Si quieres exportar todos los datos, consulta el artículo Exportar todos los datos de tu organización.
Con la herramienta de exportación de datos, puedes exportar todos los datos de tu organización o parte de ellos a un archivo de Google Cloud Storage y descargarlo. Algunas organizaciones solo necesitan exportar determinados datos, y no todo el conjunto. Por ejemplo, puede que una organización solo necesite exportar el contenido que ha generado el departamento de Ventas.
Si quieres que tus usuarios puedan descargar sus datos, permite el uso de Google Takeout y recomiéndales que consulten el artículo Cómo descargar datos de Google.
Si tu organización tiene una autorización de FedRAMP o más de 1000 usuarios, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace antes de usar la herramienta de exportación de datos. El equipo de Asistencia de Google Workspace no accede a los datos que se exportan desde la herramienta de exportación de datos ni los trata.
Antes de empezar
Exportar datos de los usuarios
Para hacer esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
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Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.
Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.
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Ve a Exportación de datos.
- Haz clic en Configurar nueva exportación.
- En el cuadro Nombre, introduce un nombre para la exportación.
- En el cuadro Permiso, selecciona los datos de los usuarios que quieras exportar:
- Para exportar todos los datos de tu organización, incluidos los que solo están disponibles para administradores, selecciona Exportar todos los datos de usuario de toda la organización y sáltate el siguiente paso. Consulta más información en el artículo Exportar todos los datos de tu organización.
- Para exportar los datos de los usuarios seleccionados, selecciona Exportar datos de usuarios específicos y elige si quieres identificar a los usuarios por unidad organizativa, grupo o nombre de usuario concreto.
- (Opcional) Decide si quieres exportar datos de grupos, unidades organizativas o nombres de usuario. A continuación, haz clic en el cuadro de selección e indica o escribe la opción que prefieras.
- Cuando seleccionas una unidad organizativa, solo se exportan los miembros directos de esa unidad organizativa, no sus unidades secundarias. Por ejemplo, pongamos que tenemos una unidad organizativa Finanzas que tiene dos unidades organizativas secundarias: Europa y Asia. Si seleccionas la unidad organizativa Finanzas, solo se exportarán los usuarios directos que incluya. Las unidades organizativas Europa y Asia no se exportarán.
- En el cuadro Servicio, selecciona los servicios cuyos datos quieras exportar.
- (Opcional) En el cuadro Etiquetas, puedes exportar datos con una etiqueta específica de Google Drive. Selecciona la etiqueta de Drive que quieras en el desplegable.
- En el cuadro Periodo y tipo, elige un intervalo de fechas para exportar datos de Google Drive, Gmail y Chat de un periodo concreto, o bien configura exportaciones continuas. Consulta más información sobre las exportaciones continuas.
Nota: Los archivos de unidades compartidas no se pueden filtrar por periodo. - (Opcional) Para configurar la exportación continua, marca la casilla correspondiente.
Nota: Solo las organizaciones que tienen el complemento Assured Controls pueden ver la casilla Exportación continua. - En el cuadro Destino, elige dónde quieres guardar los datos exportados.
La herramienta de exportación de datos puede exportar los datos de los usuarios a un segmento de Cloud Storage proporcionado por Google o de tu propiedad. Consulta más información sobre dónde se almacenan los datos exportados.- Para usar un segmento temporal proporcionado por Google, selecciona Segmento proporcionado por Google y elige la región del segmento: Estados Unidos, Europa o Sin preferencia.
Nota: La opción del segmento temporal de Cloud Storage proporcionado por Google no está disponible en las exportaciones continuas.
- Para elegir tu propio segmento de Cloud Storage, selecciona Tu segmento e introduce el nombre del segmento que has creado. Ejemplo: my-gws-data-export-bucket
- Para usar un segmento temporal proporcionado por Google, selecciona Segmento proporcionado por Google y elige la región del segmento: Estados Unidos, Europa o Sin preferencia.
- Haz clic en Iniciar exportación.
Consultar y descargar los datos exportados
Una vez que se haya completado la exportación de datos, los superadministradores de tu organización recibirán una notificación por correo con un enlace para ver el archivo. También puedes acceder al archivo mediante la consola de administración de Google.
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Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.
Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.
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Ve a Exportación de datos.
- En la tabla de exportación de datos se muestran todas tus exportaciones de datos e incluye lo siguiente:
- Nombres de exportaciones
- Fechas de inicio y finalización más recientes
- Quién ha configurado cada exportación
- Estado de exportación
- Acciones que puedes llevar a cabo con los datos exportados
- En la tabla de exportación de datos, haz clic en el nombre de la exportación para abrir una vista detallada.
- En Alcance, puedes ver qué usuarios, grupos o unidades organizativas se han exportado.
- En Estado, puedes comprobar si la exportación se ha ejecutado completamente o si ha habido errores:
- Error: los datos no se han exportado.
- Errores: faltan algunos datos del archivo
- Finalizada: se han exportado todos los datos.
- Para ver el archivo, haz clic en Acciones
Ver archivo.
- Si la exportación de datos se ha completado con errores, puedes ejecutar una solución.
Para ver y descargar datos exportados, siga estos pasos:
- En la interfaz de Cloud Storage, haz clic en la carpeta raíz. La carpeta raíz contiene una lista de las carpetas de los usuarios. La carpeta de cada usuario contiene un archivo ZIP con los datos de ese usuario.
Nota: Algunos datos, como los archivos de unidades compartidas, pertenecen a una cuenta de servicio y no a un usuario concreto. En el archivo de exportación, las cuentas de servicio se llaman "Recurso".
La interfaz de Cloud Storage solo permite descargar objetos concretos. Para descargar una carpeta o varios objetos a la vez, utiliza la herramienta de línea de comandos gsutil.
Ejemplo:
gsutil -m cp -r \
"gs://[gsutil URI for your takeout bucket]" \
.
- Haz clic en el archivo ZIP para descargar los datos de ese usuario.
- Descomprime el archivo para consultar los datos del usuario por producto.
