Vault での検索と書き出しのスタートガイド

Google Vault は管理者および法務担当者向けです。Vault を使用するには、事前に Google Workspace 管理者にアカウントを設定してもらう必要があります。 管理者とは誰のことですか？

このガイドでは、組織の Google Workspace データを検索して書き出す際に使用できる Google Vault の電子情報開示機能の概要について説明します。

ステップ 1: Vault にログインする

vault.google.com にアクセスし、Google Workspace アカウントでログインします 。

Vault にログインできない場合は、Google Workspace 管理者に依頼して Vault を有効にしてもらいます。

ステップ 2: 案件を作成する

ユーザーデータを検索して書き出すには、案件と呼ばれるワークスペースを作成します。 案件は、検索クエリとエクスポート パッケージを保存するフォルダのようなものです。 案件は、他のユーザーと共有できます。これには、外部ユーザーも含まれます。

1. [案件] [作成] をクリックします。

   [作成] が表示されない場合は、Google Workspace 管理者に依頼して必要な 権限を付与してもらいます。

2. 案件の名前を入力します。

3. （省略可）説明を入力し、案件のデータ リージョンを指定します。

4. [作成] をクリックします。

ステップ 3: データを検索する

ステップ 2 で案件を作成すると、案件の [検索] タブが開きます。 これで検索を開始できます。記録保持またはエクスポートを作成する前に、対象の案件がアクティブで開いている状態であることを確認してください。

[検索]タブが表示されない場合は、Google Workspace 管理者に依頼して必要な 権限を付与してもらいます。

1. 検索する Google サービス（Gmail など）を選択します。

2. 検索パラメータを入力します。検索するアカウントと使用する条件を選択できます。次に例を示します。

   • 特定のユーザーから送信されたメールを検索する - [アカウントのメールアドレス] にメールアドレスを入力するか、検索 演算子を使用します（ **from:user1@example.com** や **to:user2@example.com** など）。
   • 特定のフレーズを含むメールを検索する - 多くの組織では Gmail に数百万単位のメールがあり、お使いの言語でよく使用されている単語の大部分も含まれています。このような場合は、複数の単語を引用符で囲んでフレーズとしてまとめてみてください（"confidential project X" など）。注: 検索においては、引用符内のフレーズの大文字と小文字は区別されず、句読点も無視されます。
   • 下書きを除外する - 送信者がメールを作成する間、複数のメールの下書きが Gmail に保存されます。詳細を必要としない場合は、[メールの下書きを除外する] をオンにして、メールの下書きが検索結果に含まれないようにします。

   • 一致するデータを除外する - 検索キーワードの前にハイフン (‑)を付けると、そのデータが検索から除外されます。たとえば、「‑subject:vacation 」と入力すると、件名に「vacation」という単語を含むメールはすべて除外されます。

     Gmail、 ドライブと Meet、 Chat、 カレンダー、 Google グループ、 Voice、Gemini アプリの検索方法の詳細をご確認ください。Gmail 検索に関するその他のヒントについては、メールの検索に関するその他のヒント（このページ の下部）をご覧ください。

3. （省略可: Gmail と Google グループで利用可能）検索結果が多すぎるため処理に時間がかかると思われる場合は、[カウント] をクリックします。[カウント] を使用すると、完全な検索を実行するよりも短い時間で検索結果の件数が報告されます。

   検索を絞り込むには、[展開する] をクリックして検索パラメータを編集します。

4. [検索] をクリックします。検索が完了すると、Vault に検索結果の表が表示されます。

   検索の制限事項:

   • 削除されたデータ—Vault で検索して返せるのは、Google の本番環境システムから削除されていないデータのみです。Vault では、組織のデータは自動的に保持されません。特定のデータを検索して書き出せるようにするには、保持ルールまたは 記録保持を設定します。
   • ドライブのアイテム—ドライブを検索する際は、 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML、TXT、 RTF などのファイル内のテキストを検索できます。ただし、動画、音声、画像、バイナリ ファイル内を検索することはできません。
   • ワイルドカード エラー—ユーザーのアカウントでワイルドカード 検索演算子が 100 個以上の単語と一致する場合、Vault は検索結果を返すことができません。たとえば、subj:foo* で一致する結果が多すぎる場合は、subj:food*（「food」を検索）や subj:foot*（「foot」と「football」を検索）を試してみてください。ワイルドカード検索は、カレンダー、Chat、ドライブ、音声検索ではサポートされていません。

ステップ 4: 結果をプレビューする

一致するアイテムをプレビューするには、結果の表で行をクリックすると、右側のサイドバーにプレビューが表示されます。

プレビューの動作:

• メール—Vault ではメールのスレッド全体を折りたたんで 結果として返します。スレッドを開くには、メッセージをクリックします。個々のメッセージをプレビューするには、メッセージをクリックします。
• ドライブのアイテム—ドキュメント、スプレッドシート、スライド、 図形描画、Google Vids などの Google ファイルのほか、ユーザーがアップロードした .docx、.pdf、.xlsx などのファイルをプレビューできます。

場合によっては、返されたメッセージまたはファイルのすべてをプレビューできないことがあります。プレビューが制限されている場合でも、検索結果を書き出すと、一致するすべてのデータがエクスポートに含まれます。

ステップ 5: 検索クエリを保存する

検索パラメータの確定後にクエリを保存しておけば、後から同じ検索を簡単に実行できます。

• クエリを保存するには、[保存] をクリックします。この操作では、検索結果は保存されず、クエリ パラメータのみが保存されます。現在の結果を保存するには、次のステップに進んで書き出します。
• 保存済みクエリを開くには、[保存したクエリを表示] をクリックし、クエリをクリックします。保存したクエリは動的です。つまり、検索を再び実行すると、前回の検索以降に作成されたデータも結果に含まれます。

ステップ 6: 書き出しして分析する

1. クエリの結果を保存するには、[検索] タブで [エクスポート] をクリックします。

   [エクスポート] が表示されない場合は、管理者に依頼して 必要な権限を付与してもらいます。

   注: 組織で複数の関係者による承認（MPA）が有効になっている場合、まず エクスポートリクエストを送信して承認を求める必要があります。書き出しプロセスは、承認者がリクエストを承認した後に開始されます。

2. [エクスポート] タブに移動して、書き出しの進行状況を確認します。完了したら、[ダウンロード] をクリックします。書き出しを開始してから 15 日以内に、書き出しファイルをダウンロードする必要があります。

3. エクスポートには、検索で返されたデータの圧縮ファイルと、 関連するアカウントにデータを紐付けるためのメタデータ ファイルが含まれます。サードパーティ ソフトウェアを使用して、エクスポートした ファイルを処理します。

Vault でのその他の操作

Vault では、他にも次のような作業を行うことができます。

• 組織で定められた保持義務に従い、特定のメッセージやファイルを保持します。
• 保持ポリシーを見直し、必要に応じて 保持ポリシーを更新してください。
• 記録保持を作成し、個々のユーザーまたは組織部門のデータ を保存します。記録保持の対象となるメールとファイルは、保持の設定にかかわらず削除されません。
• 各種の権限を付与することで、他のユーザーが Vault で行える操作を管理します。

関連トピック

• Vault 用語集
• Vault で演算子を使用して検索を絞り込む
• 機密情報に関する操作に対する複数の関係者による承認