ส่งออกข้อมูลจากห้องนิรภัย

หลังจากที่ระบุและรวบรวมข้อมูลสำหรับโปรเจ็กต์ eDiscovery ของ Google Workspace ด้วยการค้นหาแล้ว คุณก็ส่งออกข้อมูลดังกล่าวเพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ เมื่อคุณส่งออกข้อมูลจากห้องนิรภัย ข้อมูลที่ส่งออกจะมีสำเนาของข้อมูลที่ตรงกับการค้นหาของคุณ กระบวนการส่งออกจะไม่ดัดแปลงหรือนำข้อมูล Google Workspace ขององค์กรออก

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น

• หากต้องการค้นหาและส่งออกข้อมูล ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะต้อง มอบหมายสิทธิ์จัดการกรณี จัดการการค้นหา และจัดการ การส่งออก ให้คุณ

• หากผู้ดูแลระบบขั้นสูงเปิดการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการส่งออกของห้องนิรภัย คำขอส่งออกใดๆ ก็ตามจะทริกเกอร์กระบวนการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ คุณต้องดำเนินการตามกระบวนการนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนจึงจะส่งออกการค้นหาในห้องนิรภัยได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อ การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการดำเนินการที่มีความละเอียดอ่อน

  หมายเหตุ: ระบบจะทริกเกอร์การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ก็ต่อเมื่อมีการส่งคำขอส่งออกจาก UI ของห้องนิรภัยเท่านั้น ระบบจะไม่ทริกเกอร์การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์หากมีการส่งคำขอส่งออกโดยใช้ Vault API

• ส่งออกพร้อมกันไม่เกิน 20 รายการในองค์กร

• อย่าใช้สัญลักษณ์พิเศษ (เช่น ~!$'(),;@:/?) ในชื่อของการส่งออก เนื่องจากสัญลักษณ์ดังกล่าวอาจทำให้คุณไม่สามารถดาวน์โหลดการส่งออกได้

• หากการส่งออกใช้เวลานานเกินไป โปรดพิจารณายกเลิกและใช้วิธีค้นหาแบบอื่น เช่น

  • ระบุบัญชีที่ต้องการส่งออกและดำเนินการค้นหาหลายๆ ครั้ง โดยค้นหาครั้งละ 2-3 บัญชี
  • ทำการค้นหาหลายครั้งโดยใช้ช่วงวันที่ เช่น ค้นหาข้อความที่ส่งในปี 2013 แล้วจึงค้นหาข้อความที่ส่งในปี 2014 อีกครั้ง

เริ่มการส่งออก

หากต้องการค้นหาและส่งออกข้อมูล ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะต้อง มอบหมายสิทธิ์ จัดการกรณี จัดการการค้นหา และจัดการการส่งออก ให้คุณ

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com

2. เปิดกรณีที่ต้องการส่งออกข้อมูล แล้วค้นหาข้อมูลนั้น

   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อ เริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย

3. คลิกส่งออก

4. ป้อนชื่อที่สื่อความหมายถึงการส่งออก

5. หากองค์กรของคุณมีนโยบายเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลสำหรับการส่งออก

   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเลือกตำแหน่งสำหรับข้อมูลส่งออกของห้องนิรภัย

6. หากส่งออกจาก Gmail, Google Groups หรือ Google Chat ให้เลือกรูปแบบสำหรับไฟล์เนื้อหาข้อความ, PST หรือ mbox

   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อ ส่งออกเนื้อหา

7. (ไม่บังคับ) หากส่งออกจาก Gmail คุณสามารถเลือกดำเนินการต่อไปนี้ได้

   • รวมอีเมลในโหมดข้อมูลลับของ Gmail—หากยกเว้นเนื้อหาของอีเมลในโหมดข้อมูลลับ การส่งออกจะมีเฉพาะข้อมูลเมตาของอีเมลเท่านั้น
   • ส่งออกไฟล์ในไดรฟ์ที่มีลิงก์ - โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อไฮเปอร์ลิงก์ไปยังไฟล์ในไดรฟ์ในอีเมล

8. หากส่งออกจากไดรฟ์ ให้เลือกว่าจะรวมข้อมูลระดับการเข้าถึงสำหรับบัญชีที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการในไดรฟ์ทางอ้อมหรือไม่

   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อการส่งออกข้อมูลระดับการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่เข้าถึงไฟล์ได้โดยอ้อม

9. คลิกส่งออก

10. หากไม่ได้เปิดการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการส่งออกของห้องนิรภัย ห้องนิรภัยจะเริ่มประมวลผลการส่งออกของคุณทันที คุณสามารถปิดห้องนิรภัยและกลับมาใหม่ในภายหลังได้เพื่อตรวจสอบสถานะของการส่งออก

11. หากเปิดการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการส่งออกของห้องนิรภัย ให้ทำดังนี้

    1. ระบบจะแสดงข้อความเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าผู้ดูแลระบบรายที่ 2 ต้องอนุมัติคำขอส่งออก
    2. สถานะคำขอส่งออกในหน้าการส่งออกจะเปลี่ยนเป็น "รอการอนุมัติ"
    3. ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยที่ได้รับมอบหมายรายที่ 2 จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลว่ามีคำขออนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ที่รอดำเนินการอยู่
    4. หากผู้ดูแลระบบรายที่ 2 อนุมัติคำขอในพอร์ทัลการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ การส่งออกจะเริ่มประมวลผล และคุณจะได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบว่าการส่งออกเริ่มต้นขึ้นแล้ว
    5. หากผู้ดูแลระบบรายที่ 2 ไม่อนุมัติคำขอภายใน 15 วัน ระบบจะนำคำขอออก

ตรวจสอบสถานะและดาวน์โหลดการส่งออก

1. คลิกส่งออก แล้วตรวจสอบคอลัมน์สถานะ

   เมื่อส่งออกเรียบร้อยแล้ว คอลัมน์สถานะ จะมีเครื่องหมายถูกสีเขียวและระบบจะเปิดใช้ปุ่มดาวน์โหลด

2. คลิกดาวน์โหลด เพื่อเข้าถึงข้อมูลที่ส่งออก

   ไฟล์ที่ส่งออกแล้วจะยังคงอยู่ต่อไปอีก 15 วันหลังจากที่เริ่มส่งออก ระบบจะลบข้อมูลหลังจากผ่านไป 15 วันและคุณต้องสร้างการส่งออกอีกครั้งหากต้องการเข้าถึงข้อมูลดังกล่าว โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออกจาก ห้องนิรภัย

การส่งออกที่มีผลลัพธ์บางส่วน

การส่งออกข้อมูลปริมาณมากอาจใช้เวลาดำเนินการหลายชั่วโมง หากการส่งออกดังกล่าวดำเนินการไม่เสร็จภายใน 24 ชั่วโมง ห้องนิรภัยจะหยุดการส่งออก และคุณจะได้รับข้อความการส่งออกมีผลลัพธ์บางส่วน

คุณจะดาวน์โหลดข้อความและไฟล์ที่ห้องนิรภัยเรียกข้อมูลมาได้แค่เพียงส่วนนั้น พร้อมกับไฟล์ CSV ที่แสดงรายการบัญชีที่ยังไม่ได้ส่งออก เมื่อพร้อมที่จะดำเนินการส่งออกต่อ ให้ทำดังนี้

1. คลิกดำเนินการส่งออกต่อ

2. ตั้งชื่อการส่งออกใหม่ ส่งออก

   ห้องนิรภัยจะรวบรวมข้อความและรายการอื่นๆ ต่อไปอีก 24 ชั่วโมง

คุณจะส่งออกต่อไปได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง จนกว่าจะเรียกข้อความและรายการที่ตรงกับข้อความค้นหาได้ครบทั้งหมด