Configurar requisitos e recomendações
- Apenas os superadministradores do Google Workspace na organização podem seguir as etapas deste guia.
- Considere ativar o armazenamento abrangente de mensagens. Outros produtos do Google podem enviar e-mails em nome de um usuário. Essa configuração garante que uma cópia dessas mensagens seja armazenada na caixa de e-mails do Gmail do usuário e esteja disponível para o Vault. Saiba mais.
- Considere ativar o histórico de chat da organização. As regras de retenção e as guardas de documentos sempre são válidas para os espaços do Chat. Mas elas só são válidas para as mensagens diretas quando o histórico está ativado.
- Considere a possibilidade de ativar o arquivamento de mensagens nos grupos de interesse do Grupos do Google para empresas. O Vault pode guardar, reter e pesquisar mensagens apenas nos grupos com essa configuração ativada. Mas os proprietários do grupo podem alterá-la. Se um proprietário de grupo desativar o arquivamento, as mensagens desse grupo ainda estarão disponíveis nas caixas de correio dos usuários.
Etapa 1: Controlar quem pode fazer login no Vault
Para permitir que outras pessoas façam login no Vault, ative o serviço para todos ou para usuários selecionados. Saiba como
Observação:
- Essa configuração não define as contas que o Vault pode reter, guardar e pesquisar. Todas as contas de usuário com o Google Workspace podem ser retidas, guardadas e pesquisadas.
- Essa configuração não define as contas que podem mudar as regras de retenção, pesquisar dados ou realizar outras funções do Vault. Os usuários precisam ter os privilégios adequados para trabalhar com o Vault.
- Se você ativar o Vault para todos na organização, o ícone do Vault vai aparecer na lista de apps de todos. Se a sua organização tiver configurado unidades organizacionais, recomendamos que você restrinja o acesso às unidades organizacionais que têm privilégios do Vault.
Etapa 2. Fazer login no Vault
- Acesse https://vault.google.com.
- Faça login com seu nome de usuário e senha do Google Workspace.
Etapa 3. Definir as regras de retenção padrão da organização
Cada empresa tem requisitos diferentes para a retenção de dados. Você pode definir regras de retenção do Vault para atender às necessidades específicas da sua empresa, seja para preservar dados criados por funcionários que usam o Google Workspace ou para limpar dados que não são mais necessários, como após a exportação ao retornar ao provedor principal.
Antes de começar, saiba como funciona a retenção. As etapas a seguir descrevem como definir as regras de retenção padrão, mas você pode definir regras personalizadas.
- No Vault, clique em Retenção. Se a opção Retenção não estiver disponível, peça a um superadministrador do Google Workspace que conceda a você privilégios do Vault ("Gerenciar políticas de retenção").
Na guia Regras padrão, clique em um serviço, como o Drive
ou Gmail
.Escolha por quanto tempo as mensagens ou os arquivos devem ser mantidos:
- Para reter dados de forma permanente, selecione Indefinidamente.
- Para reter dados por um período definido, selecione Período de retenção e insira o
número de dias, de 1 a 36.500. O período de armazenamento é calculado
com base nos seguintes horários de início:
- Mensagens do Gmail, dos Grupos e do Chat: dias a partir do momento em que a mensagem foi enviada ou recebida.
- Drive: dias a partir da data de criação ou da última modificação do arquivo.
- Voz: número de dias desde o envio ou recebimento dos dados.
Se você definir um período de retenção, escolha o que fazer com os dados após o término do período de retenção:
- Para limpar apenas os dados que os usuários já excluíram, escolha a primeira opção.
Para limpar todos os dados, escolha a segunda opção. Essa regra pode excluir permanentemente dados que os usuários querem manter, como mensagens na caixa de entrada do Gmail ou arquivos no Drive.
Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, precisará confirmar no Vault que compreende os efeitos dessa regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para criar a regra.
Repita esse processo e defina regras de retenção padrão para todos os serviços que você quiser.
O Google Vault já está configurado. O Vault preserva os dados da sua organização conforme especificado nas regras de retenção que você configurou.
Observações importantes:
- O que acontece depois que você define as regras de retenção padrão:a menos que uma regra personalizada ou uma guarda de documentos seja aplicada, os dados são preservados de acordo com a regra de retenção padrão.
- O que acontece quando um usuário exclui uma mensagem ou um arquivo:a mensagem ou o arquivo é removido da conta do usuário. No entanto, quando a regra de retenção padrão ou uma regra personalizada é aplicada, a mensagem ou o arquivo ainda fica disponível no Vault pelo restante do período de retenção. As mensagens e os arquivos excluídos retidos pelo Vault não são contabilizados na cota de armazenamento do usuário.