บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ หากต้องการดูวิธีแชร์ไฟล์หรือตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ของตนเอง โปรดไปที่หัวข้อ แชร์ไฟล์จาก Google ไดรฟ์.
รองรับ Google Workspace, Cloud Identity และ G Suite ทุกรุ่น
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์จาก Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, Sites, My Maps และไดรฟ์ที่แชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้หรือไม่ และยังเปิดสัญญาณบอกสถานะเพื่อแสดงว่าไดรฟ์ที่แชร์หรือไฟล์ในไดรฟ์เป็นของบุคคลภายนอกองค์กรหรือแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้ด้วย
หากคุณปิดหรือจำกัดการแชร์ภายนอก ผู้ใช้จะยังคงแชร์แบบฟอร์มจาก Google ฟอร์มกับผู้ตอบภายนอกได้
- ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์
- เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก
- อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
- กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น
- เปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะสำหรับไฟล์ที่แชร์กับภายนอก
- ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ
หมายเหตุ: หากต้องการควบคุมการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ให้เปิดหรือปิดการแชร์กับผู้เข้าชม
ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์
เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก
การแชร์เนื้อหาในไดรฟ์กับบุคคลภายนอกองค์กรเป็นส่วนสำคัญในการทำงานร่วมกัน แต่ก็มีความเสี่ยงต่ออุบัติเหตุข้อมูลรั่วไหล หากเปิดการแชร์ภายนอก คุณจะมีตัวเลือกให้จำกัดการแชร์ เช่น เตือนผู้ใช้ก่อนแชร์ หรือบล็อกไม่ให้แชร์ลิงก์
หากปิดการแชร์กับภายนอก ผู้ใช้จะแชร์รายการต่อไปนี้กับผู้ใช้ภายนอกไม่ได้
- คำเชิญไปยังรายการที่สร้างในเอกสาร ชีต และสไลด์
- ลิงก์ไปยังไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
- รายการที่แนบมากับอีเมล ไม่ว่าจะเป็นรายการที่อัปโหลดจากอุปกรณ์โดยตรงหรือจัดเก็บไว้ในไดรฟ์
ผู้ใช้ภายนอกจะเสียสิทธิ์เข้าถึงรายการทั้งหมดที่แชร์กับตนเองก่อนหน้านี้ด้วย
นอกจากนี้ คุณยังบล็อกรายการเดียวกันที่ผู้ใช้ภายนอกส่งไปยังผู้ใช้ในองค์กรของคุณได้ด้วย ข้อจำกัดเหล่านี้มีผลกับสมาชิกกลุ่มภายนอก เมื่อแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอก ผู้ใช้ภายนอกเหล่านั้นจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
วิธีเปิดหรือปิดการแชร์กับภายนอก
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
-
คลิกการตั้งค่าการแชร์
ตัวเลือกการแชร์
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่าเฉพาะกับผู้ใช้บางราย ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง แสดงวิธีการ
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- หากต้องการเปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกเปิด แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
- หากต้องการปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกปิด นอกจากนี้คุณยังบล็อกไม่ให้มีการแชร์เนื้อหาภายนอกกับผู้ใช้ได้ด้วย ซึ่งรวมถึงเนื้อหาในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร
หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)
อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
คุณสามารถอนุญาตให้แชร์ไฟล์เฉพาะกับโดเมนที่เชื่อถือได้ (ได้รับอนุญาต) สิ่งที่ควรทราบเมื่อใช้รายการอนุญาตเพื่อจำกัดการแชร์มีดังนี้
- โดเมนนั้นต้องเป็นโดเมน Google Workspace เว้นแต่ว่าคุณจะใช้การแชร์สำหรับผู้เข้าชม
- โปรดเลือกเฉพาะโดเมนในรายการที่อนุญาตเพื่อแชร์ไฟล์ โดยทั้งหมดจะเป็นโดเมนที่เชื่อถือได้
- ผู้ใช้จะไม่สามารถแชร์ไฟล์กับบัญชีส่วนบุคคลได้
- หากองค์กรมีทั้งใบอนุญาต Cloud Identity และ Google Workspace รายการที่อนุญาตจะมีผลกับผู้ใช้ Cloud Identity ด้วย
ก่อนเริ่มต้น: หากจำเป็น ให้ดูวิธีใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือกลุ่ม
เพิ่มโดเมนที่เชื่อถือได้ลงในรายการที่อนุญาต หากยังไม่ได้เพิ่ม
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- คลิกการตั้งค่าการแชร์
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่าเฉพาะกับผู้ใช้บางราย ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง แสดงวิธีการ
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- คลิกโดเมนในรายการที่อนุญาต แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร
หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)
ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะเห็นการเปลี่ยนแปลง ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน
เปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะสำหรับไฟล์ที่แชร์กับภายนอก
เมื่อไดรฟ์ที่แชร์หรือไฟล์ในไดรฟ์เป็นของบุคคลภายนอกองค์กรหรือแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กร ระบบจะแสดงสัญญาณบอกสถานะเตือนภายนอกโดยค่าเริ่มต้น โดยคุณสามารถเปิดหรือปิดการตั้งค่าให้กับผู้ใช้บางรายหรือทุกรายก็ได้ หากปิดการตั้งค่านี้ ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณจะยังคงตรวจสอบไฟล์ที่แชร์กับภายนอกได้ในเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์
วิธีเปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะ
ก่อนเริ่มต้น: หากจำเป็น ให้ดูวิธีใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือกลุ่ม
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
-
คลิกการตั้งค่าการแชร์
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่าเฉพาะกับผู้ใช้บางราย ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง แสดงวิธีการ
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
-
คลิกไฮไลต์ไฟล์ภายนอก
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร
หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)
กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น
คุณจะอนุญาตหรือบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ที่เกี่ยวข้องกับต้นทางหรือปลายทางภายนอกได้ เช่น
- คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกหรือ "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ภายนอกได้
- คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจาก "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกได้
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจำกัดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอก
ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Standard และ Education Plus; Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณใช้กฎการเชื่อถือในการจัดการการแชร์ทั้งภายในและภายนอกองค์กรแทนการตั้งค่าไดรฟ์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมบุคคลที่ผู้ใช้ของคุณแชร์ข้อมูลด้วยได้มากขึ้น โปรดดูรายละเอียดในหัวข้อ สร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสําหรับการแชร์ไดรฟ์
