Requisitos y recomendaciones de configuración
- Debes ser administrador avanzado de Google Workspace de tu organización para completar los pasos de esta guía.
- Considera habilitar el almacenamiento integral de mensajes. Otros productos de Google pueden enviar correos electrónicos en nombre de un usuario. Este parámetro de configuración garantiza que se almacene una copia de esos mensajes en la casilla de correo de Gmail del usuario y que esté disponible para Vault. Más información
- Considera activar el historial de Chat para tu organización. Las reglas de retención y las conservaciones siempre se aplican a los espacios de Chat. Sin embargo, se aplican a los mensajes directos solo cuando el historial está activado.
- Considera activar el archivado de mensajes en Grupos para empresas de Google para los grupos que te interesen. Vault puede retener, conservar y buscar mensajes solo en los grupos que tienen activado el archivado. Sin embargo, los propietarios de grupos pueden cambiar este parámetro de configuración para sus grupos. Si el propietario de un grupo desactiva el archivado, los mensajes de ese grupo seguirán disponibles en los buzones de los usuarios.
Paso 1. Controla quién puede acceder a Vault
Para permitir que otras personas accedan a Vault, activa Vault para todos los usuarios o para los usuarios seleccionados. Más información
Nota:
- Este parámetro de configuración no afecta las cuentas que Vault puede retener, suspender y buscar. Se pueden conservar, retener y buscar todas las cuentas de usuario de Google Workspace.
- Este parámetro de configuración no afecta las cuentas que pueden cambiar las reglas de retención, buscar datos o realizar otras funciones de Vault. Los usuarios deben tener los privilegios de Vault adecuados para trabajar con Vault.
- Si activas Vault para todas las personas de tu organización, el ícono de Vault aparecerá en la lista de apps de todos. Si tu organización configuró unidades organizativas, te recomendamos que restrinjas el acceso a las unidades organizativas que tienen privilegios de Vault.
Paso 2. Accede a Vault
- Ve a https://vault.google.com.
- Accede con tu nombre de usuario y contraseña de Google Workspace.
Paso 3: Cómo establecer las reglas de retención predeterminadas de tu organización
Cada empresa tiene diferentes requisitos para la retención de datos. Puedes establecer reglas de retención de Vault para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa, ya sea para conservar los datos creados por los empleados que usan Google Workspace o para borrarlos después de que ya no sean necesarios, por ejemplo, después de exportarlos cuando vuelvas a tu proveedor principal.
Antes de comenzar, obtén información sobre cómo funciona la retención. En los siguientes pasos, se describe cómo establecer reglas de retención predeterminadas, pero puedes establecer reglas de retención personalizadas.
- En Vault, haz clic en Retención. Si no aparece Retención, pídele a un administrador avanzado de Google Workspace que te otorgue privilegios de Vault ("Administrar políticas de retención").
En la pestaña Reglas predeterminadas, haz clic en un servicio, como Drive
.o Gmail
.Elige durante cuánto tiempo conservar los mensajes o archivos:
- Para conservar los datos de forma permanente, selecciona Indefinidamente.
- Para conservar los datos durante un período determinado, selecciona Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500. El período de retención se calcula en función de las siguientes horas de inicio:
- Mensajes de Gmail, Grupos y Chat: Días desde que se envió o recibió el mensaje.
- Drive: Días desde que se creó o modificó por última vez el archivo.
- Voz: Días transcurridos desde que se enviaron o recibieron los datos
Si estableces un período de retención, elige qué hacer con los datos después de que venza:
- Para purgar solo los datos que los usuarios ya borraron, elige la primera opción.
Para borrar definitivamente todos los datos, elige la segunda opción. Con esta regla, se pueden borrar definitivamente datos que los usuarios esperan conservar, como los mensajes en su carpeta Recibidos de Gmail o los archivos en Drive.
Haz clic en Crear. Si estableces un período de retención, Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de esta regla de retención. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para crear la regla.
Repite este proceso para todos los servicios para los que quieras establecer reglas de retención predeterminadas.
Ya se configuró Google Vault. Vault conserva los datos de tu organización según lo especificado en las reglas de retención que configuraste.
Notas importantes:
- Qué sucede después de que configuras las reglas de retención predeterminadas: A menos que se aplique una regla personalizada o una suspensión, los datos se conservan según la regla de retención predeterminada.
- Qué sucede cuando un usuario borra un mensaje o un archivo: El mensaje o el archivo se quitan de la cuenta del usuario. Sin embargo, cuando se aplica la regla de retención predeterminada o una regla personalizada, el mensaje o el archivo siguen disponibles en Vault durante el resto del período de retención. Los mensajes y archivos borrados que conserva Vault no se contabilizan en la cuota de almacenamiento del usuario.