本文專供管理員參考。如要瞭解如何共用個人檔案或設定這類檔案的權限，請參閱「透過 Google 雲端硬碟共用檔案」。
支援所有 Google Workspace、Cloud Identity 和 G Suite 版本
管理員可控管使用者能否與組織外部人員共用 Google 文件、試算表、簡報、協作平台、我的地圖和共用雲端硬碟中的檔案及資料夾。您也可以開啟指標，識別擁有者或共用對象是組織外人士的共用雲端硬碟或雲端硬碟檔案。
- 共用設定情境範例
- 開啟或關閉雲端硬碟檔案和資料夾的外部共用功能
- 僅開放與特定外部網域共用檔案
- 控管哪些使用者可將內容移至其他組織擁有的共用雲端硬碟
- 開啟或關閉對外共用檔案指標
- 嘗試使用信任規則管理雲端硬碟共用功能
注意：如要控管與外部非 Google 使用者共用檔案的功能，請啟用或停用協作者共用功能。
共用設定情境範例
開啟或關閉雲端硬碟檔案和資料夾的外部共用功能
與組織外部人員共用雲端硬碟內容是相當重要的協作程序，但也有資料外洩的風險。開啟外部共用功能後，您可以設定限制措施，例如在使用者共用內容前顯示警告，或禁止使用者分享連結。
如果關閉外部共用功能，使用者就無法與外部使用者共用下列項目：
- 使用 Google 文件、試算表和簡報建立的項目邀請
- 儲存在雲端硬碟中的檔案連結
- 電子郵件中附加的項目，包括從裝置上傳或儲存在雲端硬碟中的項目
外部使用者也無法再存取先前共用的任何項目。
您也可以禁止外部使用者將上述項目與貴組織的使用者共用。這些限制會套用到外部群組成員。如果檔案已與含有外部使用者的群組共用，則這些外部使用者無法存取檔案。
如何開啟或關閉外部共用功能：
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請使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。
非管理員帳戶無法存取管理控制台。
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依序按一下「共用設定」
「共用選項」。
- 如要開啟外部共用功能，請按一下「開啟」，然後選擇共用選項。
- 如要關閉外部共用功能，請按一下「關閉」。此外，您也可以禁止與使用者共用外部內容 (包括第三方儲存系統中的內容)。
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按一下 [儲存]。 如果是 機構單位，您也可以按一下「覆寫」。
如要日後還原沿用的值，請按一下「沿用」(如果是群組，請點選「取消設定」)。
僅開放與特定外部網域共用檔案
您可以只對信任的 (已加入許可清單) 網域共用檔案。使用許可清單限制共用對象時，請注意以下事項：
- 除非您已啟用協作者共用功能，否則只有 Google Workspace 網域才可以加入許可清單。
- 您無法選擇只與許可清單中的特定網域共用檔案，共用對象會涵蓋所有信任網域。
- 使用者無法與個人帳戶共用檔案。
- 如果組織同時擁有 Cloud Identity 和 Google Workspace 授權，許可清單也會套用到 Cloud Identity 使用者。
事前準備：如有需要，請參閱這篇文章，瞭解如何將設定套用至特定部門或群組。
如果您尚未將信任的網域加入許可清單，請完成這項步驟。
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請使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。
非管理員帳戶無法存取管理控制台。
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- 依序按一下「共用設定」
- 按一下「許可網域」，然後選擇共用選項。
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按一下 [儲存]。 如果是 機構單位，您也可以按一下「覆寫」。
如要日後還原沿用的值，請按一下「沿用」(如果是群組，請點選「取消設定」)。
- (僅限表單) 在「共用設定」下方，按一下「表單回覆」。選擇網域內使用者能否回覆外部建立的表單，或對外共用表單以收集回覆。
注意：如果停用這些選項，Google 雲端硬碟共用設定會套用至表單作答者。
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按一下 [儲存]。 如果是 機構單位，您也可以按一下「覆寫」。
如要日後還原沿用的值，請按一下「沿用」(如果是群組，請點選「取消設定」)。
您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間，系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。
開啟或關閉對外共用檔案的指標
如果共用雲端硬碟或雲端硬碟檔案的擁有者/共用對象為組織外人士，系統預設會顯示「外部」警告指標。不過，您可以為部分或所有使用者開啟/關閉這項設定。即使關閉這項設定，您仍可在雲端硬碟記錄事件中查看對外共用的檔案。
如要開啟或關閉指標功能，請按照下列步驟操作：
事前準備：如有需要，請參閱這篇文章，瞭解如何將設定套用至特定部門或群組。
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請使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。
非管理員帳戶無法存取管理控制台。
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依序按一下「共用設定」
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按一下「醒目顯示外部檔案」
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按一下 [儲存]。 如果是 機構單位，您也可以按一下「覆寫」。
如要日後還原沿用的值，請按一下「沿用」(如果是群組，請點選「取消設定」)。
瞭解指標顯示行為
開啟警告指標後，如果雲端硬碟檔案的擁有者/共用對象為組織外人士，系統就會顯示警告指標，但下列情況除外：
- 如果組織擁有的 Google 群組可以存取檔案，即使群組包含組織外人士，系統也不會顯示指標。
- 只要服務帳戶能存取檔案，系統就會一律顯示指標，無論帳戶擁有者是組織內部或外部人士。
- 只要自動建立的 Google Classroom 群組能存取檔案，系統就會一律顯示指標。
控管哪些使用者可將內容移至其他組織擁有的共用雲端硬碟
您可以允許或禁止移動含有外部來源或目標的共用雲端硬碟內容。例如：
- 您可以禁止將貴組織的共用雲端硬碟內容，移至外部共用雲端硬碟或外部使用者的「我的雲端硬碟」。
- 您可以禁止將貴組織中使用者的「我的雲端硬碟」內容，移至外部共用雲端硬碟。
如要進一步瞭解如何限制誰能將內容移至對外共用的雲端硬碟，請參閱這篇文章。
嘗試使用信任規則管理雲端硬碟共用功能
支援這項功能的版本：Frontline Plus、Enterprise Standard 和 Enterprise Plus、Education Standard 和 Education Plus、Enterprise Essentials Plus。版本比較
除了可以使用雲端硬碟設定來與機構外部人士共用檔案，也可以利用信任規則來管理機構內外的共用設定。信任規則可讓您進一步控管使用者的共用對象。詳情請參閱「建立及管理雲端硬碟共用信任規則」。
