Báo cáo về người dùng: Mức sử dụng ứng dụng

Xem hoạt động sử dụng ứng dụng của người dùng

Là quản trị viên, bạn có thể sử dụng báo cáo Mức sử dụng ứng dụng để hiểu rõ cách người dùng sử dụng các ứng dụng của Google Workspace. Trong mục Báo cáo người dùng, báo cáo Mức sử dụng ứng dụng cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến hoạt động của người dùng, chẳng hạn như:

  • Email được gửi trong một khoảng thời gian cụ thể.
  • Số lượng tệp mà người dùng tạo và chia sẻ.
  • Những người dùng sắp hết hạn mức bộ nhớ trên Drive.
  • Số lượng cụm từ tìm kiếm trên nhiều loại thiết bị.
  • Số lượng tin nhắn trò chuyện mà người dùng gửi và loại tin nhắn họ đang gửi.

Lưu ý: Hệ thống không ghi lại các lượt đăng nhập IMAP bằng Mật khẩu ứng dụng.

Bước 1: Mở báo cáo về mức sử dụng ứng dụng

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Báo cáo sau đóBáo cáo về người dùng sau đóMức sử dụng ứng dụng.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Báo cáo.

Bước 2: Xem xét dữ liệu

Báo cáo Mức sử dụng ứng dụng dựa trên dữ liệu người dùng sau đây.

Lưu ý: Tuỳ thuộc vào phiên bản Google Workspace bạn sử dụng, bạn có thể không có quyền truy cập vào một số báo cáo hoạt động.

Giải pháp chung

Lưu ý: Dữ liệu bị xoá vĩnh viễn (kể cả dữ liệu được giữ lại trong Vault) không tính vào hạn mức bộ nhớ.

Cột báo cáo Mô tả
Dung lượng lưu trữ đã dùng trên Gmail (MB) Số megabyte dung lượng lưu trữ mà người dùng đã dùng cho dữ liệu trên Gmail
Dung lượng lưu trữ đã dùng trên Drive (MB) Số megabyte dung lượng lưu trữ mà người dùng đã sử dụng cho dữ liệu trên Drive
Dung lượng lưu trữ đã dùng trên Photos (MB) Số megabyte dung lượng lưu trữ mà người dùng đã dùng cho ảnh
Tổng bộ nhớ đã dùng (MB) Số megabyte bộ nhớ mà người dùng đã sử dụng
Bộ nhớ đã dùng (%) Tỷ lệ phần trăm dung lượng lưu trữ còn trống mà người dùng đã sử dụng

Gmail

Cột báo cáo Mô tả
Tổng số email Tổng số thư trên Gmail mà người dùng đã gửi và nhận. Bao gồm email được gửi hoặc nhận từ các ứng dụng SMTP của bên thứ ba bằng máy chủ SMTP của Gmail.
Số email đã nhận Tổng số thư Gmail mà người dùng nhận được. Bao gồm những email nhận được từ các ứng dụng SMTP của bên thứ ba bằng máy chủ SMTP của Gmail.
Số email đã gửi Tổng số thư mà người dùng đã gửi qua Gmail. Bao gồm những email được gửi từ các ứng dụng SMTP của bên thứ ba bằng máy chủ SMTP của Gmail.
Gmail (IMAP) – Lần sử dụng gần đây nhất Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Giao thức truy cập thư trên Internet (IMAP) để truy cập vào Gmail
Gmail (POP) – Lần sử dụng gần đây nhất Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Giao thức bưu điện (POP) để truy cập vào Gmail
Gmail (Web) – Lần sử dụng gần đây nhất Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Gmail trên web. Xin lưu ý rằng dấu thời gian này không được đồng bộ hoá với dấu thời gian Lần đăng nhập gần đây nhất.

Drive

Lưu ý: Báo cáo người dùng cho Drive không bao gồm các thay đổi được thực hiện trong bộ nhớ dùng chung. Những báo cáo này cũng không bao gồm dữ liệu của người dùng có giấy phép Cloud Identity miễn phí hoặc Cloud Identity Premium.

Cột báo cáo Mô tả

Drive – thời gian hoạt động gần đây nhất

 Số người dùng đang hoạt động, được hiển thị theo số liệu tích luỹ trong suốt tháng. Trong danh sách người dùng, cột Drive – thời gian hoạt động gần đây nhất cho biết thời điểm gần đây nhất mà người dùng truy cập vào Drive
Đã thêm tệp Số lượng tệp trên Drive mà người dùng đã thêm, có thể bao gồm việc tạo hoặc tải tệp lên, chuyển quyền sở hữu hoặc khôi phục tệp từ thùng rác

Lưu ý: Nhiều thao tác trên cùng một tệp sẽ không làm tăng số lượt
Tệp đã chỉnh sửa Số lượng tệp trên Drive mà người dùng đã chỉnh sửa
Số tệp đã xem Số lượng tệp trên Drive mà người dùng đã xem
Số biểu mẫu (trên Google Biểu mẫu) đã thêm Số lượng biểu mẫu được thêm vào Drive
Số bản trình bày (trên Google Trang trình bày) đã thêm Số lượng bản trình bày được thêm vào Drive
Số bảng tính (trên Google Trang tính) đã thêm Số bảng tính đã thêm vào Drive
Số bản vẽ Google đã thêm Số tệp Google Bản vẽ đã thêm
Số tài liệu (trên Google Tài liệu) đã thêm Số lượng tài liệu văn bản được thêm vào Drive
Số loại khác đã thêm Số lượng tệp không phải của Google mà người dùng đã thêm

Lớp học

Cột báo cáo Mô tả
Lớp học – Lần sử dụng gần đây nhất Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Lớp học
Số lớp học đã tạo Số lớp học đã tạo
Số bài đăng đã tạo Tổng số bài đăng do giáo viên và học viên tạo

Lưu ý: Các cột Cloud Search trong báo cáo Mức sử dụng ứng dụng cho biết số lượng cụm từ tìm kiếm trong miền của bạn.

Cột báo cáo Mô tả
Cụm từ tìm kiếm Tổng số cụm từ tìm kiếm trong Cloud Search
Cụm từ tìm kiếm trên web Tổng số cụm từ tìm kiếm từ trình duyệt web, bao gồm cả máy tính và thiết bị di động
Số cụm từ tìm kiếm trên Android Tổng số cụm từ tìm kiếm từ ứng dụng Android
Số cụm từ tìm kiếm trên iOS Tổng số cụm từ tìm kiếm từ ứng dụng di động dành cho iPhone hoặc iPad

Google Chat

Cột báo cáo Mô tả
Số tin nhắn hoặc lượt thể hiện cảm xúc trong cuộc trò chuyện, 28 ngày vừa qua Tổng số tin nhắn đã gửi hoặc đã thể hiện cảm xúc trong 28 ngày qua
Tệp đính kèm đã tải lên trong cuộc trò chuyện, 28 ngày vừa qua Tổng số tệp đính kèm đã tải lên trong các cuộc trò chuyện trên Chat trong 28 ngày qua
Số không gian đã tạo trong 28 ngày vừa qua Tổng số không gian được tạo trong 28 ngày qua
Số cuộc trò chuyện đã đọc, 28 ngày vừa qua Tổng số cuộc trò chuyện có tin nhắn mà người dùng đã đọc trong 28 ngày qua

Bước 3: Tuỳ chỉnh dữ liệu trong báo cáo

  1. Mở báo cáo theo mô tả ở trên.
  2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt .
  3. (Không bắt buộc) Để thêm cột vào biểu đồ, bên cạnh phần Thêm cột mới, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống rồi chọn các lựa chọn trong danh sách.
  4. (Không bắt buộc) Để xoá một mục khỏi biểu đồ, bên cạnh mục đó, hãy nhấp vào biểu tượng Xoá .
  5. (Không bắt buộc) Để sắp xếp lại các cột, hãy kéo và thả một mục vào vị trí mới.
  6. Nhấp vào Lưu.

Bước 4: Lọc dữ liệu và xuất báo cáo

Lọc theo người dùng hoặc hoạt động

Bạn có thể thu hẹp phạm vi báo cáo để chỉ hiển thị người dùng hoặc các sự kiện cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo bộ lọc để tìm tất cả người dùng đang sử dụng tính năng Xác minh 2 bước. Hoặc bạn có thể tạo bộ lọc để liệt kê những người chia sẻ nhiều đường liên kết bên ngoài.

  1. Mở báo cáo như mô tả trong Bước 1 ở trên.
  2. Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc.
  3. Chọn và nhập tiêu chí cho bộ lọc của bạn, rồi nhấp vào Áp dụng nếu cần.

    Ví dụ: chọn Tên sự kiện rồi chọn một sự kiện để xem các mục nhập nhật ký cho mỗi lần sự kiện đó diễn ra

Lọc theo đơn vị tổ chức

Để so sánh số liệu thống kê giữa các đơn vị tổ chức trong một miền, bạn có thể lọc theo đơn vị tổ chức.

  1. Mở báo cáo như mô tả trong Bước 1 ở trên.
  2. Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Đơn vị tổ chức sau đóchọn một đơn vị trong danh sách.
  3. Nhấp vào Áp dụng.

Bạn chỉ có thể lọc hệ thống phân cấp tổ chức hiện tại, ngay cả khi tìm kiếm dữ liệu cũ. Dữ liệu trước ngày 20 tháng 12 năm 2018 sẽ không xuất hiện trong kết quả được lọc.

Lọc theo nhóm

Bạn cũng có thể lọc dữ liệu trong báo cáo theo nhóm. Để một nhóm xuất hiện trong bộ lọc này, bạn cần thêm nhóm đó vào danh sách cho phép lọc theo nhóm.

Để biết thông tin chi tiết về cách sử dụng bộ lọc nhóm, hãy xem phần Lọc kết quả theo Nhóm trên Google.

Bước 1: Thêm một nhóm vào danh sách cho phép lọc theo nhóm:

  1. Mở báo cáo theo mô tả ở trên.
  2. Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Bộ lọc nhóm .
  3. Nhấp vào Nhóm lọc.
    Trang Lọc theo nhóm sẽ xuất hiện.
  4. Nhấp vào Thêm nhóm.
  5. Tìm một nhóm bằng cách nhập vài ký tự đầu tiên trong tên hoặc địa chỉ email của nhóm đó. Khi thấy nhóm mà bạn muốn, hãy chọn nhóm đó.
  6. (Không bắt buộc) Để thêm một nhóm khác, hãy tìm và chọn nhóm đó.
  7. Khi bạn chọn xong nhóm, hãy nhấp vào Thêm.
  8. (Không bắt buộc) Để xoá một nhóm, hãy nhấp vào Xoá nhóm .
  9. Nhấp vào Lưu.
    Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Bước 2: Lọc nhật ký kiểm tra theo nhóm

  1. Mở báo cáo theo mô tả ở trên.
  2. Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Bộ lọc nhóm .
  3. Chọn một hoặc nhiều nhóm rồi nhấp vào Áp dụng.

Hiển thị dữ liệu cho một ngày cụ thể

Nhấp vào Xem theo ngày rồi dùng bộ chọn ngày để hiện dữ liệu cho một ngày cụ thể, hoặc chọn hiện dữ liệu mới nhất có sẵn cho từng ứng dụng. Nhiều chỉ số có sẵn trong 6 tháng qua, mặc dù một số chỉ số có sẵn trong thời gian ngắn hơn.

Xuất dữ liệu báo cáo

Bạn có thể xuất dữ liệu báo cáo sang Google Trang tính hoặc tải xuống dưới dạng tệp CSV.

  1. Mở báo cáo như mô tả trong Bước 1 ở trên.
  2. (Không bắt buộc) Thay đổi dữ liệu sẽ được đưa vào tệp xuất như mô tả trong Bước 3 ở trên.
  3. Trên báo cáo, hãy nhấp vào biểu tượng Tải xuống .
  4. Chọn những cột bạn muốn thêm và định dạng của báo cáo.
  5. Nhấp vào Tải xuống.

Bạn có thể xuất tối đa 100.000 hàng.

Dữ liệu tôi đang xem có từ bao giờ?

Bạn sẽ không thấy dữ liệu đầy đủ cho đến ngày hiện tại. Thay vào đó, bạn sẽ thấy ngày mới nhất của dữ liệu cột trong phần tiêu đề biểu đồ. Bảng bên dưới biểu đồ cho thấy dữ liệu trong 1 ngày của ngày gần đây nhất.

Đôi khi, bạn sẽ thấy dấu hoa thị "*" bên cạnh tên cột. Dấu hoa thị cho biết dữ liệu trong cột cụ thể này có thể đã cũ so với dữ liệu trong các cột khác.

Để biết thông tin chi tiết về thời điểm dữ liệu có sẵn và khoảng thời gian dữ liệu được giữ lại, hãy xem bài viết Thời gian giữ lại dữ liệu và độ trễ.


Google, Google Workspace cũng như các nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là các nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.