Vault 검색 및 내보내기 시작하기

Google Vault는 관리자 및 법무 담당자를 위한 도구입니다. Vault를 사용하려면 먼저 Google Workspace 관리자가 계정을 설정해 주어야 합니다. 내 관리자는 누구인가요?

이 가이드에서는 조직의 Google Workspace 데이터를 검색하고 내보내는 데 사용할 수 있는 Google Vault의 디지털 증거 검색 기능을 간략하게 설명합니다.

1단계: Vault에 로그인하기

vault.google.com으로 이동하여 Google Workspace 계정으로 로그인합니다.

Vault에 로그인할 수 없는 경우 Google Workspace 관리자에게 Vault를 사용 설정해 달라고 요청하세요.

2단계: 법적 사안 만들기

사용자 데이터를 검색하고 내보내려면 법적 사안이라는 작업공간을 만들어야 합니다. 법적 사안은 검색어와 내보내기 패키지를 저장하는 폴더로 생각하면 됩니다. 외부 사용자를 비롯한 다른 사용자와 사건을 공유할 수 있습니다.

1. 법적 사안 만들기를 클릭합니다.

   만들기 옵션이 없는 경우 Google Workspace 관리자에게 필요한 권한을 요청하세요.

2. 법적 사안의 이름을 입력합니다.

3. (선택사항) 설명을 입력하고 법적 사안에 대한 데이터 리전을 지정합니다.

4. 만들기를 클릭합니다.

3단계: 데이터 검색하기

2단계에서 법적 사안을 만들 때 해당 법적 사안이 검색 탭에 열렸습니다. 이제 검색을 시작할 수 있습니다.

검색 탭이 없는 경우 Google Workspace 관리자에게 필요한 권한을 요청하세요.

1. 검색할 Google 서비스(예: Gmail)를 선택합니다.

2. 검색 매개변수를 입력합니다. 검색할 계정과 사용할 조건을 선택할 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

   • 특정 사용자가 보낸 메일 찾기: 계정 이메일 주소 입력란에 이메일 주소를 입력하거나 from:user1@example.com 및 to:user2@example.com과 같은 검색 연산자를 사용해 보세요.
   • 특정 문구가 포함된 메일 찾기: 많은 조직에서 Gmail에 수많은 메일을 보관하고 있으며 메일에는 해당 언어에서 가장 흔히 사용되는 많은 단어가 포함되어 있습니다. "기밀 프로젝트 X"와 같이 문구를 따옴표로 묶어 검색해 보세요. 참고: 검색 시 따옴표로 묶인 구문의 대/소문자 및 구두점은 무시됩니다.
   • 임시보관 메일 제외: 발신자가 메일을 작성할 때 Gmail에는 임시보관 메일의 여러 버전이 저장됩니다. 자세한 검색 결과가 필요하지 않은 경우에는 임시보관 이메일 제외 체크박스를 선택하여 검색 결과에서 해당 메일을 제거하세요.

   • 일치 항목 제외: 검색에서 데이터를 제외하려면 검색어 앞에 하이픈(-)을 입력합니다. 예를 들어 -subject:vacation을 입력하면 제목에 'vacation'이라는 단어가 포함된 모든 메일이 제외됩니다.

     Gmail, Drive 및 Meet, Chat, Calendar, 그룹스, Voice, Gemini 앱 검색 방법을 자세히 알아보세요. Gmail 검색 팁을 더 보려면 메일 검색 팁 더보기 (이 페이지 아래)로 이동하세요.

3. (Gmail, 그룹스에서 지원되는 선택사항) 너무 많은 검색 결과가 반환되어 처리 시간이 오래 걸릴 것이 우려되는 경우 개수를 클릭합니다. 집계를 사용하면 전체 검색보다 빠르게 검색결과의 개수가 표시됩니다.

   검색을 미세 조정하려면 펼치기를 클릭한 다음 검색 매개변수를 수정합니다.

4. 검색을 클릭합니다. 검색이 완료되면 Vault에 결과 표가 열립니다.

   검색 제한사항:

   • 삭제된 데이터: Vault는 Google 프로덕션 시스템에서 삭제되지 않은 데이터만 검색하고 반환할 수 있습니다. Vault는 조직의 데이터를 자동으로 보관하지 않습니다. 특정 데이터를 검색하고 내보낼 수 있도록 보관 규칙 또는 보존 조치를 설정하세요.
   • Drive 항목: Drive를 검색할 때 Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML, TXT, RTF를 비롯한 파일 내의 텍스트를 검색할 수 있습니다. 동영상, 오디오, 이미지 또는 바이너리 파일 내에서는 검색할 수 없습니다.
   • 와일드 카드 오류: 와일드 카드 검색 연산자가 사용자 계정에서 100단어 이상과 일치하는 경우 Vault는 검색 결과를 반환할 수 없습니다. 예를 들어 subj:foo*와 일치하는 항목이 너무 많으면 subj:food*('food'를 찾는 경우)와 subj:foot*('foot' 및 'football'을 찾는 경우)으로 검색해 보세요. Calendar, Chat, Drive, Voice 검색에서는 와일드 카드 검색이 지원되지 않습니다.

4단계: 결과 미리보기

일치하는 항목을 미리 보려면 결과 표에서 행을 클릭하면 오른쪽의 사이드바에 미리보기가 열립니다.

미리보기 작동 방식:

• 메시지: Vault는 메시지의 전체 대화를 단일 대화목록으로 접어서 반환합니다. 대화목록을 펼치려면 메일을 클릭하세요. 개별 메일을 미리 보려면 해당 메일을 클릭합니다.
• Drive 항목: Google 파일(예: Docs, Sheets, Slides, Drawings, Google Vids)과 사용자가 업로드한 파일(예: .docx, .pdf, .xlsx)을 미리 볼 수 있습니다.

반환된 검색결과 중 일부 메일 또는 파일은 미리보기가 안 될 수도 있습니다. 미리보기는 제한될 수도 있지만, 검색 결과를 내보내는 경우 내보내기에는 일치하는 모든 데이터가 포함됩니다.

5단계: 검색어 저장하기

검색 매개변수를 완료한 후에는 쿼리를 저장하여 나중에 이 검색을 신속하게 다시 실행할 수 있습니다.

• 쿼리를 저장하려면 저장을 클릭합니다. 이 작업은 검색 결과를 저장하지 않고 쿼리 매개변수만 저장합니다. 현재 결과를 저장하려면 다음 단계로 이동하여 내보내세요.
• 저장된 쿼리를 열려면 저장된 쿼리 보기를 클릭하고 쿼리를 클릭합니다. 저장된 쿼리는 동적이므로 해당 검색을 다시 실행하면 지난번 검색 이후에 생성된 데이터가 검색 결과에 포함됩니다.

6단계: 내보내기 및 분석하기

1. 쿼리 결과를 저장하려면 검색 탭에서 내보내기를 클릭합니다.

   내보내기 옵션이 없는 경우 관리자에게 필요한 권한을 요청하세요.

   참고: 조직에 복수 사용자 승인 체계 (MPA)가 사용 설정된 경우 먼저 승인을 위해 내보내기 요청을 제출해야 합니다. 승인 담당자가 요청을 승인하면 내보내기 프로세스가 시작됩니다.

2. 내보내기 탭으로 이동하여 내보내기 진행 상황을 추적합니다. 완료되면 다운로드를 클릭합니다. 내보내기가 시작된 후 15일 이내에 내보내기 파일을 다운로드해야 합니다.

3. 내보내기에는 검색에서 반환된 데이터가 포함된 압축 파일이 포함됩니다. 또한 연결된 계정과 데이터를 상호 연관시키는 메타데이터 파일도 있습니다. 서드 파티 소프트웨어를 사용하여 내보낸 파일을 처리합니다.

기타 Vault 작업

Vault에서 다음과 같은 기타 작업을 할 수 있습니다.

• 조직의 보존 의무에 따라 특정 메일 및 파일을 보존합니다.
• 보존 정책을 검토하고 필요에 따라 보존 정책을 업데이트하세요.
• 보존 조치를 만들어 개별 사용자 또는 조직 단위의 데이터를 보존합니다. 보존 조치되는 메일 및 파일은 보관 설정에 관계없이 삭제되지 않습니다.
• 다른 사용자가 Vault에서 수행할 수 있는 작업을 제어하는 권한을 검토할 수 있습니다.

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