उपयोगकर्ताओं की रिपोर्ट: ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल

अपने उपयोगकर्ताओं के ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल से जुड़ी गतिविधि देखना

किसी एडमिन के तौर पर, ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट की मदद से, यह समझा जा सकता है कि आपके उपयोगकर्ता Google Workspace के ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल कैसे करते हैं. उपयोगकर्ता रिपोर्ट में, ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट में आपके उपयोगकर्ताओं की गतिविधि से जुड़ी जानकारी मिलती है. जैसे:

  • किसी तय अवधि में भेजे गए ईमेल.
  • उपयोगकर्ता कितनी फ़ाइलें बनाते और शेयर करते हैं.
  • किन उपयोगकर्ताओं के Drive स्टोरेज की सीमाएं पूरी होने वाली हैं.
  • अलग-अलग तरह के डिवाइसों से की गई खोज क्वेरी की संख्या.
  • आपके उपयोगकर्ता चैट में कितने मैसेज भेजते हैं और वे किस तरह के मैसेज भेज रहे हैं.

ध्यान दें: ऐप्लिकेशन के पासवर्ड का इस्तेमाल करके किए गए आईएमएपी लॉगिन की जानकारी लॉग नहीं की जाती.

पहला चरण: ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट खोलना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद रिपोर्टिंग इसके बाद उपयोगकर्ता रिपोर्ट इसके बाद ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास रिपोर्ट से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना ज़रूरी है.

दूसरा चरण: डेटा की समीक्षा करना

ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट, उपयोगकर्ता के इस डेटा पर आधारित होती है.

ध्यान दें: Google Workspace के वर्शन के हिसाब से, हो सकता है कि आपको गतिविधि की कुछ रिपोर्ट का ऐक्सेस न मिले.

सामान्य

ध्यान दें: हमेशा के लिए मिटाए गए डेटा (इसमें Vault में सेव किया गया डेटा भी शामिल है) को स्टोरेज कोटा में नहीं गिना जाता.

रिपोर्ट का कॉलम ब्यौरा
Gmail के लिए इस्तेमाल किया गया स्टोरेज (एमबी) Gmail के डेटा के लिए, उपयोगकर्ता ने जितने मेगाबाइट स्टोरेज का इस्तेमाल किया है
Drive के लिए इस्तेमाल किया गया स्टोरेज (एमबी) Drive के डेटा के लिए, उपयोगकर्ता ने जितने मेगाबाइट स्टोरेज का इस्तेमाल किया है
Photos के लिए इस्तेमाल किया गया स्टोरेज (एमबी) फ़ोटो के लिए, उपयोगकर्ता ने जितने मेगाबाइट स्टोरेज का इस्तेमाल किया है
इस्तेमाल किया गया कुल स्टोरेज (एमबी) उपयोगकर्ता ने जितने मेगाबाइट स्टोरेज का इस्तेमाल किया है
इस्तेमाल किया गया स्टोरेज (%) उपयोगकर्ता ने उपलब्ध स्टोरेज स्पेस का जितना प्रतिशत इस्तेमाल किया है

Gmail

रिपोर्ट का कॉलम ब्यौरा
कुल ईमेल उपयोगकर्ता ने Gmail से जितने मैसेज भेजे और जितने मैसेज मिले उनकी कुल संख्या. इसमें, Gmail के एसएमटीपी सर्वर का इस्तेमाल करके, तीसरे पक्ष के एसएमटीपी क्लाइंट से भेजे या मिले ईमेल शामिल हैं.
मिले ईमेल उपयोगकर्ता को Gmail के जितने मैसेज मिले उनकी कुल संख्या. इसमें, Gmail के एसएमटीपी सर्वर का इस्तेमाल करके, तीसरे पक्ष के एसएमटीपी क्लाइंट से मिले ईमेल शामिल हैं.
भेजे गए ईमेल उपयोगकर्ता ने Gmail के जितने मैसेज भेजे उनकी कुल संख्या. इसमें, Gmail के एसएमटीपी सर्वर का इस्तेमाल करके, तीसरे पक्ष के एसएमटीपी क्लाइंट से भेजे गए ईमेल शामिल हैं.
Gmail (आईएमएपी) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय पिछली बार, उपयोगकर्ता ने Gmail को ऐक्सेस करने के लिए, इंटरनेट मैसेज ऐक्सेस प्रोटोकॉल (आईएमएपी) का इस्तेमाल कब किया था
Gmail (पॉप) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय पिछली बार, उपयोगकर्ता ने Gmail को ऐक्सेस करने के लिए, पोस्ट ऑफ़िस प्रोटोकॉल (पॉप) का इस्तेमाल कब किया था
Gmail (वेब) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय पिछली बार, उपयोगकर्ता ने वेब पर आधारित Gmail का इस्तेमाल कब किया था. ध्यान दें कि यह टाइमस्टैंप, पिछली बार लॉग इन करने के टाइमस्टैंप के साथ सिंक नहीं होता.

Drive

ध्यान दें: Drive के लिए उपयोगकर्ता रिपोर्ट में, शेयर की गई ड्राइव में किए गए बदलाव शामिल नहीं होते. साथ ही, इनमें Cloud Identity Free या Cloud Identity Premium लाइसेंस वाले उपयोगकर्ताओं का डेटा भी शामिल नहीं होता.

रिपोर्ट का कॉलम ब्यौरा

Drive - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय

 सक्रिय उपयोगकर्ताओं की संख्या, जो पूरे महीने के लिए कुल मिलाकर दिखाई जाती है. उपयोगकर्ताओं की सूची में, Drive - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय कॉलम में यह दिखता है कि किसी उपयोगकर्ता ने पिछली बार Drive को कब ऐक्सेस किया था
जोड़ी गई फ़ाइलें उपयोगकर्ता ने Drive में जितनी फ़ाइलें जोड़ी हैं उनकी संख्या. इसमें, फ़ाइल बनाना या अपलोड करना, मालिकाना हक ट्रांसफ़र करना या ट्रैश से फ़ाइल को वापस लाना शामिल हो सकता है

ध्यान दें: एक ही फ़ाइल पर कई कार्रवाइयां करने से, संख्या नहीं बढ़ती
बदलाव की गई फ़ाइलें उपयोगकर्ता ने Drive की जितनी फ़ाइलों में बदलाव किया है उनकी संख्या
देखी गई फ़ाइलें उपयोगकर्ता ने Drive की जितनी फ़ाइलें देखी हैं उनकी संख्या
Google Forms को जोड़ा गया Drive में जोड़े गए फ़ॉर्म की संख्या
Google Slides को जोड़ा गया Drive में जोड़े गए प्रज़ेंटेशन की संख्या
Google Sheets को जोड़ा गया Drive में जोड़ी गई स्प्रेडशीट की संख्या
Google Drawings को जोड़ा गया Google Drawings की जितनी फ़ाइलें जोड़ी गई हैं उनकी संख्या
Google Docs को जोड़ा गया Drive में जोड़े गए टेक्स्ट दस्तावेज़ों की संख्या
दूसरे प्रकार जोड़े गए उपयोगकर्ता ने Google के अलावा अन्य प्लैटफ़ॉर्म की जितनी फ़ाइलें जोड़ी हैं उनकी संख्या

Classroom

रिपोर्ट का कॉलम ब्यौरा
Classroom - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय पिछली बार, उपयोगकर्ता ने Classroom का इस्तेमाल कब किया था
बनाई गई कक्षाएं बनाई गई कक्षाओं की संख्या
बनाई गई पोस्ट शिक्षकों और छात्र-छात्राओं ने कुल मिलाकर जितनी पोस्ट बनाई हैं उनकी संख्या

ध्यान दें: ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट में Cloud Search के कॉलम में, आपके डोमेन में की गई खोज क्वेरी की संख्या दिखती है.

रिपोर्ट का कॉलम ब्यौरा
खोज क्वेरी Cloud Search में की गई खोज क्वेरी की कुल संख्या
वेब पर की गई खोज क्वेरी वेब ब्राउज़र से की गई खोज क्वेरी की कुल संख्या. इसमें, कंप्यूटर और मोबाइल डिवाइस शामिल हैं
Android से की गई खोज क्वेरी Android ऐप्लिकेशन से की गई खोज क्वेरी की कुल संख्या
iOS से की गई खोज क्वेरी iPhone या iPad के लिए बने मोबाइल ऐप्लिकेशन से की गई खोज क्वेरी की कुल संख्या

Google Chat

रिपोर्ट का कॉलम ब्यौरा
पिछले 28 दिनों में चैट मैसेज या प्रतिक्रियाओं की संख्या पिछले 28 दिनों में भेजे गए मैसेज या उन पर दी गई प्रतिक्रियाओं की कुल संख्या
पिछले 28 दिनों में Chat में अपलोड किए गए अटैचमेंट की संख्या पिछले 28 दिनों में, Chat में की गई बातचीत में अपलोड किए गए अटैचमेंट की कुल संख्या
पिछले 28 दिनों में बनाए गए चैट स्पेस की संख्या पिछले 28 दिनों में बनाए गए स्पेस की कुल संख्या
पिछले 28 दिनों में Chat में पढ़ी गई बातचीत की संख्या पिछले 28 दिनों में, उपयोगकर्ता ने मैसेज वाली जितनी बातचीत पढ़ी है उनकी कुल संख्या

तीसरा चरण: रिपोर्ट में डेटा को पसंद के मुताबिक बनाना

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. सेटिंग पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) चार्ट में कॉलम जोड़ने के लिए, नया कॉलम जोड़ें के बगल में मौजूद, डाउन ऐरो पर क्लिक करें और सूची में से विकल्प चुनें.
  4. (ज़रूरी नहीं) चार्ट से कोई आइटम हटाने के लिए, उस आइटम के बगल में मौजूद, हटाएं पर क्लिक करें.
  5. (ज़रूरी नहीं) कॉलम का क्रम बदलने के लिए, किसी आइटम को खींचकर नई जगह पर छोड़ें.
  6. सेव करें पर क्लिक करें.

चौथा चरण: डेटा फ़िल्टर करना और रिपोर्ट एक्सपोर्ट करना

उपयोगकर्ता या गतिविधि के हिसाब से फ़िल्टर करना

रिपोर्ट को सीमित करके, उसमें उपयोगकर्ताओं या खास इवेंट का डेटा दिखाया जा सकता है. उदाहरण के लिए, दो चरणों में पुष्टि की सुविधा का इस्तेमाल करने वाले सभी उपयोगकर्ताओं को ढूंढने के लिए, फ़िल्टर बनाया जा सकता है. इसके अलावा, ऐसे लोगों की सूची बनाने के लिए फ़िल्टर बनाया जा सकता है जो कई बाहरी लिंक शेयर करते हैं.

  1. ऊपर दिए गए पहले चरण में बताए गए तरीके से रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें.
  3. अपने फ़िल्टर के लिए ज़रूरी शर्तें चुनकर डालें. अगर इसका इस्तेमाल करना ज़रूरी है, तो लागू करें पर क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, इवेंट का नाम चुनें. इसके बाद, कोई इवेंट चुनें, ताकि यह देखा जा सके कि वह इवेंट कितनी बार हुआ है

संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर करना

एक ही डोमेन में मौजूद अलग-अलग संगठनों के आंकड़ों की तुलना करने के लिए, संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.

  1. ऊपर दिए गए पहले चरण में बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, संगठन की इकाई इसके बाद पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची में से कोई इकाई चुनें.
  3. लागू करें पर क्लिक करें.

पुराना डेटा ढूंढते समय भी, सिर्फ़ मौजूदा संगठन के क्रम को फ़िल्टर किया जा सकता है. फ़िल्टर किए गए नतीजों में, 20 दिसंबर, 2018 से पहले का डेटा नहीं दिखता.

ग्रुप के हिसाब से फ़िल्टर करना

रिपोर्ट में मौजूद डेटा को ग्रुप के हिसाब से भी फ़िल्टर किया जा सकता है. इससे पहले कि कोई ग्रुप इस फ़िल्टर में दिखे, आपको उस ग्रुप को फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप की अनुमति वाली सूची में जोड़ना होगा.

ग्रुप फ़िल्टर का इस्तेमाल करने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, Google Group के हिसाब से नतीजों को फ़िल्टर करना लेख पढ़ें.

पहला चरण: किसी ग्रुप को, फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप की अनुमति वाली सूची में जोड़ना:

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर पर क्लिक करें.
  3. फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप पर क्लिक करें.
    इसके बाद, फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप पेज दिखेगा.
  4. ग्रुप जोड़ें पर क्लिक करें.
  5. किसी ग्रुप को खोजने के लिए, उसके नाम या ईमेल पते के शुरुआती कुछ वर्ण डालें. अपनी पसंद का ग्रुप दिखने पर, उसे चुनें.
  6. (ज़रूरी नहीं) कोई दूसरा ग्रुप जोड़ने के लिए, उसे खोजें और चुनें.
  7. ग्रुप चुनने के बाद, जोड़ें पर क्लिक करें.
  8. (ज़रूरी नहीं) किसी ग्रुप को हटाने के लिए, ग्रुप हटाएं पर क्लिक करें.
  9. सेव करें पर क्लिक करें.
    बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते है, लेकिन आम तौर पर इससे कम समय ही लगता है. ज़्यादा जानें

दूसरा चरण: ग्रुप के हिसाब से ऑडिट लॉग फ़िल्टर करना

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर पर क्लिक करें.
  3. एक या एक से ज़्यादा ग्रुप चुनें और लागू करें पर क्लिक करें.

किसी खास तारीख का डेटा दिखाना

तारीख के हिसाब से देखें पर क्लिक करें. इसके बाद, तारीख चुनने वाले टूल का इस्तेमाल करके, किसी खास तारीख का डेटा दिखाएं. इसके अलावा, हर ऐप्लिकेशन के लिए उपलब्ध सबसे नया डेटा दिखाने के लिए, यह विकल्प चुनें. ज़्यादातर मेट्रिक में पिछले छह महीनों का डेटा उपलब्ध होता है. हालांकि, कुछ मेट्रिक में इससे कम समय का डेटा उपलब्ध होता है.

रिपोर्ट का डेटा एक्सपोर्ट करना

रिपोर्ट का डेटा, Google Sheet में एक्सपोर्ट किया जा सकता है. इसके अलावा, इसे CSV फ़ाइल के तौर पर डाउनलोड भी किया जा सकता है.

  1. ऊपर दिए गए पहले चरण में बताए गए तरीके से रिपोर्ट खोलें.
  2. (ज़रूरी नहीं) एक्सपोर्ट किए जाने वाले डेटा में बदलाव करने के लिए, ऊपर दिए गए तीसरे चरण में बताया गया तरीका अपनाएं.
  3. रिपोर्ट में, डाउनलोड करें पर क्लिक करें.
  4. चुनें कि कौनसे कॉलम शामिल करने हैं और रिपोर्ट का फ़ॉर्मैट क्या रखना है.
  5. डाउनलोड करें पर क्लिक करें.

ज़्यादा से ज़्यादा 1,00,000 लाइनें एक्सपोर्ट की जा सकती हैं.

मुझे जो डेटा दिख रहा है वह कितना पुराना है?

आपको आज तक का पूरा डेटा नहीं दिखेगा. इसके बजाय, ग्राफ़ के हेडिंग में आपको कॉलम के डेटा की सबसे नई तारीख दिखेगी. ग्राफ़ के नीचे मौजूद टेबल में, सबसे नई तारीख का एक दिन का डेटा दिखता है.

कभी-कभी, आपको किसी कॉलम के नाम के बगल में तारा चिह्न "*" दिखेगा. तारा चिह्न से पता चलता है कि इस कॉलम में मौजूद डेटा, अन्य कॉलम में मौजूद डेटा की तुलना में पुराना हो सकता है.

डेटा कब उपलब्ध होता है और इसे कितने समय तक सेव रखा जाता है, इस बारे में ज़्यादा जानने के लिए, डेटा के रखरखाव और डेटा दिखने में लगने वाला समय लेख पढ़ें.


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