为贵组织管理外部共享

本文供管理员参考。要了解如何共享您的文件或设置文件权限，请参阅共享 Google 云端硬盘中的文件。

所有 Google Workspace、Cloud Identity 和 G Suite 版本均支持

作为管理员，您可以控制用户是否可以与组织外部的人员共享 Google 文档、表格、幻灯片、协作平台、“我的地图”和共享云端硬盘中的文件和文件夹。您还可以开启一个指示器，以显示共享云端硬盘或云端硬盘文件的所有者或共享对象是组织外部的人员。

如果您停用或限制外部共享，用户仍可与外部回复者共享 Google 表单中的表单。

• 共享设置场景示例
• 启用或停用云端硬盘文件和文件夹的对外共享功能
• 仅允许与特定的外部网域共享内容
• 控制哪些人可以将内容移动到其他组织拥有的共享云端硬盘
• 为对外共享的文件开启或关闭指示器
• 尝试使用信任规则管理云端硬盘共享

注意：要控制与外部非 Google 用户共享内容，请启用或停用访客共享功能。

共享设置场景示例

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启用或停用云端硬盘文件和文件夹的对外共享功能

与组织外部人员共享云端硬盘内容是一个重要的协作流程，但也存在数据泄露风险。如果您启用对外共享功能，则可以通过不同选项限制共享，例如在用户共享内容前警告用户，或禁止用户共享链接。

如果您停用对外共享功能，用户将无法与外部用户共享以下内容：

• 针对在 Google 文档、表格和幻灯片中创建的内容的邀请
• 指向云端硬盘中存储的文件的链接
• 附加到电子邮件的内容（直接从设备上传或存储在云端硬盘中）

外部用户也无法再访问之前与其共享的任何内容。

您还可以禁止外部用户与贵组织用户共享上述内容。这些限制适用于外部群组成员。与包含外部用户的群组共享文件时，这些外部用户无法访问该文件。

要启用或停用对外共享功能，请执行以下操作：

1. 使用管理员账号登录 Google 管理控制台。

   如果您使用的不是管理员账号，则无法访问管理控制台。

2. 依次点击“菜单”图标 应用 > Google Workspace > 云端硬盘和文档。

   需要拥有“服务设置”管理员权限。

3. 点击共享设置 共享选项。

4. （可选）要将设置仅应用于部分用户，请在侧边选择一个组织部门（通常用于部门）或配置群组（高级）。显示具体方法

   群组设置会覆盖组织部门的设置。了解详情

5. 如需启用外部共享，请点击开启，然后选择共享选项。
6. 如需停用外部共享，请点击停用。此外，您还可以禁止与用户共享外部内容（包括第三方存储系统中的内容）。
7. 点击保存。或者，您也可以针对 组织部门 点击覆盖。

   如要稍后恢复继承的值，请点击继承（如果是群组，请点击取消设置）。

仅允许与特定的外部网域共享内容

您可以仅允许与受信任（列入许可名单）的网域共享文件。当您使用许可名单限制共享范围时：

• 相应网域必须是 Google Workspace 网域，除非您使用的是访问者共享功能。
• 您无法仅选择许可名单中的特定网域进行文件共享，而必须包含所有可信网域。
• 用户无法与个人账号共享文件。
• 如果贵组织混合使用 Cloud Identity 许可和 Google Workspace 许可，则许可名单也适用于 Cloud Identity 用户。

如果您尚未将受信任的网域添加到许可名单，请先添加。

1. 使用管理员账号登录 Google 管理控制台。

   如果您使用的不是管理员账号，则无法访问管理控制台。

2. 依次点击“菜单”图标 应用 > Google Workspace > 云端硬盘和文档。

   需要拥有“服务设置”管理员权限。

3. 点击共享设置 共享选项。
4. （可选）要将设置仅应用于部分用户，请在侧边选择一个组织部门（通常用于部门）或配置群组（高级）。显示具体方法

   群组设置会覆盖组织部门的设置。了解详情

5. 点击列入许可名单的网域，然后选择共享选项。
6. 点击保存。或者，您也可以针对 组织部门 点击覆盖。

   如要稍后恢复继承的值，请点击继承（如果是群组，请点击取消设置）。

更改最长可能需要 24 小时才会显示。在此期间，新老设置可能会交替执行。

为对外共享的文件开启或关闭指示器

当共享云端硬盘或云端硬盘文件的所有者或共享对象为组织外部的人员时，系统会默认显示外部警告指示器。您可以为部分或全部用户开启或关闭此设置。关闭此设置后，您仍然可以以管理员身份在云端硬盘日志事件中查看对外共享的文件。

如需开启或关闭指示器，请执行以下操作：

1. 使用管理员账号登录 Google 管理控制台。

   如果您使用的不是管理员账号，则无法访问管理控制台。

2. 依次点击“菜单”图标 应用 > Google Workspace > 云端硬盘和文档。

   需要拥有“服务设置”管理员权限。

3. 点击共享设置 共享选项。
4. （可选）要将设置仅应用于部分用户，请在侧边选择一个组织部门（通常用于部门）或配置群组（高级）。显示具体方法

   群组设置会覆盖组织部门的设置。了解详情

5. 点击突出显示外部文件选中或取消选中突出显示外部文件复选框，以开启或关闭指示器。
6. 点击保存。或者，您也可以针对 组织部门 点击覆盖。

   如要稍后恢复继承的值，请点击继承（如果是群组，请点击取消设置）。

控制哪些人可以将内容移动到其他组织拥有的共享云端硬盘

您可以允许或禁止从涉及外部来源或目标的共享云端硬盘移动内容。例如：

• 您可以禁止将内容从贵组织的共享云端硬盘移至外部共享云端硬盘或外部用户的“我的云端硬盘”。
• 您可以禁止将内容从贵组织中用户的“我的云端硬盘”移至外部共享云端硬盘。

有关详情，请参阅限制哪些人可以将内容移至外部共享云端硬盘。

相关主题

• 为组织设置常规访问共享选项
• 限制用户可以针对文件授予的访问权限
• 停止、限制共享或更改共享设置