Después de identificar y recopilar los datos para tu proyecto de descubrimiento electrónico de Google Workspace con la búsqueda, puedes exportarlos para analizarlos más a fondo. Cuando exportas datos de Vault, se incluyen copias de los datos que coincidieron con la búsqueda. El proceso de exportación no modifica ni quita los datos de Google Workspace de la organización.
Antes de comenzar
- Para buscar y exportar datos, el administrador de Google Workspace debe asignarte los privilegios Administrar asuntos, Administrar búsquedas y Administrar exportaciones.
Si un superadministrador activó la aprobación de varias partes para las exportaciones de Vault, cualquier solicitud de exportación activará un proceso de aprobación de varias partes. Este proceso debe completarse antes de que se pueda exportar la búsqueda de Vault. Para obtener más información, consulta Aprobación de varias partes para acciones sensibles.
Nota: La aprobación de varias partes solo se activa con las solicitudes de exportación que se inician desde la IU de Vault. No se activa con las solicitudes de exportación que se inician con la API de Vault.
No tener más de 20 exportaciones simultáneas en curso en toda la organización.
No uses caracteres especiales (como ~!$'(),;@:/?) en el nombre de la exportación. Los caracteres especiales pueden impedir que descargues las exportaciones.
Si la exportación tarda demasiado, considera cancelarla y usar una estrategia de búsqueda diferente, por ejemplo:
- Identifica las cuentas que necesitas exportar y realiza varias búsquedas, cada una de ellas buscando algunas de las cuentas.
- Realiza varias búsquedas con períodos. Por ejemplo, busca los mensajes enviados en 2013 y, luego, realiza otra búsqueda de los mensajes enviados en 2014.
Iniciar una exportación
Para buscar y exportar datos, el administrador de Google Workspace debe asignarte los privilegios Administrar asuntos, Administrar búsquedas y Administrar exportaciones.
- Accede a vault.google.com.
Abre el asunto del que quieres exportar datos y busca los datos.
Para obtener más información, consulta Comienza a usar la búsqueda y la exportación de Vault.
Haz clic en Exportar.
Ingresa un nombre descriptivo para la exportación.
Si tu organización tiene una política de región de datos, selecciona la región de datos para la exportación.
Para obtener más información, consulta Elige una ubicación para los datos de exportación de Vault.
Si exportas desde Gmail, Grupos de Google o Google Chat, elige el formato para los archivos de contenido de mensajes, PST o mbox.
Para obtener más información, consulta Exportar contenido.
(Opcional) Si exportas desde Gmail, puedes hacer lo siguiente:
- Incluir mensajes en Modo confidencial de Gmail: Si excluyes el contenido de los mensajes en Modo confidencial, la exportación incluirá solo los metadatos de los mensajes.
- Exportar archivos de Drive vinculados: Para obtener más información, consulta Hipervínculos a archivos de Drive en mensajes.
Si exportas desde Drive, elige si quieres incluir información sobre el nivel de acceso de las cuentas que tienen acceso indirecto a los elementos de Drive.
Para obtener más información, consulta Exportar información sobre el nivel de acceso de los usuarios con acceso indirecto a los archivos.
Haz clic en Exportar.
Si la aprobación de varias partes para las exportaciones de Vault no está activada, Vault comenzará a procesar la exportación de inmediato. Puedes cerrar Vault y volver más tarde para verificar el estado de la exportación.
Si la aprobación de varias partes para las exportaciones de Vault está activada, haz lo siguiente:
- Se mostrará un mensaje para informarte que un segundo administrador debe aprobar la solicitud de exportación.
- El estado de la solicitud de exportación, en la página Exportaciones, se establece en aprobación pendiente.
- Un segundo administrador delegado de Vault recibe una notificación por correo electrónico en la que se indica que hay una solicitud de aprobación de varias partes pendiente.
- Si el segundo administrador aprueba la solicitud en el portal de aprobación de varias partes de la Consola del administrador, la exportación comenzará a procesarse y recibirás un correo electrónico para informarte que se inició la exportación.
- Si el segundo administrador no aprueba la solicitud en un plazo de 15 días, se quitará la solicitud.
Verificar el estado y descargar una exportación
Haz clic en Exportaciones y revisa la columna Estado.
Cuando se complete la exportación, la columna Estado tendrá una marca de verificación verde y el botón Descargar estará habilitado.
Haz clic en Descargar para acceder a los datos exportados.
Los archivos de exportación están disponibles durante 15 días después de que inicias la exportación. Después de 15 días, se borran y debes volver a crear la exportación si necesitas acceder a los datos. Para obtener más información, consulta Descargar una exportación de Vault.
Exportaciones con resultados parciales
Las exportaciones grandes pueden tardar varias horas en procesarse. Si una exportación grande no se completó después de 24 horas, Vault detiene la exportación y recibes el mensaje La exportación contiene resultados parciales.
Puedes descargar los mensajes y los elementos que Vault pudo recuperar hasta ese momento, junto con un archivo CSV que enumera las cuentas que no se exportaron. Cuando estés listo para reanudar la exportación, haz lo siguiente:
- Haz clic en Continuar exportación.
Asigna un nombre nuevo a la exportación
Exportar.Vault recopila más mensajes y elementos durante otras 24 horas.
Puedes continuar una exportación tantas veces como sea necesario para recuperar todos los mensajes y elementos que coincidieron con tu consulta.