אחרי שמזהים ואוספים את הנתונים לפרויקט הגילוי האלקטרוני ב-Google Workspace באמצעות חיפוש, אפשר לייצא אותם לניתוח נוסף. כשמייצאים נתונים מ-Vault, הייצוא מכיל עותקים של הנתונים שתואמים לחיפוש. תהליך הייצוא לא משנה או מסיר את הנתונים של הארגון ב-Google Workspace.
לפני שמתחילים
- כדי לחפש ולייצא נתונים, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להקצות לכם את ההרשאות ניהול עניינים, ניהול חיפושים וניהול ייצוא.
אם סופר-אדמין הפעיל את ההגדרה "קבלת אישור ממספר משתמשים" לייצוא ב-Vault, כל בקשת ייצוא תפעיל תהליך של קבלת אישור ממספר משתמשים. צריך להשלים את התהליך הזה לפני שאפשר לייצא את החיפוש ב-Vault. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא קבלת אישור ממספר משתמשים לביצוע פעולות רגישות.
הערה: אישור על ידי גורמים מרובים מופעל רק על ידי בקשות ייצוא שנוצרות בממשק המשתמש של Vault. הוא לא מופעל על ידי בקשות ייצוא שמופעלות באמצעות Vault API.
לא להפעיל יותר מ-20 פעולות ייצוא בו-זמנית בארגון.
אל תשתמשו בתווים מיוחדים (כמו ~!$'(),;@:/?) בשם של הייצוא. תווים מיוחדים יכולים למנוע הורדה של קובצי ייצוא.
אם הייצוא נכשל כי הוא גדול מדי, פצלו את השאילתה לשאילתות קטנות יותר. לדוגמה, אפשר לייצא נתונים לפי חודש או לבחור יחידות ארגוניות קטנות יותר.
אם הייצוא נמשך יותר מדי זמן, כדאי לבטל אותו ולהשתמש באסטרטגיית חיפוש אחרת, למשל:
- מזהים את החשבונות שצריך לייצא ומבצעים כמה חיפושים, שבכל אחד מהם מחפשים כמה מהחשבונות.
- לבצע כמה חיפושים באמצעות טווחי תאריכים. לדוגמה, חפשו הודעות שנשלחו ב-2013, ואז בצעו חיפוש נוסף של הודעות שנשלחו ב-2014.
התחלת הייצוא
כדי לחפש ולייצא נתונים, האדמין ב-Google Workspace צריך להקצות לכם את ההרשאות ניהול עניינים, ניהול חיפושים וניהול ייצוא.
- נכנסים אל vault.google.com.
פותחים את העניין שרוצים לייצא ממנו נתונים ומחפשים את הנתונים.
פרטים נוספים זמינים במאמר איך מתחילים לעבוד עם תכונות החיפוש והייצוא ב-Vault.
לוחצים על ייצוא.
מזינים שם תיאורי לייצוא.
אם לארגון שלכם יש מדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים, בחרו את האזור הגיאוגרפי לייצוא הנתונים.
פרטים נוספים זמינים במאמר בחירת המיקום שאליו יתבצע ייצוא הנתונים מ-Vault.
אם מייצאים מ-Gmail, מקבוצות Google או מ-Google Chat, בוחרים את הפורמט של קובצי התוכן של ההודעות, PST או mbox.
פרטים נוספים זמינים במאמר ייצוא תוכן.
(אופציונלי) אם אתם מייצאים מ-Gmail, אתם יכולים לבחור:
- כולל הודעות במצב סודי של Gmail – אם לא תכללו את התוכן של ההודעות במצב סודי, הייצוא יכלול רק את המטא-נתונים של ההודעות.
- ייצוא קבצים מקושרים ב-Drive – פרטים נוספים זמינים במאמר היפר-קישורים לקובצי Drive בהודעות.
אם מייצאים מ-Drive, בוחרים אם לכלול מידע על רמת הגישה לחשבונות שיש להם גישה עקיפה לפריטים ב-Drive.
פרטים נוספים זמינים במאמר ייצוא מידע על רמת הגישה של משתמשים עם גישה עקיפה לקבצים.
לוחצים על ייצוא.
אם לא הפעלתם את ההגדרה "אישור של מספר משתמשים" לייצוא ב-Vault, Vault יתחיל מיד לעבד את הייצוא. אתם יכולים לסגור את Vault ולחזור מאוחר יותר כדי לבדוק את סטטוס הייצוא.
אם האפשרות "אישור על ידי גורמים מרובים" מופעלת לייצוא ב-Vault:
- תוצג הודעה שמציינת שאדמין נוסף צריך לאשר את בקשת הייצוא.
- הסטטוס של בקשת הייצוא בדף Exports מוגדר כ'בהמתנה לאישור'.
- אדמין אחר ב-Vault מקבל התראה באימייל על כך שיש בקשה לאישור על ידי גורמים מרובים שממתינה לאישור.
- אם האדמין השני יאשר את הבקשה בפורטל 'אישור על ידי גורמים מרובים' במסוף Admin, תהליך הייצוא יתחיל, ותקבלו אימייל שיודיע לכם שהייצוא התחיל.
- אם האדמין השני לא מאשר את הבקשה תוך 15 ימים, הבקשה נמחקת.
איך בודקים את הסטטוס ומורידים את הייצוא
לוחצים על ייצוא ובודקים את העמודה סטטוס.
כשהייצוא מסתיים, בעמודה Status מופיע סימן וי ירוק והלחצן Download מופעל.
לוחצים על הורדה כדי לגשת לנתונים שיוצאו.
הקבצים שיוצאו זמינים למשך 15 ימים אחרי שמתחילים את הייצוא. אחרי 15 ימים הם נמחקים, ואם אתם צריכים לגשת לנתונים, אתם צריכים ליצור את הייצוא מחדש. פרטים נוספים זמינים במאמר הורדת ייצוא מ-Vault.
ייצוא עם תוצאות חלקיות
ייצוא בהיקף גדול יכול להימשך כמה שעות. אם ייצוא גדול לא מסתיים אחרי 24 שעות, Vault מפסיק את הייצוא ומוצגת ההודעה הייצוא מכיל תוצאות חלקיות.
אתם יכולים להוריד את ההודעות והפריטים ש-Vault הצליח לאחזר עד לאותו שלב, יחד עם קובץ CSV שבו מפורטים החשבונות שלא יוצאו. כדי להמשיך את הייצוא:
- לוחצים על המשך הייצוא.
נותנים לייצוא שם חדש
ייצוא.Vault אוסף עוד הודעות ופריטים במשך 24 שעות נוספות.
אתם יכולים להמשיך את הייצוא כמה פעמים שצריך כדי לאחזר את כל ההודעות והפריטים שתואמים לשאילתה.