Configurar o Vault para sua organização

Requisitos e recomendações de configuração

  • Para concluir as etapas deste guia, você precisa ser um superadministrador do Google Workspace na sua organização.
  • Considere ativar o armazenamento de mensagens abrangente. Outros produtos do Google podem enviar e-mails em nome de um usuário. Com essa configuração, uma cópia dessas mensagens é armazenada na caixa de e-mails do Gmail do usuário e fica disponível para o Vault. Saiba mais
  • Considere ativar o histórico de chat da organização. As regras de retenção e as guardas de documentos sempre são válidas para os espaços do Chat. Mas elas só são válidas para as mensagens diretas quando o histórico está ativado.
  • Considere ativar o arquivamento de mensagens nos grupos de interesse do Grupos do Google para empresas. O Vault pode guardar, reter e pesquisar mensagens apenas em grupos com o arquivamento ativado. Mas os proprietários do grupo podem mudar essa configuração. Nesse caso, as mensagens desse grupo continuarão disponíveis nas caixas de e-mails dos usuários.

Etapa 1. Controlar quem pode fazer login no Vault

Para permitir que outras pessoas façam login no Vault, ative o produto para todos os usuários ou apenas alguns. Saiba como

Observação:

  • Essa configuração não define as contas que o Vault pode reter, guardar e pesquisar. Todas as contas de usuário do Google Workspace podem ser retidas, guardadas e pesquisadas.
  • Essa configuração não define as contas que podem mudar as regras de retenção, pesquisar dados ou executar outras funções do Vault. Os usuários precisam ter os privilégios do Vault apropriados para usar o produto.
  • Se você ativar o Vault para toda a organização, o ícone dele vai aparecer na lista de apps de todos os usuários. Se a organização tiver configurado unidades organizacionais, restrinja o acesso a elas com os privilégios do Vault.

Etapa 2. Fazer login no Vault

  1. Acesse https://vault.google.com.
  2. Faça login com seu nome de usuário e senha do Google Workspace.

Etapa 3. Definir as regras de retenção padrão da organização

Cada empresa tem requisitos diferentes para retenção de dados. Você pode definir regras de retenção do Vault para atender às necessidades específicas da sua empresa, seja para preservar dados criados por funcionários usando o Google Workspace ou para excluir dados depois que eles não forem mais necessários, como após a exportação ao retornar ao seu provedor principal.

Antes de começar, saiba como funciona a retenção. As etapas a seguir descrevem como definir as regras de retenção padrão, mas você pode definir regras de retenção personalizadas.

  1. No Vault, clique em Retenção. Se a opção Retenção não estiver disponível, peça a um superadministrador do Google Workspace que conceda a você privilégios do Vault ("Gerenciar políticas de retenção").

  2. Na guia Regras padrão, clique em um serviço, como o Drive

    ou no Gmail .

  3. Escolha por quanto tempo as mensagens ou os arquivos devem ser mantidos:

    • Para reter dados de forma permanente, selecione Indefinidamente.
    • Para reter dados por um período definido, selecione Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500. O período de retenção é calculado com base nestas datas de início:
      • Mensagens do Gmail, Grupos e Chat: número de dias desde o envio ou recebimento da mensagem.
      • Drive: número de dias desde a criação ou última modificação do arquivo.
      • Voz: número de dias desde o envio ou recebimento dos dados.

  4. Se você definir um período de retenção, escolha o que fazer com os dados depois dele:

    • Para limpar apenas os dados que os usuários já excluíram, escolha a primeira opção.

    • Para limpar todos os dados, escolha a segunda opção. Talvez essa regra limpe dados que os usuários querem manter, como mensagens na Caixa de entrada do Gmail ou arquivos no Drive.

  5. Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, precisará confirmar no Vault que compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para criar a regra.

  6. Repita esse processo e defina regras de retenção padrão para todos os serviços que você quiser.

O Google Vault já está configurado. O Vault preserva os dados da organização conforme especificado nas regras de retenção que você configurou.

Observações importantes:

  • O que acontece após você definir regras de retenção padrão:a menos que uma regra personalizada ou guarda de documentos se aplique, os dados serão preservados de acordo com a regra de retenção padrão.
  • O que acontece quando um usuário exclui uma mensagem ou um arquivo:a mensagem ou o arquivo são removidos da conta do usuário. Mas quando há uma regra de retenção padrão ou uma regra personalizada válida, a mensagem ou o arquivo continuam disponíveis no Vault durante o período de retenção restante. As mensagens e os arquivos excluídos retidos pelo Vault não são contabilizados na cota de armazenamento do usuário.