Google Workspace の電子情報開示プロジェクトのデータを識別して検索で収集したら、分析を進めるために検索結果を書き出すことができます。Vault からデータを書き出すときに、検索条件に一致するデータのコピーが書き出されます。この書き出し処理によって組織の Google Workspace データが変更または削除されることはありません。
始める前に
- データの検索と書き出しを行うには、Google Workspace 管理者から 案件の管理 、検索の管理 、書き出しの管理 の権限が割り当てられている必要があります。
特権管理者が Vault の書き出しに対する複数の関係者による承認を有効にしている場合、書き出しリクエストを行うと、複数の関係者による承認プロセスが開始されます。 このプロセスが完了するまで、Vault の検索結果を書き出すことはできません。詳しくは、 機密情報に関する操作に対する 複数の関係者による承認をご覧ください。
注: 複数の関係者による承認は、Vault UI から開始された書き出しリクエストでのみトリガーされます。Vault API を使用して開始された書き出しリクエストではトリガーされません。
組織全体で同時に進行中の書き出しが 20 件以下にしてください。
書き出しの名前に特殊文字（~!$'(),;@:/? など）を使用しないでください。特殊文字が含まれていると、書き出しをダウンロードできないことがあります。
書き出しに時間がかかりすぎる場合は、キャンセルして別の検索方法を使用することを検討してください。次に例を示します。
- 書き出しの必要があるアカウントを特定し、少数のアカウントに分けて検索を複数回行います。
- 期間を指定して検索を複数回行います。たとえば、2013 年に送信されたメールを検索し、次に 2014 年に送信されたメールを検索します。
書き出しを開始する
データの検索と書き出しを行うには、Google Workspace 管理者から 案件の管理、検索の管理、書き出しの管理 の権限が割り当てられている必要があります。
- vault.google.com にログインします。
データの書き出し元となる案件を開き、データを検索します。
詳しくは、Vault での検索と書き出しのスタートガイドをご覧ください。
[エクスポート] をクリックします。
エクスポート ファイル用に、わかりやすい名前を入力します。
組織にデータ リージョン ポリシーがある場合は、書き出し先のデータ リージョンを選択します。
詳しくは、Vault から書き出したデータの保存先を選択するをご覧ください。
Gmail、Google グループ、Google Chat から書き出す場合は、メッセージ コンテンツ ファイルの形式（PST または mbox）を選択します。
詳しくは、コンテンツを書き出すをご覧ください。
（省略可）Gmail から書き出す場合は、次のいずれかを選択できます。
- Gmail の情報保護モードのメールを含める—情報保護モードのメールのコンテンツを除外した場合、書き出されたデータにはメールのメタデータのみが含まれます。
- リンクされたドライブ ファイルを書き出す—詳しくは、メッセージ内のドライブ ファイルへのハイパーリンクをご覧ください。
ドライブから書き出す場合は、ドライブのアイテムに対して間接的権限を持つアカウントのアクセスレベル情報を含めるかどうかを選択します。
詳しくは、ファイルへの間接的権限を持つユーザーのアクセスレベル情報の書き出しをご覧ください。
[エクスポート] をクリックします。
Vault の書き出しに対する複数の関係者による承認が有効になっていない場合は、すぐに書き出し処理が開始されます。Vault をいったん終了しても、後で戻って書き出しのステータスを確認できます。
Vault の書き出しに対する複数の関係者による承認が有効になっている場合:
- 2 人目の管理者が書き出しリクエストを承認する必要があることを知らせるメッセージが表示されます。
- [書き出し] ページで、書き出しリクエストのステータスが [承認待ち] に設定されます。
- 2 人目の Vault 代理管理者に、複数の関係者による承認リクエストが保留中であることを知らせるメール通知が届きます。
- 2 人目の管理者が管理コンソールの複数の関係者による承認ポータルでリクエストを承認すると、書き出し処理が開始され、書き出しが開始されたことを知らせるメールが届きます。
- 2 人目の管理者が 15 日以内にリクエストを承認しない場合、リクエストは削除されます。
ステータスを確認して書き出しをダウンロードする
[書き出し] をクリックし、[ステータス] 列を確認します。
書き出しが完了すると、[ステータス] 列に緑色のチェックマークが表示され、[ダウンロード] ボタンが有効になります。
[ダウンロード] をクリックして、書き出したデータにアクセスします。
書き出しファイルは、書き出しの開始後 15 日間利用できます。書き出しファイルは 15 日を過ぎると削除されます。そのため、そのデータにアクセスする必要がある場合は、書き出しを再作成する必要があります。詳しくは、Vault からの書き出しをダウンロードするをご覧ください。
検索結果の一部のみが書き出された場合
容量の大きい書き出しでは、処理が完了するまでに数時間ほどかかることがあります。24 時間が経過しても大規模な書き出しが完了していない場合は、Vault が書き出しを停止し、「書き出しは結果の一部のみです 」というメッセージが表示されます。
その場合は、その時点までに Vault が取得できたメッセージやアイテムをダウンロードできるほか、書き出しされなかったアカウントが記載された CSV ファイルをダウンロードできます。書き出しを再開する準備ができたら、次の手順を行います。
- [書き出しを続行] をクリックします。
書き出しに新しい名前を付けて
[Export] をクリックします。さらに 24 時間、メールとアイテムが取得されます。
このようにして、クエリに一致したメッセージやアイテムのすべてが取得されるまで、何度でも書き出しを繰り返すことができます。