Externe Freigabe für Ihre Organisation verwalten

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Wie Sie Ihre eigenen Dateien freigeben oder die Berechtigungen dafür festlegen, erfahren Sie im Hilfeartikel Dateien in Google Drive freigeben.

Wird für alle Versionen von Google Workspace, Cloud Identity und der G Suite unterstützt

Als Administrator können Sie festlegen, ob Nutzer Dateien und Ordner aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Sites, My Maps und geteilten Ablagen für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben dürfen. Sie können auch einen Indikator aktivieren, der angibt, dass eine geteilte Ablage oder ‑Datei einem Nutzer außerhalb Ihrer Organisation gehört oder für ihn freigegeben wurde.

Wenn Sie die externe Freigabe deaktivieren oder einschränken, können Nutzer weiterhin Formulare aus Google Formulare für externe Teilnehmer freigeben.

• Beispielszenarien für Freigabeeinstellungen
• Externe Freigabe von Dateien und Ordnern in Drive aktivieren oder deaktivieren
• Externe Freigabe nur für gewisse Domains erlauben
• Steuern, wer Inhalte in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation verschieben darf
• Symbol für extern freigegebene Dateien aktivieren oder deaktivieren
• Freigabe in Google Drive mit Vertrauensregeln verwalten

Hinweis: Um die Freigabe für externe Nutzer außerhalb von Google zu steuern, aktivieren oder deaktivieren Sie die Besucherfreigabe.

Beispielszenarien für Freigabeeinstellungen

Alle maximieren  |  Alle minimieren

Externe Freigabe von Dateien und Ordnern in Drive aktivieren oder deaktivieren

Die Freigabe von Inhalten in Drive für Personen außerhalb Ihrer Organisation kann wichtig für die Zusammenarbeit sein, kann aber auch zu Datenlecks führen. Wenn Sie die externe Freigabe aktivieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, diese einzuschränken. So können Sie beispielsweise Nutzer vor der Freigabe warnen oder die Linkfreigabe blockieren.

Wenn Sie die externe Freigabe deaktivieren, können Nutzer folgende Elemente nicht für externe Nutzer freigeben:

• Einladungen für Elemente, die in Google Docs, Tabellen oder Präsentationen erstellt wurden
• Links zu in Google Drive gespeicherten Dateien
• Elemente, die an E-Mails angehängt sind, die entweder direkt von Geräten hochgeladen oder in Drive gespeichert werden

Externe Nutzer verlieren außerdem den Zugriff auf alle Elemente, die zuvor für sie freigegeben wurden.

Sie können dieselben Elemente von externen Nutzern an Nutzer in Ihrer Organisation blockieren. Diese Einschränkungen gelten für externe Gruppenmitglieder. Wenn Dateien für eine Gruppe mit externen Nutzern freigegeben werden, können diese externen Nutzer nicht auf die Datei zugreifen.

So aktivieren oder deaktivieren Sie das Teilen von Fotos:

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in Google Admin-Konsole an.

   Wenn Sie kein Administratorkonto verwenden, können Sie nicht auf die Admin-Konsole zugreifen.

2. Gehen Sie zu „Menü“  Apps > Google Workspace > Drive und Docs.

   Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

3. Klicken Sie auf FreigabeeinstellungenFreigabeoptionen.

4. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus. Anleitung zeigen

   Organisationseinheiten werden durch Gruppeneinstellungen überschrieben. Weitere Informationen

5. Klicken Sie auf Aktiviert und wählen Sie die gewünschten Freigabeoptionen aus.
6. Klicken Sie auf Deaktiviert, um die externe Freigabe zu deaktivieren. Sie können auch verhindern, dass externe Inhalte für Ihre Nutzer freigegeben werden, einschließlich Inhalten in Speichersystemen von Drittanbietern.
7. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

   Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen oder für eine Gruppe auf Aufheben.

Externe Freigabe nur für gewisse Domains erlauben

Sie können die Dateifreigabe nur für vertrauenswürdige (erlaubte) Domains zulassen. Beachten Sie Folgendes, wenn Sie die Freigabe mit einer Zulassungsliste einschränken:

• Auf die Zulassungsliste können nur Google Workspace-Domains gesetzt werden, es sei denn, Sie verwenden die Besucherfreigabe.
• Sie können nicht nur bestimmte Domains auf der Zulassungsliste für die Dateifreigabe wählen. Es werden immer alle vertrauenswürdigen Domains berücksichtigt.
• Nutzer können keine Dateien für private Konten freigeben.
• Wenn Ihre Organisation sowohl Cloud Identity- als auch Google Workspace-Lizenzen hat, gilt die Zulassungsliste auch für Cloud Identity-Nutzer.

Falls noch nicht geschehen, fügen Sie Ihrer Zulassungsliste vertrauenswürdige Domains hinzu.

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in Google Admin-Konsole an.

   Wenn Sie kein Administratorkonto verwenden, können Sie nicht auf die Admin-Konsole zugreifen.

2. Gehen Sie zu „Menü“  Apps > Google Workspace > Drive und Docs.

   Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

3. Klicken Sie auf FreigabeeinstellungenFreigabeoptionen.
4. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus. Anleitung zeigen

   Organisationseinheiten werden durch Gruppeneinstellungen überschrieben. Weitere Informationen

5. Klicken Sie auf Domains auf der Zulassungsliste und wählen Sie die gewünschten Freigabeoptionen aus.
6. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

   Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen oder für eine Gruppe auf Aufheben.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Symbol für extern freigegebene Dateien aktivieren oder deaktivieren

Wenn der Inhaber einer geteilten Ablage oder Drive-Datei oder die Person, für die sie freigegeben wurde, nicht zu Ihrer Organisation gehört, wird standardmäßig der Warnhinweis Extern angezeigt. Sie können die Einstellung für einige oder alle Nutzer aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie die Einstellung deaktivieren, können Sie als Administrator die extern freigegebenen Dateien weiterhin in den Drive-Protokollereignissen prüfen.

So aktivieren oder deaktivieren Sie die Anzeige:

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in Google Admin-Konsole an.

   Wenn Sie kein Administratorkonto verwenden, können Sie nicht auf die Admin-Konsole zugreifen.

2. Gehen Sie zu „Menü“  Apps > Google Workspace > Drive und Docs.

   Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

3. Klicken Sie auf FreigabeeinstellungenFreigabeoptionen.
4. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus. Anleitung zeigen

   Organisationseinheiten werden durch Gruppeneinstellungen überschrieben. Weitere Informationen

5. Klicken Sie auf Externe Dateien hervorhebenklicken Sie das Kästchen Externe Dateien hervorheben an oder entfernen Sie das Häkchen, um die Markierung zu aktivieren oder zu deaktivieren.
6. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

   Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen oder für eine Gruppe auf Aufheben.

Steuern, wer Inhalte in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation verschieben darf

Sie können das Verschieben von Inhalten aus geteilten Ablagen, die eine externe Quelle oder ein externes Ziel haben, zulassen oder blockieren. Beispiel:

• Sie können das Verschieben von Inhalten aus einer geteilten Ablage in Ihrer Organisation in eine externe geteilte Ablage oder in „Meine Ablage“ eines externen Nutzers blockieren.
• Sie können das Verschieben von Inhalten aus der privaten Ablage („Meine Ablage“) eines Nutzers in Ihrer Organisation in eine externe geteilte Ablage blockieren.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Einschränken, wer Inhalte in externe geteilte Ablagen verschieben darf.

Weitere Informationen

• Freigabeoptionen für den allgemeinen Zugriff für Ihre Organisation festlegen
• Zugriff einschränken, den Nutzer für Dateien erteilen können
• Freigabe beenden, einschränken oder ändern