Google Vault ditujukan bagi administrator dan staf legal. Sebelum Anda dapat menggunakan Vault, admin Google Workspace harus menyiapkan akun Anda. Siapa administrator saya?
Panduan ini berisi ringkasan fitur eDiscovery Google Vault, yang dapat digunakan untuk menelusuri dan mengekspor data Google Workspace organisasi Anda.
Langkah 1: Login ke Vault
Buka vault.google.com dan login dengan akun Google Workspace Anda.
Jika tidak dapat login ke Vault, minta administrator Google Workspace untuk mengaktifkan Vault untuk Anda.
Langkah 2: Membuat masalah
Untuk menelusuri dan mengekspor data pengguna, buat ruang kerja yang disebut masalah. Buat masalah sebagai folder untuk menyimpan kueri penelusuran dan mengekspor paket. Anda dapat berbagi masalah dengan orang lain, termasuk pengguna eksternal.
Klik Masalah
Buat.Jika Anda tidak memiliki opsi Buat, minta administrator Google Workspace untuk memberi Anda hak istimewayang diperlukan.
Masukkan nama untuk masalah tersebut.
(Opsional) Masukkan deskripsi dan tentukan region data untuk masalah tersebut.
Klik Buat.
Langkah 3: Menelusuri data
Saat Anda membuat masalah di Langkah 2, masalah akan terbuka di tab Telusuri. Sekarang Anda dapat memulai penelusuran. Sebelum membuat pembekuan atau ekspor, pastikan masalah target dalam keadaan aktif dan terbuka.
Jika Anda tidak memiliki tab Telusuri, minta administrator Google Workspace untuk memberi Anda hak istimewayang diperlukan.
- Pilih layanan Google yang akan ditelusuri, seperti Gmail.
Masukkan parameter penelusuran. Anda dapat memilih akun yang akan ditelusuri dan kondisi yang ingin digunakan. Contoh:
- Menemukan pesan yang dikirim oleh pengguna tertentu—Masukkan alamat email di kolom Alamat email akun, atau coba gunakan operator penelusuran seperti from:pengguna1@example.com dan to:pengguna2@example.com.
- Menemukan pesan dengan frasa tertentu—Di banyak organisasi, Gmail berisi jutaan pesan dan sebagian besar kata yang umum digunakan dalam bahasa tertentu. Coba kelompokkan kata menjadi frasa dengan tanda kutip, seperti "proyek rahasia X". Catatan: Penelusuran mengabaikan huruf besar/kecil dan tanda baca frasa dalam tanda kutip.
- Mengecualikan draf—Gmail menyimpan versi pesan draf saat pengirim menyusunnya. Jika Anda tidak memerlukan detail sebanyak ini, centang kotak Kecualikan draf email untuk menghapus pesan ini dari hasil penelusuran.
Mengecualikan pencocokan—Untuk mengecualikan data dari penelusuran, masukkan tanda hubung (‑) sebelum istilah penelusuran. Misalnya, ‑subject:vacation mengecualikan semua pesan yang memiliki subjek yang menyertakan kata "vacation".
Pelajari lebih lanjut cara menelusuri Gmail, Drive dan Meet, Chat, Kalender, Grup, Voice dan aplikasi Gemini. Untuk mengetahui tips penelusuran Gmail lainnya, buka Tips penelusuran lainnya untuk pesan (di bawah pada halaman ini).
(Opsional, didukung untuk Gmail dan Grup) Jika Anda khawatir penelusuran akan menampilkan terlalu banyak hasil, yang prosesnya memerlukan waktu yang lama, klik Jumlah. Jumlah melaporkan jumlah hasil lebih cepat daripada penelusuran penuh.
Untuk menyaring penelusuran, klik Luaskan dan edit parameter penelusuran.
Klik Telusuri. Setelah penelusuran selesai, Vault akan membuka tabel hasil.
Pembatasan penelusuran:
- Data yang dihapus permanen—Vault dapat menelusuri dan hanya menampilkan data yang tidak dihapus permanen dari sistem produksi Google. Vault tidak otomatis menyimpan data organisasi Anda. Untuk memastikan bahwa Anda dapat menelusuri dan mengekspor data tertentu, siapkan aturan retensi atau pembekuan.
- Item Drive—Saat menelusuri Drive, Anda dapat menelusuri teks dalam file, termasuk Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint, PDF, HTML, TXT, serta RTF. Anda tidak dapat menelusuri dalam file video, audio, gambar, atau biner.
- Error karakter pengganti—Vault tidak dapat menampilkan hasil penelusuran jika operator penelusuran karakter pengganti
cocok dengan 100 kata atau lebih di akun pengguna. Misalnya, jika
subj:foo*menghasilkan terlalu banyak kecocokan, Anda dapat mencoba menelusurisubj:food*(untuk menemukan "food") dansubj:foot*(untuk menemukan "foot" dan "football"). Penelusuran karakter pengganti tidak didukung untuk Penelusuran Kalender, Chat, Drive, atau Voice.
Tips penelusuran lainnya untuk pesan
| Tujuan | Contoh kueri |
|---|---|
| Menemukan semua pesan yang dikirim ke atau dari domain eksternal |
Kueri ini menampilkan semua pesan yang dikirim dan diterima dengan domain eksternal, terlepas dari pengirimnya:
|
| Hanya menemukan pesan chat |
Kueri ini menampilkan pesan chat dan mengecualikan pesan email:
|
| Menemukan beberapa kata namun tidak menyertakan lainnya |
Kueri ini menampilkan 'undang', namun tidak menyertakan 'undangan' maupun 'diundang':
|
| Menemukan kata-kata yang saling berdekatan dalam pesan |
Kueri ini menampilkan "don't ever distribute" tetapi mengecualikan "don't think we should distribute". Gunakan angka apa pun dari 1 hingga 19.
|
| Tidak menyertakan pesan yang dihapus dengan label yang diterapkan pengguna |
Kueri ini mengecualikan semua pesan yang dihapus yang telah menerapkan label "travel" oleh pengguna:
|
| Menemukan semua pesan email yang diterapkan label klasifikasi | Kueri ini menampilkan semua pesan email yang memiliki satu atau beberapa label klasifikasi yang diterapkan:has:classification-label |
| Menemukan jenis lampiran tertentu |
Kueri ini menghasilkan semua pesan dengan lampiran PDF:
|
| Mengecualikan pesan yang telah dikarantina. |
Kueri ini mengecualikan pesan di karantina admin:
|
Langkah 4: Melihat pratinjau hasil
Untuk melihat pratinjau item yang cocok, di tabel hasil, klik baris dan pratinjau akan terbuka di sidebar sebelah kanan.
Perilaku pratinjau:
- Pesan—Vault menampilkan seluruh percakapan pesan yang diciutkan menjadi satu rangkaian pesan. Untuk meluaskan rangkaian pesan, klik pesan. Untuk melihat pratinjau pesan satu per satu, klik pesan.
- Item Drive—Anda dapat melihat pratinjau file Google seperti Dokumen, Spreadsheet, Slide, Gambar, dan Vids, serta file yang diupload pengguna seperti .docx, .pdf, dan .xlsx.
Anda mungkin tidak dapat melihat pratinjau semua pesan atau file yang ditampilkan. Meskipun pratinjau Anda mungkin dibatasi, saat Anda mengekspor hasil penelusuran, ekspor akan mencakup semua data yang cocok.
Langkah 5: Menyimpan kueri penelusuran
Setelah menyelesaikan parameter penelusuran, Anda dapat menyimpan kueri untuk menjalankan penelusuran ini lagi dengan cepat pada lain waktu.
- Untuk menyimpan kueri, klik Simpan. Tindakan ini hanya menyimpan parameter kueri, bukan hasil penelusuran. Untuk menyimpan hasil saat ini, lanjutkan ke langkah berikutnya dan ekspor hasil tersebut.
- Untuk membuka kueri tersimpan, klik Lihat kueri tersimpan , lalu klik kueri. Kueri tersimpan bersifat dinamis—saat Anda menjalankan penelusuran lagi, hasilnya akan mencakup data yang dibuat sejak terakhir kali Anda melakukan penelusuran.
Langkah 6: Ekspor &Analisis
Untuk menyimpan hasil kueri, di tab Telusuri, klik Ekspor.
Jika Anda tidak memiliki opsi Ekspor, minta admin untuk memberi Anda hak istimewa yang diperlukan.
Catatan: Jika organisasi Anda mengaktifkan Persetujuan Banyak Pihak (MPA), permintaan ekspor harus dikirimkan terlebih dahulu untuk mendapatkan persetujuan. Proses ekspor akan dimulai setelah pemberi persetujuan menyetujuinya.
Buka tab Ekspor untuk melacak progres ekspor. Setelah selesai, klik Download. Anda memiliki waktu 15 hari setelah ekspor dimulai untuk mendownload file ekspor.
Ekspor mencakup file terkompresi yang berisi data yang ditampilkan oleh penelusuran Anda. Ekspor juga berisi file metadata untuk menghubungkan data dengan akun terkait. Gunakan software pihak ketiga untuk memproses file yang diekspor.
Tugas Vault lainnya
Berikut tugas lain yang dapat Anda lakukan di Vault:
- Mempertahankan pesan dan file tertentu sebagaimana diwajibkan oleh kewajiban retensi organisasi Anda.
- Meninjau kebijakan retensi dan perbarui kebijakan jika perlu.
- Membuat pembekuan untuk mempertahankan data bagi pengguna individu atau unit organisasi. Pesan dan file yang dibekukan tidak pernah dihapus, apa pun setelan retensinya.
- Meninjau hak istimewa yang mengontrol berbagai hal yang dapat dilakukan pengguna lain dalam Vault.