( فعال ، مسدود یا معلق )
توجه : وضعیت حساب کاربری فعال شامل کاربرانی که به صورت موقت حذف شدهاند نیز میشود. |
| ثبتنام با تأیید دو مرحلهای | اینکه آیا کاربر در تأیید هویت دو مرحلهای ثبتنام کرده است یا خیر |
| اجرای تأیید هویت دو مرحلهای | اینکه آیا کاربر ملزم به ثبت نام در تأیید هویت دو مرحلهای است یا خیر |
| محافظت با تأیید دو مرحلهای | مشخص میکند که آیا حساب کاربر در حال حاضر توسط تأیید هویت دو مرحلهای یا یک روش ورود امن، مانند رمز عبور، محافظت میشود یا خیر.
|
| انطباق با طول رمز عبور | اینکه آیا کاربر الزامات طول رمز عبور را رعایت میکند یا خیر. برای دستورالعملهای مربوط به تنظیم الزامات رمز عبور، به بخش «اجرا و نظارت بر الزامات رمز عبور کاربران» مراجعه کنید. |
| قدرت رمز عبور | اینکه آیا کاربر بر اساس الزامات رمز عبور تعیین شده توسط مدیر، رمز عبور قوی یا ضعیفی دارد یا خیر. برای دستورالعملهای مربوط به تنظیم الزامات رمز عبور، به اعمال و نظارت بر الزامات رمز عبور کاربران مراجعه کنید. |
| برنامههای خارجی | تعداد برنامههای خارجی (برنامههای غیر گوگل) که کاربر در دامنه شما نصب کرده است توجه: برای مشاهده نام برنامههای هر کاربر و لغو دسترسی برنامههای خارجی، به مدیریت تنظیمات امنیتی کاربر بروید |
| دسترسی به برنامهها با امنیت کمتر | اینکه آیا کاربر گزینه مسدود کردن یا اجازه دادن ( مجاز یا غیرمجاز ) به دسترسی برنامههای با امنیت کمتر به حسابهای خود را دارد یا خیر |
| نام تعریفشده توسط مدیر | نام کاربری که توسط مدیر تعیین شده است |
| وضعیت نام پروفایل | اینکه آیا کاربر نام پروفایل خود را تغییر داده یا بدون تغییر باقی مانده است |
| فضای ذخیرهسازی عکس استفاده شده (مگابایت) | کل فضای ذخیرهسازی عکس مورد استفاده کاربر |
| کل فضای ذخیرهسازی استفاده شده (مگابایت) | کل فضای ذخیرهسازی استفادهشده توسط کاربر |
| فضای ذخیرهسازی مورد استفاده (%) | فضای ذخیرهسازی استفادهشده توسط کاربر بر اساس درصد |
جیمیل
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
| کل ایمیلها | تعداد کل پیامهای جیمیل ارسال و دریافت شده توسط کاربر. شامل ایمیلهای ارسالی یا دریافتی از کلاینتهای SMTP شخص ثالث با استفاده از سرورهای SMTP جیمیل |
| ایمیلهای دریافتی | تعداد کل پیامهای جیمیل که کاربر دریافت کرده است. شامل ایمیلهای دریافتی از کلاینتهای SMTP شخص ثالث با استفاده از سرورهای SMTP جیمیل |
| ایمیلهای ارسال شده | تعداد کل پیامهای Gmail که کاربر ارسال کرده است. شامل ایمیلهای ارسال شده توسط کلاینتهای SMTP شخص ثالث با استفاده از سرورهای SMTP Gmail میشود |
| جیمیل (POP) - آخرین زمان استفاده | آخرین باری که کاربر از یک سرور ایمیل پروتکل اداره پست (POP) برای دسترسی به Gmail استفاده کرد |
| جیمیل (IMAP) - آخرین زمان استفاده | آخرین باری که کاربر از یک سرور ایمیل پروتکل دسترسی به پیام اینترنتی (IMAP) برای دسترسی به Gmail استفاده کرد |
| جیمیل (وب) - آخرین زمان استفاده | آخرین باری که کاربر از Gmail مبتنی بر وب استفاده کرده است. توجه داشته باشید که این مهر زمانی با مهر زمانی آخرین ورود همگامسازی نمیشود. |
| فضای ذخیرهسازی جیمیل استفاده شده (مگابایت) | کل فضای ذخیرهسازی جیمیل مورد استفاده کاربر |
رانندگی
تعاریف جدید معیارها شامل «اضافه شده» نیز میشود. این معیار با معیارهای قبلی متفاوت است زیرا زمانی که رویدادهای «اضافه شدن» رخ میدهند، شمارش میشود. رویدادهای نوع اضافه شدن شامل ایجاد یک فایل، آپلود، حذف یا انتقال مالکیت است. این فعالیت صرف نظر از وضعیت نهایی آیتم گزارش میشود. رویدادهای اضافه شدن چندگانه به یک فایل، تعداد را افزایش نمیدهند.
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
| عمومی | تعداد فایلهایی که به صورت عمومی در دسترس قرار میگیرند |
| هر کسی که لینک داره | تعداد فایلهای Drive که با استفاده از لینک در دسترس همه قرار گرفته است |
| هر کسی که در دامنههای اشتراکی است | تعداد فایلهای Drive که با هر کسی در دامنه به اشتراک گذاشته شده است |
| هر کسی در دامنهای که لینک به اشتراک گذاشته است | تعداد فایلهای Drive که با هر کسی در دامنه با لینک به اشتراک گذاشته شده است |
| دامنه خارجی | تعداد فایلهای Drive که به طور صریح با افراد یا گروههای خارج از دامنه به اشتراک گذاشته شدهاند |
| درون دامنههای اشتراکی | تعداد فایلهای Drive که به طور صریح با یک کاربر یا گروه در دامنه به اشتراک گذاشته شدهاند |
| سهام خصوصی | تعداد فایلهای Drive که اصلاً به اشتراک گذاشته نمیشوند |
| صفحات گوگل اضافه شد | تعداد صفحات گسترده اضافه شده در Drive |
| نقشههای گوگل اضافه شد | تعداد فایلهای Google Drawing اضافه شده |
| اسناد گوگل اضافه شد | تعداد اسناد متنی اضافه شده در Drive |
| اسلایدهای گوگل اضافه شد | تعداد ارائههای اضافه شده در Drive |
| فرمهای گوگل اضافه شدند | تعداد فرمهای اضافه شده در Drive |
| انواع دیگر اضافه شد | تعداد فایلهای غیرگوگلی که کاربر اضافه کرده است |
| فایلها ویرایش شدند | تعداد فایلهای Drive که کاربر ویرایش کرده است |
| فایلهای مشاهده شده | تعداد فایلهای Drive که کاربر مشاهده کرده است |
| فایلها اضافه شدند | تعداد فایلهای Drive که کاربر اضافه کرده است |
| فضای ذخیرهسازی درایو استفاده شده (مگابایت) | کل فضای ذخیرهسازی درایو مورد استفاده کاربر |
| درایو - آخرین زمان فعال بودن | آخرین باری که کاربر از Drive استفاده کرد |
کلاس درس
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
| کلاس درس - آخرین زمان استفاده | آخرین باری که کاربر در Classroom اقدامی انجام داده است، مانند ایجاد، نمرهدهی، بازگرداندن یا ارسال کار، یا ارسال پست به جریان کلاس |
| کلاسهای ایجاد شده | تعداد کلاسهای ایجاد شده |
| پستهای ایجاد شده | تعداد کل پستهای ایجاد شده توسط معلمان و دانشآموزان |
مرحله ۳: سفارشیسازی دادهها در گزارش
- گزارش خود را همانطور که در بالا توضیح داده شد باز کنید.
- روی تنظیمات کلیک کنید
. - (اختیاری) برای افزودن ستون به نمودار، در کنار «افزودن ستون جدید» ، روی پیکان رو به پایین کلیک کنید.
و از لیست گزینهها را انتخاب کنید. - (اختیاری) برای حذف یک مورد از نمودار، در کنار آن مورد، روی «حذف» کلیک کنید
. - (اختیاری) برای تغییر ترتیب ستونها، یک مورد را بکشید و به موقعیت جدید رها کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
مرحله ۴: فیلتر کردن دادهها و خروجی گرفتن از گزارش
فیلتر بر اساس کاربر یا فعالیت
شما میتوانید گزارش خود را محدود کنید تا کاربران یا رویدادهای خاص را نشان دهید. برای مثال، میتوانید فیلتری ایجاد کنید تا همه کاربرانی را که از تأیید هویت دو مرحلهای استفاده میکنند پیدا کنید. یا میتوانید فیلتری ایجاد کنید تا افرادی را که لینکهای خارجی زیادی به اشتراک میگذارند، فهرست کنید.
- گزارش را همانطور که در مرحله 1 در بالا توضیح داده شد، باز کنید.
- در بالای گزارش، روی «افزودن فیلتر» کلیک کنید.
- روی یکی از فیلترهای لیست کلیک کنید، معیارها را وارد کنید و روی اعمال کلیک کنید.
فیلتر بر اساس واحد سازمانی
شما میتوانید بر اساس واحد سازمانی فیلتر کنید تا آمار بین سازمانهای زیرمجموعه در یک دامنه را مقایسه کنید.
- گزارش خود را همانطور که در بالا توضیح داده شد باز کنید.
- در بالای گزارش، روی واحد سازمانی کلیک کنید یک واحد از لیست انتخاب کنید.
- روی اعمال کلیک کنید.
شما فقط میتوانید سلسله مراتب سازمانی فعلی را فیلتر کنید، حتی هنگام جستجوی دادههای قدیمیتر. دادههای قبل از 20 دسامبر 2018 در نتایج فیلتر شده ظاهر نمیشوند.
فیلتر بر اساس گروه
همچنین میتوانید دادههای گزارش خود را بر اساس گروه فیلتر کنید. قبل از اینکه گروهی در این فیلتر ظاهر شود، باید آن گروه را به لیست مجاز گروههای فیلترینگ خود اضافه کنید.
برای جزئیات بیشتر در مورد استفاده از فیلترهای گروهی، به فیلتر کردن نتایج بر اساس گروه گوگل مراجعه کنید.
مرحله ۱: یک گروه به لیست مجاز گروههای فیلترینگ خود اضافه کنید:
- گزارش خود را همانطور که در بالا توضیح داده شد باز کنید.
- در بالای گزارش، روی فیلتر گروه کلیک کنید .
- روی فیلتر کردن گروهها کلیک کنید.
صفحه فیلتر کردن گروهها نمایش داده میشود. - روی افزودن گروهها کلیک کنید.
- با وارد کردن چند کاراکتر اول نام یا آدرس ایمیل یک گروه، آن را جستجو کنید. وقتی گروه مورد نظر خود را مشاهده کردید، آن را انتخاب کنید.
- (اختیاری) برای افزودن گروه دیگر، گروه را جستجو و انتخاب کنید.
- وقتی انتخاب گروهها تمام شد، روی «افزودن» کلیک کنید.
- (اختیاری) برای حذف گروه، روی «حذف گروه» کلیک کنید .
- روی ذخیره کلیک کنید.
تغییرات میتوانند تا ۲۴ ساعت طول بکشند اما معمولاً سریعتر اتفاق میافتند. اطلاعات بیشتر
مرحله ۲: فیلتر کردن گزارش حسابرسی بر اساس گروه
- گزارش خود را همانطور که در بالا توضیح داده شد باز کنید.
- در بالای گزارش، روی فیلتر گروه کلیک کنید .
- یک یا چند گروه را انتخاب کنید و روی «اعمال» کلیک کنید.
نمایش دادهها برای یک تاریخ خاص
دادههای گزارش خود را صادر کنید
میتوانید دادههای گزارش خود را به یک Google Sheet صادر کنید یا آن را به عنوان یک فایل CSV دانلود کنید.
- گزارش خود را همانطور که در مرحله 1 در بالا توضیح داده شد، باز کنید.
- (اختیاری) دادههایی را که قرار است در خروجی شما لحاظ شوند، همانطور که در مرحله ۳ در بالا توضیح داده شد، تغییر دهید.
- در گزارش، روی «دانلود» کلیک کنید
. - ستونهای مورد نظر و قالب گزارش را انتخاب کنید.
- روی دانلود کلیک کنید.
شما میتوانید تا ۱۰۰۰۰۰ ردیف را صادر کنید.
دادههایی که میبینم چقدر قدیمی هستند؟
شما دادههای کامل تا به امروز را مشاهده نخواهید کرد. در عوض، زیر عنوان نمودار، آخرین تاریخ دادههای ستون را مشاهده خواهید کرد. جدول زیر نمودار، دادههای ۱ روزه را برای آخرین تاریخ نشان میدهد.
گاهی اوقات، علامت ستاره "*" را در کنار نام ستون مشاهده خواهید کرد. این علامت ستاره نشان میدهد که دادههای این ستون خاص ممکن است در مقایسه با دادههای ستونهای دیگر قدیمی باشند.
برای جزئیات بیشتر در مورد زمان در دسترس قرار گرفتن دادهها و مدت زمان نگهداری آنها، به بخش «نگهداری دادهها و زمانهای تأخیر» مراجعه کنید.