אחרי שמזהים ואוספים את הנתונים לפרויקט הגילוי האלקטרוני ב-Google Workspace באמצעות חיפוש, אפשר לייצא אותם לניתוח נוסף. כשמייצאים נתונים מ-Vault, הייצוא מכיל עותקים של הנתונים שתאמו לחיפוש. תהליך הייצוא לא משנה או מסיר את הנתונים של הארגון ב-Google Workspace.
לפני שמתחילים
- כדי לחפש ולייצא נתונים, האדמין ב-Google Workspace צריך להקצות לכם את ההרשאות ניהול עניינים, ניהול חיפושים וניהול ייצואים.
אם סופר-אדמין הפעיל את ההגדרה 'קבלת אישור ממספר משתמשים' לייצוא ב-Vault, כל בקשת ייצוא תפעיל תהליך של קבלת אישור ממספר משתמשים. חובה להשלים את התהליך הזה לפני שניתן לייצא את החיפוש ב-Vault. פרטים נוספים מופיעים במאמר קבלת אישור ממספר משתמשים לביצוע פעולות רגישות.
הערה: אישור על ידי גורמים מרובים מופעל רק על ידי בקשות ייצוא שנוצרות בממשק המשתמש של Vault. היא לא מופעלת על ידי בקשות ייצוא שמתחילות באמצעות Vault API.
לא יכולות להיות יותר מ-20 פעולות ייצוא בו-זמניות בתהליך בארגון.
אל תשתמשו בתווים מיוחדים (כמו ~!$'(),;@:/?) בשם של הייצוא. תווים מיוחדים יכולים למנוע הורדה של קובצי ייצוא.
אם הייצוא נמשך יותר מדי זמן, כדאי לבטל אותו ולהשתמש באסטרטגיית חיפוש אחרת, למשל:
- מזהים את החשבונות שרוצים לייצא ומבצעים כמה חיפושים, כשבכל חיפוש מחפשים כמה מהחשבונות.
- לבצע כמה חיפושים באמצעות טווחי תאריכים. לדוגמה, מחפשים הודעות שנשלחו בשנת 2013, ואז מבצעים חיפוש נוסף של הודעות שנשלחו בשנת 2014.
התחלת הייצוא
כדי לחפש ולייצא נתונים, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להקצות לכם את ההרשאות ניהול עניינים, ניהול חיפושים וניהול ייצואים.
- נכנסים אל vault.google.com.
פותחים את התיק שרוצים לייצא ממנו נתונים ומחפשים את הנתונים.
פרטים נוספים זמינים במאמר איך מתחילים לעבוד עם תכונות החיפוש והייצוא ב-Vault.
לוחצים על ייצוא.
מזינים שם תיאורי לייצוא.
אם בארגון שלכם מוגדרת מדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים, צריך לבחור את האזור הגיאוגרפי לאחסון הנתונים לייצוא.
פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא בחירת המיקום שאליו יתבצע ייצוא הנתונים מ-Vault.
אם מייצאים מ-Gmail, מ-Google Groups או מ-Google Chat, בוחרים את הפורמט של קובצי תוכן ההודעות, PST או mbox.
פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא ייצוא תוכן.
(אופציונלי) אם מייצאים מ-Gmail, אפשר לבחור:
- כולל הודעות במצב סודי של Gmail – אם לא תכללו את התוכן של ההודעות במצב סודי, הייצוא יכלול רק את המטא-נתונים של ההודעות.
- ייצוא קבצים מקושרים ב-Drive – פרטים נוספים זמינים במאמר היפר-קישורים לקבצים ב-Drive בהודעות.
אם מייצאים מ-Drive, בוחרים אם לכלול מידע על רמת הגישה לחשבונות שיש להם גישה עקיפה לפריטים ב-Drive.
פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא ייצוא מידע על רמת הגישה של משתמשים עם גישה עקיפה לקבצים.
לוחצים על ייצוא.
אם ההגדרה 'קבלת אישור ממספר משתמשים לייצוא מ-Vault' לא מופעלת, Vault מתחיל מיד לעבד את הייצוא. אפשר לסגור את Vault ולחזור מאוחר יותר כדי לבדוק את סטטוס הייצוא.
אם מופעלת קבלת אישור ממספר משתמשים לייצוא מ-Vault:
- תוצג הודעה שמציינת שאדמין נוסף צריך לאשר את בקשת הייצוא.
- הסטטוס של בקשת הייצוא בדף Exports מוגדר כ-pending approval.
- אדמין שני ב-Vault עם הרשאות מוגבלות מקבל התראה באימייל על בקשה בהמתנה לאישור על ידי גורמים מרובים.
- אם האדמין השני יאשר את הבקשה בפורטל 'אישור על ידי גורמים מרובים' במסוף Admin, תהליך הייצוא יתחיל ותקבלו אימייל שיודיע לכם על כך.
- אם האדמין השני לא יאשר את הבקשה תוך 15 יום, הבקשה תוסר.
בדיקת הסטטוס והורדה של ייצוא
לוחצים על ייצוא ובודקים את העמודה סטטוס.
כשהייצוא מסתיים, בעמודה סטטוס מופיע סימן וי ירוק, והלחצן הורדה מופעל.
לוחצים על הורדה כדי לגשת לנתונים שיוצאו.
הקבצים שיוצאו יהיו זמינים למשך 15 ימים אחרי שתתחילו את הייצוא. אחרי 15 ימים, הם נמחקים ותצטרכו ליצור מחדש את הייצוא אם תרצו לגשת לנתונים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הורדת ייצוא מ-Vault.
ייצוא עם תוצאות חלקיות
עיבוד של ייצוא בהיקף גדול יכול להימשך כמה שעות. אם ייצוא גדול לא מסתיים אחרי 24 שעות, Vault מפסיק את הייצוא ומוצגת ההודעה הייצוא מכיל תוצאות חלקיות.
אתם יכולים להוריד את ההודעות והפריטים ש-Vault הצליח לאחזר עד לנקודה הזו, יחד עם קובץ CSV שבו מפורטים החשבונות שלא יוצאו. כדי להמשיך את הייצוא, פועלים לפי השלבים הבאים:
- לוחצים על המשך הייצוא.
נותנים לייצוא שם חדש
ייצוא.מערכת Vault אוספת הודעות ופריטים נוספים למשך 24 שעות נוספות.
אפשר להמשיך ייצוא כמה פעמים שצריך כדי לאחזר את כל ההודעות והפריטים שתאמו לשאילתה.