Configura los requisitos y las recomendaciones
- Debes ser administrador avanzado de Google Workspace de tu organización para completar los pasos de esta guía.
- Considera habilitar el almacenamiento integral de mensajes. Es posible que otros productos de Google envíen correos electrónicos en nombre de un usuario. Este parámetro de configuración garantiza que se almacene una copia de esos mensajes en el buzón de Gmail del usuario y que esté disponible para Vault. Más información
- Considera activar el historial de chat para tu organización. Las reglas de retención y las conservaciones siempre se aplican a los espacios de Chat. Sin embargo, se aplican a los mensajes directos solo cuando el historial está activado.
- Considera activar el archivo de mensajes en Grupos de Google para empresas para los grupos de interés. Vault puede conservar, retener y buscar mensajes solo en los grupos que tienen activado el archivo. Sin embargo, los propietarios de grupos pueden cambiar este parámetro de configuración para sus grupos. Si un propietario de grupo desactiva el archivo, los mensajes de ese grupo seguirán estando disponibles en los buzones de los usuarios.
Paso 1. Controla quién puede acceder a Vault
Para permitir que otros usuarios accedan a Vault, activa Vault para todos los usuarios o para los usuarios seleccionados. Más información
Nota:
- Este parámetro de configuración no afecta las cuentas que Vault puede retener, conservar y buscar. Se pueden retener, conservar y buscar todas las cuentas de usuario con Google Workspace.
- Este parámetro de configuración no afecta las cuentas que pueden cambiar las reglas de retención, buscar datos o realizar otras funciones de Vault. Los usuarios deben tener los privilegios de Vault adecuados para trabajar con Vault.
- Si activas Vault para todos los miembros de tu organización, el ícono de Vault aparecerá en la lista de apps de todos. Si tu organización configuró unidades organizativas, te recomendamos que restrinjas el acceso a las unidades organizativas que tienen privilegios de Vault.
Paso 2. Accede a Vault
- Ve a https://vault.google.com.
- Accede con tu nombre de usuario y contraseña de Google Workspace.
Paso 3: Establece las reglas de retención predeterminadas de tu organización
Cada empresa tiene diferentes requisitos para la retención de datos. Puedes establecer reglas de retención de Vault para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa, ya sea para conservar los datos creados por los empleados con Google Workspace o para borrarlos definitivamente cuando ya no sean necesarios, por ejemplo, después de exportarlos cuando vuelvas a tu proveedor principal.
Antes de comenzar, obtén información sobre cómo funciona la retención. En los siguientes pasos, se describe cómo establecer reglas de retención predeterminadas, pero puedes establecer reglas de retención personalizadas en su lugar.
- En Vault, haz clic en Retención. Si Retención no aparece en la lista, pídele a un administrador avanzado de Google Workspace que te otorgue privilegios de Vault ("Administrar políticas de retención").
En la pestaña Reglas predeterminadas, haz clic en un servicio, como Drive
o Gmail
.Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes o archivos:
- Para retener los datos de forma permanente, selecciona Indefinidamente.
- Para retener los datos durante un período determinado, selecciona Período de retención y, luego, ingresa la cantidad de días, de 1 a 36,500. El período de retención se calcula en función de los siguientes horarios de inicio:
- Mensajes de Gmail, Grupos y Chat: Días desde que se envió o recibió el mensaje
- Drive : Días desde que se creó o modificó el archivo por última vez
- Voz: Días desde que se enviaron o recibieron los datos
Si estableces un período de retención, elige qué hacer con los datos una vez que venza:
- Para borrar definitivamente solo los datos que los usuarios ya borraron, elige la primera opción.
Para borrar definitivamente todos los datos, elige la segunda opción. Esta regla puede borrar definitivamente datos que los usuarios esperan conservar, como los mensajes de su carpeta Recibidos de Gmail o los archivos de Drive.
Haz clic en Crear. Si estableces un período de retención, Vault te pedirá que confirmes que comprendes los efectos de esta regla de retención. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para crear la regla.
Repite este proceso para todos los servicios para los que quieras establecer reglas de retención predeterminadas.
Ya se configuró Google Vault. Vault conserva los datos de tu organización según lo especificado en las reglas de retención que configuraste.
Notas importantes:
- Qué sucede después de establecer reglas de retención predeterminadas: A menos que se aplique una regla o conservación personalizada, los datos se conservan según la regla de retención predeterminada.
- Qué sucede cuando un usuario borra un mensaje o archivo: El mensaje o archivo se quita de la cuenta del usuario. Sin embargo, cuando se aplica la regla de retención predeterminada o una regla personalizada, el mensaje o archivo sigue estando disponible en Vault durante el resto del período de retención. Los mensajes y archivos borrados que Vault retiene no se incluyen en la cuota de almacenamiento del usuario.