Questo articolo è rivolto agli amministratori. Per scoprire come condividere o impostare le autorizzazioni per i tuoi file, vai a Condividere file da Google Drive.
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In qualità di amministratore, puoi decidere se gli utenti possono condividere file e cartelle di Documenti, Fogli, Presentazioni, Sites, My Maps e Drive condivisi con persone esterne all'organizzazione. Puoi anche attivare un indicatore per mostrare che un Drive condiviso o un file di Drive è di proprietà di o condiviso con una persona esterna all'organizzazione.
Se disattivi o limiti la condivisione esterna, gli utenti possono comunque condividere i moduli di Moduli Google con utenti esterni che possono rispondere.
- Esempi di impostazione di condivisione
- Attivare o disattivare la condivisione esterna di file e cartelle in Drive
- Consentire la condivisione esterna solo con domini attendibili
- Stabilire chi può spostare contenuti su un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione
- Attivare o disattivare l'indicatore per i file condivisi esternamente
- Prova a gestire la condivisione di Drive con le regole di attendibilità
Nota: per controllare la condivisione con utenti esterni non Google, attiva o disattiva la condivisione con i visitatori.
Esempi di impostazione di condivisione
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Attivare o disattivare la condivisione esterna di file e cartelle in Drive
La condivisione di contenuti in Drive con persone esterne all'organizzazione può essere un processo di collaborazione importante, ma comporta anche il rischio di fuga di dati. Se attivi la condivisione esterna, hai la possibilità di limitare la condivisione, ad esempio avvisando gli utenti prima di condividere o bloccando la condivisione tramite link.
Se disattivi la condivisione esterna, gli utenti non possono condividere i seguenti elementi con utenti esterni:
- Inviti per elementi creati in Documenti, Fogli e Presentazioni
- Link a file archiviati su Drive
- Elementi allegati alle email, caricati direttamente dai dispositivi o archiviati su Drive
Gli utenti esterni perdono anche l'accesso a tutti gli elementi condivisi in precedenza con loro.
Puoi anche bloccare questi elementi provenienti da utenti esterni per gli utenti della tua organizzazione. Queste limitazioni si applicano ai membri di gruppi esterni. Se i file sono condivisi con un gruppo con utenti esterni, questi utenti esterni non possono accedere al file.
Per attivare o disattivare la condivisione esterna:
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Accedi a Console di amministrazione Google con un account amministratore.
Se non utilizzi un account amministratore, non puoi accedere alla Console di amministrazione.
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Vai al Menu
Applicazioni > Google Workspace > Drive e Documenti.
È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".
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Fai clic su Impostazioni di condivisione
Impostazioni di condivisione.
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(Facoltativo) Per applicare l'impostazione solo per alcuni utenti, seleziona a lato un'unità organizzativa (spesso utilizzata per i reparti) o un gruppo di configurazione (avanzata). Mostrami come fare
Viene eseguito l'override delle impostazioni del gruppo sulle unità organizzative. Scopri di più
- Per attivare la condivisione esterna, fai clic su On e seleziona le opzioni di condivisione.
- Per disattivare la condivisione esterna, fai clic su Off. Puoi anche bloccare la condivisione di contenuti esterni con i tuoi utenti, inclusi i contenuti presenti in sistemi di archiviazione di terze parti.
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Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per unità organizzativa.
Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita (o Annulla impostazioni per un gruppo).
Consentire la condivisione esterna solo con domini attendibili
Puoi consentire la condivisione di file solo con i domini attendibili (consentiti). Quando usi una lista consentita per limitare la condivisione:
- Il dominio deve essere un dominio Google Workspace, a meno che tu non abbia attivato la condivisione con i visitatori.
- Non puoi selezionare solo determinati domini nella lista consentita per la condivisione di file. Sono inclusi tutti i domini attendibili.
- Gli utenti non possono condividere file con account personali.
- Se la tua organizzazione dispone di una combinazione di licenze di Cloud Identity e Google Workspace, la lista consentita si applica anche agli utenti di Cloud Identity.
Prima di iniziare: se necessario, scopri come applicare l'impostazione a un reparto o a un gruppo.
Se non lo hai già fatto, aggiungi domini attendibili alla lista consentita.
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Accedi a Console di amministrazione Google con un account amministratore.
Se non utilizzi un account amministratore, non puoi accedere alla Console di amministrazione.
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Vai al Menu
È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".
- Fai clic su Impostazioni di condivisione
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(Facoltativo) Per applicare l'impostazione solo per alcuni utenti, seleziona a lato un'unità organizzativa (spesso utilizzata per i reparti) o un gruppo di configurazione (avanzata). Mostrami come fare
Viene eseguito l'override delle impostazioni del gruppo sulle unità organizzative. Scopri di più
- Fai clic su Domini inclusi nella lista consentita e scegli le opzioni di condivisione.
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Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per unità organizzativa.
Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita (o Annulla impostazioni per un gruppo).
Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In tale periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.
Attivare o disattivare l'indicatore per i file condivisi esternamente
Quando un file di Drive o un Drive condiviso è di proprietà di o è condiviso con un utente esterno all'organizzazione, per impostazione predefinita viene visualizzato un indicatore di avviso Esterno. Puoi attivare o disattivare l'impostazione per alcuni o per tutti i tuoi utenti. Se disattivi l'impostazione, in qualità di amministratore puoi comunque esaminare i file condivisi esternamente negli eventi dei log di Drive.
Per attivare o disattivare l'indicatore:
Prima di iniziare: se necessario, scopri come applicare l'impostazione a un reparto o a un gruppo.
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Accedi a Console di amministrazione Google con un account amministratore.
Se non utilizzi un account amministratore, non puoi accedere alla Console di amministrazione.
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Vai al Menu
È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".
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Fai clic su Impostazioni di condivisione
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(Facoltativo) Per applicare l'impostazione solo per alcuni utenti, seleziona a lato un'unità organizzativa (spesso utilizzata per i reparti) o un gruppo di configurazione (avanzata). Mostrami come fare
Viene eseguito l'override delle impostazioni del gruppo sulle unità organizzative. Scopri di più
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Fai clic su Evidenzia i file esterni
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Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per unità organizzativa.
Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita (o Annulla impostazioni per un gruppo).
Stabilire chi può spostare contenuti su un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione
Puoi consentire o bloccare lo spostamento da Drive condivisi di contenuti che interessano una origine o una destinazione esterna. Ad esempio:
- Puoi bloccare lo spostamento di contenuti da un Drive condiviso della tua organizzazione a un Drive condiviso esterno o alla sezione Il mio Drive di un utente esterno.
- Puoi bloccare lo spostamento di contenuti dal Drive di un utente della tua organizzazione a un Drive condiviso esterno.
Per maggiori dettagli, vedi Limitare gli utenti che possono spostare contenuti su Drive condivisi esterni.
Prova a gestire la condivisione di Drive con le regole di attendibilità
Versioni supportate per questa funzionalità: Frontline Plus; Enterprise Standard ed Enterprise Plus; Education Standard ed Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Confronta la tua versione
Anziché utilizzare le impostazioni di Drive per la condivisione all'esterno dell'organizzazione, puoi utilizzare le regole di attendibilità per gestire la condivisione sia all'esterno sia all'interno dell'organizzazione. Le regole di attendibilità ti offrono un maggiore controllo sulle persone con cui gli utenti possono condividere contenuti. Per maggiori dettagli, consulta Creare e gestire le regole di attendibilità per la condivisione di Drive.
