Organiser des événements à distance de grande envergure

La vidéo suivante montre comment créer un événement de visioconférence pouvant accueillir jusqu'à 500 invités. Si vous avez plus de 500 invités, créez plutôt un événement de diffusion en direct. Pour créer un événement de diffusion en direct pouvant accueillir jusqu'à 100 000 personnes, demandez à votre administrateur informatique de consulter Organiser de grandes diffusions en direct avec moins de bande passante grâce à eCDN.

Avant l'événement : créer un agenda et partager du contenu

Pendant l'événement : utiliser deux fenêtres Chrome

Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur.

En savoir plus sur la nouvelle expérience de diffusion en direct

Vous pouvez diffuser un événement en direct et en lecture seule, par exemple dans le cadre d'une réunion générale au sein de l'organisation. Jusqu'à 100 000 personnes de votre organisation peuvent y participer.

Créez un événement diffusé en direct pour les présentateurs, qui pourront démarrer et interrompre la diffusion pendant la réunion et enregistrer l'événement. Créez ensuite un deuxième événement en lecture seule pour les invités.

Les participants bénéficiant de toutes les fonctionnalités et appartenant à la même organisation que l'organisateur de la réunion peuvent enregistrer la diffusion en direct en vue de la mettre à disposition une fois la réunion terminée. Les événements diffusés en direct ne sont pas enregistrés automatiquement. Vous devez démarrer et arrêter manuellement l'enregistrement.

Pour enregistrer un événement diffusé en direct, depuis la réunion, cliquez sur Plus Enregistrer la réunion.

Pour en savoir plus, consultez Enregistrer une visioconférence.

En cas de problèmes d'enregistrement, consultez Lire, partager, télécharger ou stocker un enregistrement.

Pour regarder un événement diffusé en direct, les invités peuvent :

• cliquer sur le lien de diffusion en direct dans l'événement Agenda ou dans un e-mail ;
• regarder la diffusion en direct depuis une salle de réunion ajoutée à l'événement et configurée avec Chromebox ou Chromebase pour la visioconférence.

Lorsque vous regardez un événement diffusé en direct, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Mettre en pause et redémarrer la lecture en direct
• Régler la vitesse de lecture et la qualité vidéo
• Regarder la vidéo sur un téléviseur
• Basculer en mode plein écran

Remarque : Pour regarder l'événement ultérieurement, demandez à l'organisateur de la réunion si un enregistrement est disponible. Le flux en direct ne peut être regardé que lors de sa diffusion.

• Connectez-vous à Internet à l'aide d'un câble Ethernet. Si vous n'en avez pas à disposition, utilisez la connexion Wi-Fi 5 GHz. En effet, la connexion 2,4 GHz est souvent plus sollicitée et il est possible que les connexions vidéo ne soient pas aussi performantes.
• Si vous utilisez une connexion Wi-Fi, organisez une réunion test pour vous assurer que le signal est suffisamment puissant là où vous souhaitez vous installer. Il est recommandé d'avoir le routeur dans votre champ de vision direct pour que le signal soit plus puissant.
• Si votre connexion semble lente, effectuez un test de vitesse pour vérifier que la vitesse de transfert et de téléchargement est d'au moins 3,2 Mbit/s.
• Lorsque vous participez à une visioconférence, limitez toute autre activité sur Internet dans votre maison afin de disposer de suffisamment de bande passante.

• Installez-vous dans un endroit lumineux, et veillez à ce que la lumière éclaire votre visage et non pas votre dos afin d'éviter d'être en contre-jour. Lancez une réunion test avec un collègue pour régler correctement la position de la caméra et l'éclairage.
• Lors d'une réunion professionnelle, il est recommandé d'avoir un arrière-plan simple montrant une pièce propre et rangée, afin de renvoyer une bonne image.
• Il est préférable d'être dans un endroit où il y a le moins de bruits de fond possible. Cependant, si vous êtes dans un environnement bruyant, coupez le micro lorsque vous ne parlez pas. Vous pouvez également activer la fonctionnalité de sous-titres instantanés de Meet.

Casques, microphones et caméras

• Pensez à porter un casque ou des écouteurs pour obtenir un son optimal et réduire le risque d'écho pendant la réunion.
• Si vous comptez saisir du texte pendant lque vous parlez, pensez à vous procurer un micro externe, tel qu'un micro-casque ou un micro USB pour podcast.
• Les casques et les micros filaires offrent souvent une meilleure qualité audio que les dispositifs sans fil.
• Mettez à niveau votre casque, votre micro et votre caméra à l'aide du micrologiciel le plus récent fourni par le fabricant.
• Vérifiez que Meet utilise les caméras, les haut-parleurs et le micro appropriés. Par exemple, il se peut que Meet utilise le micro intégré plutôt que celui de votre casque :
  • Modifier les paramètres audio et vidéo de votre ordinateur
  • Modifier la caméra ou le système audio de votre appareil mobile pour l'utiliser avec Meet

Résoudre les problèmes de lenteur ou de performances de votre appareil

• Mettez à jour votre ordinateur pour qu'il utilise la dernière version de votre système d'exploitation.
• Pour répartir l'utilisation du processeur, pensez à partager votre écran depuis un second ordinateur portable, si vous en avez un, ou un smartphone disposant de l'application Meet iOS ou Android.
• Les logiciels ou le matériel qui inspectent ou modifient le trafic Meet (pare-feu locaux, logiciels antivirus, par exemple) peuvent affecter la qualité vidéo. Assurez-vous que ces outils n'interfèrent pas avec vos visioconférences. 
• Utilisez un seul écran pour alléger la charge du processeur et du GPU.

  Si les problèmes de qualité des visioconférences Meet persistent, consultez Résoudre les problèmes de qualité vidéo et audio lors d'une réunion ou signalez un problème.

1 jour avant :

• Redémarrez votre ordinateur.
• Pour vérifier que votre caméra et votre micro sont connectés et que votre connexion Internet est stable, participez à une réunion test depuis l'endroit où vous souhaitez organiser la réunion.

10 minutes avant :

• Fermez tous les onglets et redémarrez votre navigateur.
• Si vous présentez, ouvrez Slides et assurez-vous que votre présentation est prête à l'avance (le chargement de Slides peut entraîner une surcharge temporaire de votre processeur, susceptible de détériorer la qualité vidéo et audio).
• Si vous souhaitez voir les participants à votre réunion tout en affichant une présentation, vous pouvez modifier la mise en page de votre écran.

• Afin d'éviter des interruptions, demandez aux participants de couper le son de leur micro lorsqu'ils ne parlent pas. Pour couper le son ou le réactiver, cliquez sur Couper le son  en bas de la fenêtre vidéo ou utilisez le raccourci clavier ⌘/Ctrl+D.
• Définissez les règles à respecter pendant la réunion. Par exemple, revenir à l'heure après les pauses ou être attentif aux autres lors des prises de parole.
• Décidez d'un signal pour parler à tour de rôle. Par exemple, envoyer un message de chat pendant la réunion pour proposer d'aborder un sujet ou demander à intervenir.
• Acceptez ou refusez les participants externes selon les besoins. Ceux qui ne sont pas inclus dans l'événement d'agenda devront demander à rejoindre la réunion. Un participant présent appartenant au même domaine que l'organisateur de l'événement doit accepter leur demande pour leur permettre de rejoindre la visioconférence. Demandez aux participants de se connecter 10 minutes avant le début de l'événement afin d'éviter de commencer en retard.