ส่งออกข้อมูลจากห้องนิรภัย

หลังจากที่ระบุและรวบรวมข้อมูลสำหรับโปรเจ็กต์ eDiscovery ของ Google Workspace ด้วยการค้นหาแล้ว คุณก็ส่งออกข้อมูลดังกล่าวเพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ เมื่อคุณส่งออก ข้อมูลจากห้องนิรภัย ข้อมูลที่ส่งออกจะมีสำเนาของข้อมูลที่ตรงกับ การค้นหาของคุณ กระบวนการส่งออกจะไม่ดัดแปลงหรือนำข้อมูล Google Workspace ขององค์กรออก

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น

• หากต้องการค้นหาและส่งออกข้อมูล ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะต้องมอบหมายสิทธิ์จัดการกรณี, จัดการการค้นหา และจัดการการส่งออกให้คุณ

• หากผู้ดูแลระบบขั้นสูงเปิดการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการส่งออกห้องนิรภัย คำขอส่งออกจะทริกเกอร์กระบวนการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ คุณต้องดำเนินการตามกระบวนการนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนจึงจะส่งออกการค้นหาใน Vault ได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการดำเนินการที่มีความละเอียดอ่อน

  หมายเหตุ: ระบบจะทริกเกอร์การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์เมื่อมีคำขอส่งออกที่เริ่มต้นจาก UI ของห้องนิรภัยเท่านั้น ระบบจะไม่ทริกเกอร์เมื่อมีคำขอส่งออกที่เริ่มต้นโดยใช้ Vault API

• ส่งออกพร้อมกันไม่เกิน 20 รายการในองค์กร

• อย่าใช้สัญลักษณ์พิเศษ (เช่น ~!$'(),;@:/?) ในชื่อของการส่งออก เนื่องจากสัญลักษณ์ดังกล่าวอาจทำให้คุณไม่สามารถดาวน์โหลดการส่งออกได้

• หากการส่งออกใช้เวลานานเกินไป โปรดพิจารณายกเลิกและใช้วิธีค้นหาแบบอื่น เช่น

  • ระบุบัญชีที่ต้องการส่งออกและดำเนินการค้นหาหลายๆ ครั้ง โดยค้นหาครั้งละ 2-3 บัญชี
  • ทำการค้นหาหลายครั้งโดยใช้ช่วงวันที่ เช่น ค้นหาข้อความที่ส่งในปี 2013 แล้วจึงค้นหาข้อความที่ส่งในปี 2014 อีกครั้ง

เริ่มการส่งออก

หากต้องการค้นหาและส่งออกข้อมูล ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะต้องมอบหมายสิทธิ์จัดการกรณี จัดการการค้นหา และจัดการการส่งออกให้คุณ

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com

2. เปิดกรณีที่ต้องการส่งออกข้อมูล แล้วค้นหาข้อมูลนั้น

   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย

3. คลิกส่งออก

4. ป้อนชื่อที่สื่อความหมายถึงการส่งออก

5. หากองค์กรของคุณมีนโยบายเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลสำหรับการส่งออก

   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเลือกตำแหน่งสำหรับข้อมูลส่งออกของห้องนิรภัย

6. หากส่งออกจาก Gmail, Google Groups หรือ Google Chat ให้เลือกรูปแบบสำหรับไฟล์เนื้อหาข้อความ, PST หรือ mbox

   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อส่งออกเนื้อหา

7. (ไม่บังคับ) หากส่งออกจาก Gmail คุณสามารถเลือกทำสิ่งต่อไปนี้ได้

   • รวมอีเมลในโหมดข้อมูลลับของ Gmail - หากยกเว้นเนื้อหาของอีเมลในโหมดข้อมูลลับ การส่งออกจะมีเฉพาะข้อมูลเมตาของอีเมลเท่านั้น
   • ส่งออกไฟล์ในไดรฟ์ที่มีลิงก์ - โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อไฮเปอร์ลิงก์ไปยังไฟล์ในไดรฟ์ในข้อความ

8. หากส่งออกจากไดรฟ์ ให้เลือกว่าจะรวมข้อมูลระดับการเข้าถึง สำหรับบัญชีที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการในไดรฟ์ทางอ้อมหรือไม่

   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อการส่งออกข้อมูลที่ต้องใช้สิทธิ์ให้กับผู้ใช้ที่เข้าถึงไฟล์ได้ทางอ้อม

9. คลิกส่งออก

10. หากไม่ได้เปิดการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการส่งออกของห้องนิรภัย ห้องนิรภัยจะเริ่มประมวลผลการส่งออกทันที คุณสามารถปิดห้องนิรภัยและกลับมาใหม่ในภายหลังได้เพื่อตรวจสอบสถานะของการส่งออก

11. หากเปิดการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการส่งออกจากห้องนิรภัยไว้ จะเกิดผลดังนี้

    1. ระบบจะแสดงข้อความเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าผู้ดูแลระบบรายที่ 2 ต้อง อนุมัติคำขอส่งออก
    2. สถานะคำขอส่งออกในหน้าการส่งออกจะตั้งค่าเป็นรอดำเนินการ อนุมัติ
    3. ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยที่ได้รับมอบสิทธิ์รายที่ 2 จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลว่ามีคำขออนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ที่รอดำเนินการ
    4. หากผู้ดูแลระบบรายที่ 2 อนุมัติคำขอในพอร์ทัลการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ระบบจะเริ่มประมวลผลการส่งออก และคุณ จะได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบว่าการส่งออกได้เริ่มขึ้นแล้ว
    5. หากผู้ดูแลระบบคนที่ 2 ไม่อนุมัติคำขอภายใน 15 วัน ระบบจะนำคำขอออก

ตรวจสอบสถานะและดาวน์โหลดการส่งออก

1. คลิกการส่งออก แล้วตรวจสอบคอลัมน์สถานะ

   เมื่อส่งออกเรียบร้อยแล้ว คอลัมน์สถานะจะมีเครื่องหมายถูกสีเขียว และระบบจะเปิดใช้ปุ่มดาวน์โหลด

2. คลิกดาวน์โหลดเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่ส่งออก

   ไฟล์ที่ส่งออกจะพร้อมใช้งานเป็นเวลา 15 วันหลังจากที่คุณเริ่มส่งออก ระบบจะลบข้อมูลหลังจากผ่านไป 15 วันและคุณต้องสร้างการส่งออกอีกครั้งหากต้องการ เข้าถึงข้อมูลดังกล่าว โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออกจากห้องนิรภัย

การส่งออกที่มีผลลัพธ์บางส่วน

การส่งออกข้อมูลปริมาณมากอาจใช้เวลาดำเนินการหลายชั่วโมง หากการส่งออกดังกล่าวดำเนินการไม่เสร็จภายใน 24 ชั่วโมง ห้องนิรภัยจะหยุดการส่งออก และคุณจะได้รับข้อความการส่งออก มีผลลัพธ์บางส่วน

คุณจะดาวน์โหลดข้อความและไฟล์ที่ห้องนิรภัยเรียกข้อมูลมาได้แค่เพียงส่วนนั้น พร้อมกับไฟล์ CSV ที่แสดงรายการบัญชีที่ยังไม่ได้ส่งออก เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการส่งออกต่อ ให้ทำดังนี้

1. คลิกส่งออกต่อ

2. ตั้งชื่อการส่งออกใหม่ ส่งออก

   ห้องนิรภัยจะรวบรวมข้อความและรายการอื่นๆ ต่อไปอีก 24 ชั่วโมง

คุณจะส่งออกต่อไปได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง จนกว่าจะเรียกข้อความและรายการที่ตรงกับข้อความค้นหาได้ครบทั้งหมด