Personnaliser les paramètres de service à l'aide de groupes de configuration

Vous pouvez créer un groupe de configuration spécifique ou utiliser un groupe existant.

Vous devez créer votre groupe de l'une des manières suivantes :

• Dans la console d'administration Google
• Utiliser Google Cloud Directory Sync
• Utiliser l'API Directory

Important : Les groupes créés dans Google Groupes ne peuvent pas être utilisés en tant que groupes de configuration. Pour vérifier comment un groupe a été créé, utilisez l'API Groups.

Pour être utilisé comme groupe de configuration, un groupe dynamique doit comporter le libellé de sécurité.

Si votre groupe répond aux critères ci-dessus, il sera disponible lorsque vous appliquerez un paramètre à un groupe.

Vous devez disposer des droits d'administrateur "Groupes", "Unités organisationnelles" (organisation racine) et "Paramètres du service".

Vous n'appliquez des paramètres à des groupes de configurationque dans la console d'administration, et non dans les API.

1. Dans la console d'administration, accédez à la page des paramètres de l'application.
2. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez modifier.
   Voici par exemple les paramètres YouTube de votre organisation racine :
   
   
3. Sur la gauche, cliquez sur Groupes.
    Tous les groupes de configuration existants sont répertoriés par ordre de priorité.
4. Cliquez sur Rechercher un groupe. Saisissez l'adresse d'un groupe (et non son nom), puis sélectionnez-le.
   • Commencez par ajouter vos groupes de configuration en démarrant par la priorité la plus haute et en terminant par la plus basse. Lorsque vous ajoutez un groupe, attribuez-lui la priorité la plus basse.
   • Si vous ne trouvez pas votre groupe, il a peut-être été créé dans Google Groupes ou il s'agit d'un groupe dynamique ne disposant pas d'un libellé de sécurité.
5. Choisissez les paramètres de votre groupe de configuration.
    Par défaut, un nouveau groupe possède les paramètres de votre unité organisationnelle racine.
   
   
   

   Pour les organisations possédant plusieurs types de licences : si vous possédez des licences pour une édition qui n'inclut pas un paramètre spécifique, un drapeau  s'affiche à côté des paramètres d'un groupe. Ce drapeau s'affiche, que le groupe contienne ou non des utilisateurs n'ayant pas la licence requise.

6. Activez ou désactivez le groupe de configuration.
   • Activé : cliquez sur Enregistrer.
      Les paramètres s'appliquent aux membres du groupe de configuration. Pour fermer le panneau, cliquez sur Annuler.
   • Désactivé : dans le panneau "Groupes", cliquez sur Non défini ou Supprimer  (cliquer sur Annuler ne permet pas de supprimer le groupe).
7. Modifiez la priorité du groupe en le faisant glisser vers le haut ou vers le bas.
   • Pour attribuer une priorité 1 à un groupe : faites-le glisser jusqu'à la priorité 2, puis faites glisser la priorité actuelle 1 en dessous. Vous pouvez également saisir un chiffre dans la zone de priorité ou cliquer sur les flèches situées à côté.
   • Si vous possédez moins de quatre groupes : lorsque vous réorganisez des groupes contenant les mêmes comptes utilisateur, ceux-ci obtiennent les paramètres de leur groupe à la priorité la plus haute. L'alerte suivante peut s'afficher :
     
     "Vous pouvez associer plusieurs règles aux mêmes utilisateurs."
     
     Il s'agit d'une alerte générale qui apparaît si vous ajoutez, supprimez ou modifiez la priorité de n'importe quel groupe de configuration, même si les groupes ne contiennent pas les mêmes comptes utilisateur.

Vous pouvez vérifier si un utilisateur dispose du paramètre souhaité.

Vous devez disposer des droits d'administrateur "Groupes", "Unités organisationnelles" (organisation racine) et "Paramètres du service".

1. Dans la console d'administration, accédez à la page des paramètres de l'application.
2. En haut à gauche, cliquez sur Utilisateurs.
3. Cliquez sur Sélectionner un utilisateur, puis recherchez son adresse, et non son nom.
4. Sélectionnez l'utilisateur pour afficher ses paramètres. Sous le nom du paramètre, vous pouvez cliquer sur le groupe de configuration ou l'unité organisationnelle ayant déterminé les paramètres de l'utilisateur.

L'événement Modification des priorités relatives aux groupes de paramètres d'application est consigné lorsque vous appliquez un groupe de configuration ou modifiez l'ordre de priorité. L'événement utilise également le nom du groupeplutôt que son adresse. Vous pouvez utiliser une convention de dénomination similaire pour le nom et les adresses de votre groupe.

Par exemple, appliquez la priorité de remplacement de groupe Associer tout le monde au paramètre "Partage par lien" Drive.

Lorsque vous modifiez la priorité des groupes, la liste d'événements les affiche dans leur nouvel ordre, de la priorité la plus basse à la plus haute.

La plupart des autres événements utilisent un format similaire pour les unités organisationnelles et les groupes de configuration. Le préfixe group_email permet d'identifier un groupe de configuration.

Par exemple, si vous remplacez des paramètres par une unité organisationnelle :

Application des paramètres à un groupe de configuration :

Pour les événements associés à des groupes de configuration, votre unité organisationnelle racine est répertoriée en tant que org_unit_name.

Avant de créer ou d'appliquer des groupes de configuration, vous devez généralement faire correspondre vos groupes d'utilisateurs à leurs paramètres. Ils peuvent disposer d'autorisations différentes pour partager des fichiers Drive, par exemple.

Vous pouvez ensuite utiliser des groupes de configuration basés sur vos groupes d'utilisateurs ou vos paramètres utilisateur, ou sur une combinaison adaptée à votre organisation.

Option 1 : Utiliser des groupes de configuration basés sur des groupes d'utilisateurs

Utilisez vos groupes d'utilisateurs comme groupes de configuration. Personnalisez ensuite les paramètres pour chaque groupe de configuration. Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, vous devez définir le groupe déterminant ses paramètres (décrits ultérieurement dans Définir la priorité des groupes de configuration).

À l'aide des paramètres Drive, vous pouvez par exemple autoriser certains groupes d'utilisateurs à partager des fichiers en externe.

Appliquer des paramètres directement aux groupes d'utilisateurs constitue une bonne solution dans les cas suivants :

• Organisations comptant moins de 50 utilisateurs ou disposant d'un nombre limité de paramètres
  (vous n'avez pas besoin de créer d'autres groupes, et vous pouvez affiner les paramètres de chaque groupe).
• Tester un paramètre de service
• Applications utilisées par un groupe spécifique d'utilisateurs
• Groupes dynamiques, qui gèrent automatiquement l'appartenance aux groupes en fonction d'attributs utilisateur tels que l'emplacement ou le rôle.

Option 2 : Créer des groupes de configuration en fonction des paramètres utilisateur

Si vous gérez de nombreux paramètres ou utilisateurs, vous pouvez créer des groupes pour différents niveaux de paramètres.

Créez par exemple un groupe de configuration pour chaque niveau d'autorisations de partage Drive. Ajoutez ensuite vos groupes d'utilisateurs en tant que membres du groupe de configuration.

Le groupe de configuration fait office de conteneur pour les paramètres. Vous avez généralement moins de groupes de configuration à gérer et à hiérarchiser (comme décrit ci-dessous). Vous pouvez également gérer les utilisateurs et les appartenances à des groupes à l'aide de l'API Groups ou de Directory Sync.

Lorsqu'un utilisateur appartient à plusieurs groupes de configuration, vous devez définir le groupe qui détermine son paramètre en priorité.

Dans la console d'administration, les groupes sont répertoriés de la priorité la plus haute à la plus basse. Les paramètres du groupe ayant la priorité la plus haute s'appliquent aux comptes utilisateur.

Vous pouvez modifier la priorité d'un groupe de configuration en le déplaçant vers le haut ou le bas dans la liste des groupes. Vous pouvez définir un ordre de priorité uniquementdans la console d'administration, et non dans les API.

Fonctionnement de la priorité

Lorsqu'un utilisateur appartient à plusieurs groupes, les paramètres de son groupe à la priorité la plus élevée lui sont attribués. Dans cet exemple, un responsable commercial appartient à trois groupes d'utilisateurs. Chaque groupe dispose d'un paramètre différent pour modifier le profil dans l'annuaire.

Lorsque les groupes de configuration sont classés dans l'ordre de priorité ci-dessous, les responsables commerciaux peuvent modifier leur nom et la zone géographique indiqués dans leurs profils d'annuaire.

Si le groupe Modifier la zone géographique a la priorité la plus haute, les responsables commerciaux ne peuvent modifier que leur zone géographique, et les responsables des ventes régionales peuvent modifier leur nom et leur zone géographique.

Paramètres utilisateur et groupes multiples

Les paramètres ne sont pas ajoutés d'un groupe utilisateur à l'autre. Dans cet exemple, un responsable marketing appartient à trois groupes, mais seuls les paramètres de son groupe à la priorité la plus haute lui sont appliqués. Il peut modifier son nom et sa zone géographique, mais pas sa photo.

Organiser les groupes

Si vous modifiez les adhésions à un groupe ou ses priorités dans les paramètres Drive, cela peut affecter le partage et l'accès aux fichiers.

Par exemple, si vous transférez la propriété d'un fichier à un utilisateur d'un autre groupe de configuration, les autorisations de partage du fichier sont remplacées par celles du nouveau groupe.

Pour suivre la priorité et les paramètres :

• Tenez compte de la priorité dans la structure de votre groupe et vérifiez la présence de groupes profondément imbriqués, qui peuvent compliquer le suivi des paramètres.

• Lorsque vous définissez l'ordre de vos groupes de configuration, envisagez de donner la priorité la plus haute au groupe qui s'applique au moins de personnes.

Planifier la structure de vos groupes de configuration est probablement la tâche qui nécessite le plus de temps et de vérifications.

Mettre en correspondance des paramètres de votre service

Vous pouvez examiner les paramètres des unités organisationnelles que vous souhaitez gérer à l'aide de groupes. Si vous configurez déjà les paramètres au niveau des rôles ou des équipes, vous pouvez utiliser les groupes de la même manière.

Si votre compte comprend plusieurs éditions de Google Workspace :

• Les paramètres du groupe de configuration s'appliquent uniquement aux utilisateurs ayant accès à la fonctionnalité ou au service.
• Selon votre édition, certains paramètres Drive s'appliquent à l'ensemble de votre organisation. Les groupes de configuration vous permettent de personnaliser les paramètres Drive des autres utilisateurs.

Définir des conventions de dénomination

Choisissez une convention pour nommer vos groupes. Le processus de gestion et d'audit est ainsi simplifié. Vous pouvez par exemple utiliser une convention qui inclut le nom du paramètre et le numéro de priorité. Dans la liste "Groupes", le nom d'un groupe affiche un maximum de 37 caractères. Son nom complet s'affiche lorsque vous pointez dessus.

Si vous gérez de nombreux types de groupes, vous pouvez indiquer un groupe de configuration en ajoutant un préfixe tel que "cf". Utiliser une décimale permettra également d'éviter de modifier les noms de groupes existants lorsque vous ajoutez un groupe de configuration.

Créer des groupes

Utilisez des groupes créés dans la console d'administration, l'API Directory ou Google Cloud Directory Sync. Les groupes créés dans Google Groupes ne peuvent pas être utilisés en tant que groupes de configuration. (La console d'administration n'indique pas si un groupe a été créé dans Google Groupes.)

Vous pouvez gérer le groupe de configuration dans n'importe quel outil. Vous pouvez définir des autorisations strictes pour ajouter ou supprimer des comptes utilisateur, publier dans le groupe ou empêcher les utilisateurs de le quitter (disponible uniquement dans l'API Groups).

• La fonctionnalité de groupe de configuration peut ne pas être disponible pour un service. Consultez la liste dans le tableau ci-dessus.
• Pour les paramètres Drive et Régions des données, votre édition de Google Workspace n'est peut-être pas compatible avec les groupes de configuration.

• Le groupe a peut-être été créé dans Google Groupes. Essayez de créer un groupe dans la console d'administration.
• Le groupe est peut-être un groupe dynamique auquel manque le libellé de sécurité. En savoir plus
• Vérifiez que vous disposez bien des droits d'administrateur pour Groupes.
• Vous utilisez peut-être un alias de groupe au lieu du nom du groupe.
• Essayez d'actualiser la page des paramètres. L'application des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures, mais cela va généralement plus vite. En savoir plus
• Recherchez l'adresse e-mail du groupe plutôt que son nom.

• Vérifiez l'appartenance de l'utilisateur au groupe. L'application des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures, mais cela va généralement plus vite. En savoir plus
• Recherchez le groupe de configuration qui détermine les paramètres utilisateur. Si l'utilisateur appartient à plusieurs groupes de configuration, vous devrez peut-être modifier la priorité du groupe ou les adhésions de l'utilisateur.
• Il se peut que l'utilisateur ne dispose pas de la licence produit pour cette fonctionnalité. Certaines fonctionnalités ne sont disponibles que dans certaines éditions.