بدء البحث والتصدير باستخدام Vault

Google Vault هو أداة مخصّصة للمشرفين والموظفين القانونيين. وقبل أن تتمكّن من استخدام Vault، يجب على مشرف Google Workspace إعداد حسابك. من هو المشرف؟

يوفِّر هذا الدليل نظرة عامة على ميزات جمع الأدلة الإلكترونية في Google Vault، والتي يمكنك استخدامها للبحث عن بيانات Google Workspace الخاصة بمؤسستك وتصديرها.

الخطوة 1: تسجيل الدخول إلى Vault

انتقِل إلى vault.google.com وسجِّل الدخول باستخدام حسابك على Google Workspace.

إذا لم تتمكّن من تسجيل الدخول إلى Vault، اطلب من مشرف Google Workspace أن يُفعِّل Vault لحسابك.

الخطوة 2: إنشاء مسألة قانونية

للبحث عن بيانات المستخدمين وتصديرها، يجب إنشاء مساحة عمل تُسمّى مسألة قانونية. تعتبر المسألة القانونية بمثابة مجلد لتخزين طلبات البحث وحِزم التصدير. يمكنك مشاركة المسائل القانونية مع الآخرين، بما في ذلك المستخدمين الخارجيين.

1. انقر على المسائل القانونية إنشاء.

   إذا لم يظهر لك الخيار إنشاء ، اطلب من مشرف Google Workspace منحك الامتيازات اللازمة.

2. أدخِل اسمًا للمسألة القانونية.

3. (اختياري) أدخِل وصفًا وحدِّد منطقة بيانات للمسألة القانونية.

4. انقر على إنشاء.

الخطوة 3: البحث عن البيانات

بعد إنشاء مسألة قانونية في الخطوة 2، تم فتح المسألة القانونية في علامة التبويب بحث. يمكنك بدء البحث الآن. قبل إنشاء عملية تجميد بيانات أو تصدير، تأكَّد من أنّ المسألة القانونية المستهدَفة في حالة نشطة ومفتوحة.

إذا لم تظهر لك علامة التبويب بحث ، اطلب من مشرف Google Workspace منحك الامتيازات اللازمة.

1. اختَر إحدى خدمات Google للبحث داخلها، مثل Gmail.

2. أدخِل معلمات البحث. يمكنك اختيار الحسابات التي تريد البحث فيها والشروط التي تريد استخدامها. على سبيل المثال:

   • البحث عن الرسائل التي أرسلها مستخدمون محدّدون : أدخِل عنوان بريد إلكتروني في حقل عناوين البريد الإلكتروني للحساب أو جرِّب استخدام عوامل تشغيل البحث، مثل from:user1@example.com وto:user2@example.com.
   • البحث عن الرسائل التي تتضمّن عبارة معيّنة: في العديد من المؤسسات، يحتوي Gmail على ملايين الرسائل ومعظم الكلمات شائعة الاستخدام بلغة معيّنة. يمكنك تجميع الكلمات في عبارات باستخدام علامات الاقتباس، مثل "مشروع X السري". ملاحظة: يتجاهل البحث حالة وعلامات ترقيم العبارات في علامات الاقتباس.
   • استبعاد المسودات : تحتفظ Gmail بنُسخ مسودة عن الرسالة عندما يُنشئها المُرسِل. إذا كنت لا تحتاج لهذه التفاصيل الكثيرة، ضع علامة في المربع استبعاد مسودات البريد الإلكتروني لإزالة هذه الرسائل من نتائج بحثك.

   • استبعاد المطابقات : لاستبعاد بيانات معيّنة من بحثك، ضع واصلة (‑) قبل عبارة البحث. على سبيل المثال، يؤدي طلب البحث ‎‑subject:vacation إلى استبعاد جميع الرسائل التي يتضمّن موضوعها الكلمة "vacation".

     تعرَّف على مزيد من المعلومات حول كيفية البحث في Gmail، Drive و Meet، Chat، تقويم Google، مجموعات Google، Voice وتطبيق Gemini. لمزيد من النصائح حول البحث في Gmail ، يمكنك الانتقال إلى المزيد من نصائح البحث عن الرسائل (أدناه في هذه الصفحة).

3. (اختياري، متوفّر مع Gmail و"مجموعات Google") إذا كنت قلقًا بشأن عرض عدد كبير للغاية من نتائج البحث، الأمر الذي قد تستغرق معالجته وقتًا طويلاً، انقر على العدد. يحتسب "العدد" عدد النتائج بشكل أسرع من البحث الكامل.

   لتحسين البحث، انقر على توسيع وعدِّل معلمات البحث.

4. انقر على بحث. بعد اكتمال البحث، تفتح أداة Vault جدولاً بالنتائج.

   قيود البحث:

   • البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا: يمكن لأداة Vault البحث عن البيانات التي لم تتم إزالتها نهائيًا من أنظمة الإنتاج التابعة إلى Google فقط. لا تحتفظ أداة Vault تلقائيًا بأي من بيانات مؤسستك. للتأكُّد من إمكانية البحث عن بيانات معيَّنة وتصديرها ، يمكنك إعداد قواعد احتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد بيانات.
   • عناصر Drive: عند البحث في Drive، يمكنك البحث عن نص داخل الملفات، بما في ذلك ملفات Microsoft Word وExcel وPowerPoint وPDF وHTML وTXT و RTF. ولا يمكنك البحث داخل ملفات الفيديو أو الصوت أو الصور أو الملفات الثنائية.
   • خطأ حرف البدل: لن تعرض أداة Vault نتائج البحث إذا تطابق عامل تشغيل البحث الذي يستخدم حرف بدل مع 100 كلمة أو أكثر في حساب المستخدم. على سبيل المثال، إذا كان subj:foo* يعرض عددًا كبيرًا جدًا من النتائج المطابقة، يمكنك تجربة البحث عن subj:food* (للعثور على "food") وsubj:foot* (للعثور على "foot" و "football"). لا تتوفر إمكانية البحث بحرف البدل في بحث "تقويم Google" أو Chat أو Drive أو Voice.

الخطوة 4: معاينة النتائج

لمعاينة عنصر مطابق، انقر على صف في جدول النتائج، وسيتم فتح المعاينة في شريط جانبي على يسار الصفحة.

أسلوب المعاينة:

• الرسائل: تعرض أداة Vault المحادثة الكاملة للرسالة مطوية في سلسلة محادثات فردية. ولتوسيع سلسلة المحادثات، انقر على الرسالة. لمعاينة رسائل فردية، انقر عليها.
• عناصر Drive: يمكنك معاينة ملفات Google، مثل "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و "رسومات Google" وVids، والملفات التي حمّلها المستخدمون مثل .docx و.pdf و .xlsx.

قد لا تتمكّن من معاينة جميع الرسائل أو الملفات التي يتم عرضها. وعلى الرغم من أن المعاينة قد تكون محدودة، عند تصدير نتائج البحث، تتضمن عملية التصدير جميع البيانات المطابقة.

الخطوة 5: حفظ طلب البحث

بعد الانتهاء من تحديد معلمات البحث، يمكنك حفظ طلب البحث لتشغيل هذا البحث مرة أخرى بشكل سريع لاحقًا.

• لحفظ طلب البحث، انقر على حفظ. لا يؤدي هذا الإجراء إلى حفظ نتائج البحث، ولكنه يحفظ معلمات طلب البحث فقط. لحفظ نتائجك الحالية، انتقِل إلى الخطوة التالية وصدِّرها.
• لفتح طلب بحث محفوظ، انقر على عرض طلبات البحث المحفوظة وانقر على طلب بحث. تكون طلبات البحث المحفوظة ديناميكية، فعند تشغيل البحث مرة أخرى، تتضمّن النتائج البيانات التي تم إنشاؤها منذ آخر مرة بحثت فيها.

الخطوة 6: التصدير والتحليل

1. لحفظ نتائج طلب البحث، انقر على تصدير في علامة التبويب بحث.

   إذا لم يظهر لك الخيار تصدير ، اطلب من المشرف أن يمنحك الـ امتيازات اللازمة.

   ملاحظة: إذا كانت ميزة "موافقة جهات متعددة" مفعّلة في مؤسستك، يجب أولاً إرسال طلب تصدير للموافقة عليه. ستبدأ عملية التصدير بعد أن يوافق المستخدم المانِح للموافقة على الطلب.

2. انتقِل إلى علامة التبويب عمليات التصدير لتتبّع مدى تقدم عملية التصدير. عند اكتمالها، انقر على تنزيل. لديك 15 يومًا بعد بدء عملية التصدير لتنزيل ملفات التصدير.

3. تتضمّن عملية التصدير ملفًا مضغوطًا يحتوي على البيانات التي يعرضها بحثك. كما يتضمن ملف بيانات وصفية لربط البيانات بالحسابات ذات الصلة. استخدم برنامجًا خارجيًا لمعالجة الملفات التي تم تصديرها exported files.

مهام Vault الأخرى

في ما يلي مهام أخرى يمكنك تنفيذها في Vault:

• يمكنك الاحتفاظ برسائل وملفات محدَّدة على النحو الذي تقتضيه التزامات الاحتفاظ بالبيانات في مؤسستك.
• يمكنك مراجعة سياسات الاحتفاظ بالبيانات و تعديلها حسب الحاجة.
• يمكنك إنشاء عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ ببيانات المستخدمين الفرديين أو الوحدات التنظيمية. ولا يتم مطلقًا حذف الرسائل والملفات الخاضعة لعملية تجميد بيانات، بغض النظر عن إعدادات الاحتفاظ بالبيانات.
• راجع الامتيازات التي تتحكم في الإجراءات التي يمكن للمستخدمين الآخرين اتخاذها في Vault.

مواضيع ذات صلة

• مسرد مصطلحات أداة Vault
• استخدام عوامل التشغيل لتحسين البحث في Vault
• موافقة جهات متعددة على الإجراءات الحسّاسة