Som administratör för din organisation kan du skapa en samlad vy över användarstatus och kontoaktivitet. Under Användarrapporter innehåller kontorapporten information om användarnas kontostatus, som tvåstegsverifiering och lösenordsstyrka. Beroende på din Google Workspace-utgåva visar den även användardata relaterade till Google Drive, Gmail och Classroom.
Steg 1: Öppna kontorapporten
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Rapportering Användarrapporter Konton .Kräver administratörsrättigheten Rapporter .
Steg 2: Granska informationen
Kontorapporten baseras på följande användardata.
Obs! Beroende på vilken Google Workspace-utgåva du har kanske du inte har åtkomst till vissa aktivitetsrapporter.
Allmän
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Användare | Användarnamn |
| Användarkontostatus | Användarens kontostatus ( Aktiv , Blockerad eller Avstängd )
Obs ! Statusen för aktivt användarkonto inkluderar användare som har tagits bort automatiskt. |
| Registrering för tvåstegsverifiering | Om användaren är registrerad för tvåstegsverifiering |
| Tillämpning av tvåstegsverifiering | Om användaren måste vara registrerad för tvåstegsverifiering |
| Skydd mot tvåstegsverifiering | Listar om användarens konto för närvarande är skyddat av tvåstegsverifiering eller en säker inloggningsmetod, till exempel en lösenkod.
|
| Efterlevnad av lösenordslängd | Huruvida användaren följer eller inte följer kraven för lösenordslängd. För instruktioner om hur du ställer in lösenordskrav, gå till Tillämpa och övervaka användarnas lösenordskrav. |
| Lösenordsstyrka | Om användaren har ett starkt eller svagt lösenord baserat på de lösenordskrav som en administratör har ställt in. För instruktioner om hur du ställer in lösenordskrav, gå till Tillämpa och övervaka användarnas lösenordskrav. |
| Externa appar | Antal externa appar (appar som inte kommer från Google) som användaren har installerat på din domän Obs! Om du vill visa programnamn för varje användare och återkalla åtkomst för externa appar går du till Hantera en användares säkerhetsinställningar. |
| Åtkomst till mindre säkra appar | Om användaren har möjlighet att blockera eller tillåta ( Tillåten eller Nekad ) åtkomst till sina egna konton för mindre säkra appar. |
| Administratörsdefinierat namn | Användarnamn som tilldelats av administratören |
| Status för profilnamn | Om användaren har ändrat sitt profilnamn eller lämnat det oförändrat |
| Använt lagringsutrymme för foton (MB) | Totalt lagringsutrymme för foton som används av användaren |
| Totalt använt lagringsutrymme (MB) | Totalt lagringsutrymme som används av användaren |
| Använt lagringsutrymme (%) | Lagringsutrymme som används av användaren i procent |
Gmail
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Totalt antal e-postmeddelanden | Totalt antal Gmail-meddelanden som användaren har skickat och mottagit. Inkluderar e-postmeddelanden som skickats eller mottagits från tredjeparts SMTP-klienter med Gmails SMTP-servrar. |
| Mottagna e-postmeddelanden | Totalt antal Gmail-meddelanden som användaren har mottagit. Inkluderar e-postmeddelanden som mottagits från tredjeparts SMTP-klienter som använder Gmails SMTP-servrar. |
| Skickade e-postmeddelanden | Totalt antal Gmail-meddelanden som användaren har skickat. Inkluderar e-postmeddelanden som skickats av tredjeparts SMTP-klienter med Gmails SMTP-servrar. |
| Gmail (POP) - senast använda tidpunkt | Senast användaren använde en POP-e-postserver (Post Office Protocol) för att komma åt Gmail |
| Gmail (IMAP) - senast använda tidpunkt | Förra gången användaren använde en IMAP-e-postserver (Internet Message Access Protocol) för att komma åt Gmail |
| Gmail (webb) – senast använda tidpunkt | Senast använde användaren webbaserad Gmail. Observera att denna tidsstämpel inte är synkroniserad med tidsstämpeln för senaste inloggning. |
| Använt Gmail-lagringsutrymme (MB) | Totalt Gmail-lagringsutrymme som används av användaren |
Köra
De nya definitionerna av mätvärden inkluderar "tillagd". Detta mätvärde skiljer sig från tidigare mätvärden eftersom det räknas när "tillägg"-händelser inträffar. Tilläggshändelser inkluderar att skapa en fil, ladda upp, återställa papperskorgen eller överföra ägarskap. Denna aktivitet rapporteras oavsett objektets slutgiltiga tillstånd. Flera tilläggshändelser till samma fil ökar inte antalet.
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Offentlig | Antal filer som görs offentligt tillgängliga |
| Någon med länk | Antal Drive-filer som gjorts tillgängliga för alla med länken |
| Alla i domänen delar | Antal Drive-filer som delas med någon i domänen |
| Alla inom domänen med länkdelningar | Antal Drive-filer som delas med någon i domänen med länk |
| Utanför domänen | Antal Drive-filer som explicit delats med individer eller grupper utanför domänen |
| Delningar inom domänen | Antal Drive-filer som delas explicit med en användare eller grupp inom domänen |
| Privata aktier | Antal Drive-filer som inte delas alls |
| Google Kalkylark har tillagts | Antal kalkylblad tillagda i Drive |
| Google Teckningar tillagda | Antal tillagda Google Drawing-filer |
| Google Dokument har lagts till | Antal textdokument som lagts till i Drive |
| Google Presentationer tillagda | Antal presentationer tillagda i Drive |
| Google Formulär tillagda | Antal formulär tillagda i Drive |
| Andra typer tillagda | Antal filer som användaren har lagt till och som inte kommer från Google |
| Redigerade filer | Antal Drive-filer som användaren har redigerat |
| Filer som visats | Antal Drive-filer som användaren har visat |
| Filer tillagda | Antal Drive-filer som användaren har lagt till |
| Använt disklagringsutrymme (MB) | Totalt Drive-lagringsutrymme som används av användaren |
| Kör - senaste aktiva tid | Senast användaren använde Drive |
Klassrum
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Klassrum - senast använda tid | Förra gången användaren utförde en åtgärd i Classroom, till exempel skapa, betygsätta, lämna tillbaka eller lämna in arbete, eller publicera i klassflödet |
| Klasser skapade | Antal skapade klasser |
| Skapade inlägg | Totalt antal inlägg skapade av lärare och elever |
Steg 3: Anpassa informationen i rapporten
- Öppna din rapport enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Inställningar
. - (Valfritt) Om du vill lägga till kolumner i diagrammet klickar du på nedåtpilen bredvid Lägg till ny kolumn .
och välj alternativ från listan. - (Valfritt) Om du vill ta bort ett objekt från diagrammet klickar du på Ta bort bredvid objektet.
. - (Valfritt) Om du vill ordna om kolumner drar och släpper du ett objekt till en ny position.
- Klicka på Spara .
Steg 4: Filtrera data och exportera rapporten
Filtrera efter användare eller aktivitet
Du kan begränsa din rapport för att visa användare eller specifika händelser. Du kan till exempel skapa ett filter för att hitta alla användare som använder tvåstegsverifiering. Eller så kan du skapa ett filter för att lista personer som delar flera externa länkar.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- Klicka på Lägg till ett filter högst upp i rapporten.
- Klicka på ett av filtren i listan, ange kriterierna och klicka på Verkställ .
Filtrera efter organisationsenhet
Du kan filtrera efter organisationsenhet för att jämföra statistik mellan underorganisationer i en domän.
- Öppna din rapport enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Organisationsenhet högst upp i rapporten. välj en enhet från listan.
- Klicka på Verkställ .
Du kan bara filtrera den aktuella organisationshierarkin, även när du söker efter äldre data. Data före den 20 december 2018 kommer inte att visas i de filtrerade resultaten.
Filtrera efter grupp
Du kan också filtrera informationen i din rapport efter grupp. Innan en grupp visas i det här filtret måste du lägga till gruppen i din tillåtelselista för filtreringsgrupper.
Mer information om hur du använder gruppfilter finns i Filtrera resultat efter Google-grupp .
Steg 1: Lägg till en grupp i din tillåtelselista för filtrerande grupper:
- Öppna din rapport enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Gruppfilter högst upp i rapporten .
- Klicka på Filtrera grupper .
Sidan Filtreringsgrupper visas. - Klicka på Lägg till grupper .
- Sök efter en grupp genom att ange de första tecknen i dess namn eller e-postadress. När du ser önskad grupp markerar du den.
- (Valfritt) För att lägga till en annan grupp, sök efter och välj gruppen.
- När du är klar med att välja grupper klickar du på Lägg till .
- (Valfritt) För att ta bort en grupp, klicka på Ta bort grupp .
- Klicka på Spara .
Ändringar kan ta upp till 24 timmar men sker vanligtvis snabbare. Läs mer
Steg 2: Filtrera granskningsloggen efter grupp
- Öppna din rapport enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Gruppfilter högst upp i rapporten .
- Markera en eller flera grupper och klicka på Verkställ .
Visa data för ett visst datum
Exportera dina rapportdata
Du kan exportera dina rapportdata till ett Google Sheet eller ladda ner dem som en CSV-fil.
- Öppna din rapport enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- (Valfritt) Ändra de data som ska inkluderas i din export enligt beskrivningen i steg 3 ovan.
- Klicka på Ladda ner i rapporten
. - Välj vilka kolumner som ska inkluderas och rapportens format.
- Klicka på Ladda ner .
Du kan exportera upp till 100 000 rader.
Hur gammal är informationen jag ser?
Du kommer inte att se fullständig data fram till idag. Istället ser du det senaste datumet för kolumndata under grafrubriken. Tabellen under grafen visar 1-dagsdata för det senaste datumet.
Ibland ser du en asterisk "*" bredvid ett kolumnnamn. Asterisken indikerar att informationen i just den här kolumnen kan vara inaktuell jämfört med informationen i andra kolumner.
För mer information om när data blir tillgängliga och hur länge de lagras, gå till Datalagring och fördröjningstider .