เริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย

Google ห้องนิรภัยสำหรับผู้ดูแลระบบและบุคลากรด้านกฎหมาย ก่อนที่จะใช้ห้องนิรภัยได้ ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ต้องตั้งค่าบัญชีของคุณ ใครคือผู้ดูแลระบบของฉัน

คู่มือนี้จะอธิบายภาพรวมเกี่ยวกับฟีเจอร์ eDiscovery ของ Google ห้องนิรภัย ซึ่งคุณใช้ค้นหาและส่งออกข้อมูล Google Workspace ขององค์กรได้

ขั้นตอนที่ 1: ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

ไปที่ vault.google.com แล้วลงชื่อ เข้าใช้ด้วยบัญชี Google Workspace

หากลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยไม่ได้ โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace เปิดห้องนิรภัย ให้คุณ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างกรณี

คุณจะต้องสร้างพื้นที่ทํางานที่ชื่อว่า กรณีเพื่อค้นหาและส่งออกข้อมูลผู้ใช้ โดยให้คิดว่ากรณีเป็นโฟลเดอร์ที่คุณจัดเก็บคำค้นหาและแพ็กเกจการส่งออก คุณสามารถแชร์กรณี กับผู้อื่น รวมถึงผู้ใช้ภายนอก ได้

  1. คลิกกรณี จากนั้น สร้าง

    หากไม่มีตัวเลือกสร้าง โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จําเป็น ให้คุณ

  2. ป้อนชื่อสำหรับ Matter

  3. (ไม่บังคับ) ป้อนคำอธิบายและระบุเขตข้อมูลสำหรับกรณี

  4. คลิกสร้าง

ขั้นตอนที่ 3: ค้นหาข้อมูล

เมื่อสร้างกรณีในขั้นตอนที่ 2 แล้ว กรณีจะเปิดขึ้นในแท็บค้นหาขึ้นมา ตอนนี้คุณก็เริ่มการค้นหาได้แล้ว ดังนี้ โปรดตรวจสอบว่ากรณีเป้าหมายอยู่ในสถานะใช้งานและเปิดอยู่ก่อนที่จะสร้างการคงไว้ชั่วคราวหรือการส่งออก

หากไม่มีแท็บค้นหา โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จำเป็น ให้คุณ

  1. เลือกบริการของ Google ที่จะค้นหา เช่น Gmail

  2. ป้อนพารามิเตอร์การค้นหา คุณสามารถเลือกบัญชีที่ต้องการค้นหาและเงื่อนไขที่จะใช้ได้ เช่น

    • ค้นหาข้อความที่ผู้ใช้ที่ระบุเป็นผู้ส่ง—ป้อนอีเมลในช่อง อีเมลบัญชี หรือลองใช้โอเปอเรเตอร์ การค้นหา เช่น from:user1@example.com และto:user2@example.com
    • ค้นหาข้อความที่มีวลีที่เฉพาะเจาะจง—ในหลายองค์กร Gmail มีข้อความนับล้านข้อความและมีคำที่ใช้กันโดยทั่วไปใน ภาษาหนึ่งๆ มากที่สุด ลองจัดกลุ่มคำเป็นวลีโดยใช้เครื่องหมายคำพูด เช่น "โปรเจ็กต์ลับ X" หมายเหตุ: การค้นหาจะไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ รวมถึงเครื่องหมายวรรคตอนของวลีในเครื่องหมายคำพูด
    • ยกเว้นฉบับร่าง—Gmail จะบันทึกข้อความร่างไว้หลายเวอร์ชันตามที่ผู้ส่ง เขียนไว้ หากไม่ต้องการทราบรายละเอียดในส่วนนี้ ให้เลือกช่องยกเว้นฉบับร่าง เพื่อนำข้อความเหล่านี้ออกจากผลการค้นหา

    • ยกเว้นรายการที่ตรงกัน \- หากต้องการยกเว้นข้อมูลจากผลการค้นหา ให้ใส่เครื่องหมายขีดกลาง (‑) นำหน้าข้อความค้นหา เช่น ‑subject:vacation จะยกเว้นข้อความทั้งหมดที่มีบรรทัดแรกของอีเมลซึ่งมีคำว่า "vacation"

      ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีค้นหา Gmail, ไดรฟ์และ Meet, Chat, ปฏิทิน, Groups, Voice และ แอป Gemini ดูเคล็ดลับการค้นหาใน Gmail เพิ่มเติมได้ที่หัวข้อ เคล็ดลับการค้นหาข้อความเพิ่มเติม (ด้านล่าง ในหน้านี้)

  3. (ขั้นตอนนี้ไม่บังคับและใช้ได้กับ Gmail และ Groups) หากกังวลว่าการค้นหาจะแสดงผลลัพธ์มากเกินไป ซึ่งอาจใช้เวลานานในการประมวลผล ให้คลิกนับ ซึ่งจะรายงานจํานวนผลการค้นหาได้เร็วกว่าการค้นหาเต็มรูปแบบ

    หากต้องการปรับแต่งการค้นหา ให้คลิกขยายแล้วแก้ไขพารามิเตอร์การค้นหา

  4. คลิกค้นหา หลังจากค้นหาเสร็จแล้ว ห้องนิรภัยจะเปิดตารางผลการค้นหา

    ข้อจํากัดด้านการค้นหามีดังนี้

    • ข้อมูลที่ถูกลบถาวร - ห้องนิรภัยจะค้นหาและแสดงเฉพาะข้อมูลที่ไม่ได้ถูกลบถาวร ออกจากระบบการใช้งานจริงของ Google ห้องนิรภัยจะไม่เก็บรักษาข้อมูลขององค์กรโดยอัตโนมัติ หากต้องการให้แน่ใจว่าคุณจะค้นหาและส่งออกข้อมูลบางอย่างได้ ให้ตั้งค่ากฎการเก็บรักษาหรือ การคงไว้ชั่วคราว
    • รายการในไดรฟ์ \- เมื่อค้นหาในไดรฟ์ คุณจะค้นหาข้อความภายใน ไฟล์ได้ ซึ่งรวมถึง Microsoft Word, Excel และ PowerPoint, PDF, HTML, TXT, และ RTF แต่จะค้นหาภายในไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง ไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์ไบนารีไม่ได้
    • ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับไวลด์การ์ดห้องนิรภัยจะแสดงผลการค้นหาไม่ได้ หากไวลด์การ์ด โอเปอเรเตอร์การค้นหาตรงกับคำ 100 คำขึ้นไปในบัญชีผู้ใช้ เช่น หาก subj:foo* แสดงผลลัพธ์ที่ตรงกันมากเกินไป คุณอาจลอง ค้นหา subj:food* (เพื่อค้นหา "food") และ subj:foot* (เพื่อ ค้นหา "foot" และ "football") ระบบไม่รองรับการค้นหาด้วยไวลด์การ์ดสำหรับการค้นหาในปฏิทิน, Chat, ไดรฟ์ หรือการค้นหาด้วยเสียง

เคล็ดลับเพิ่มเติมในการค้นหาข้อความ

เป้าหมาย ตัวอย่างการค้นหา
ค้นหาข้อความทั้งหมดที่ส่งถึงหรือจากโดเมนภายนอก การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความทั้งหมดที่มีการรับส่งกับโดเมนภายนอก ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ส่งก็ตาม

(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
ค้นหาเฉพาะข้อความแชท ข้อความค้นหานี้แสดงข้อความแชทและไม่รวมข้อความอีเมล:

is:chat
ค้นหาบางคำและยกเว้นบางคำ การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความที่มีคำว่า invite และ invitational แต่ไม่แสดงข้อความที่มี invitation หรือ invited

(invit* -invitation -invited)
ค้นหาคำที่อยู่ใกล้กันในข้อความ การค้นหานี้จะส่งคืน "don't ever distribute" แต่ไม่แสดง "don't think we should distribute" ใช้ตัวเลขใดก็ได้ตั้งแต่ 1 ถึง 19

("don't AROUND 3 distribute")
ไม่รวมข้อความที่ถูกลบซึ่งมีป้ายกำกับที่ใช้งานโดยผู้ใช้ การค้นหานี้จะไม่รวมข้อความที่ถูกลบและมีป้ายกำกับ "travel" ที่ใช้งานโดยผู้ใช้

-(label:^deleted AND label:travel)
ค้นหาข้อความอีเมลทั้งหมดที่มีป้ายกำกับการแยกประเภท การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความอีเมลทั้งหมดที่มีป้ายกำกับการแยกประเภทอย่างน้อย 1 รายการ
has:classification-label
ค้นหาไฟล์แนบประเภทที่ต้องการ การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความทั้งหมดที่มีไฟล์แนบ PDF

(has:attachment filename:pdf)
ยกเว้นข้อความที่กักบริเวณ ข้อความค้นหานี้ยกเว้นข้อความใน เขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ:

-label:^admin_quarantine

ขั้นตอนที่ 4: แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

หากต้องการดูตัวอย่างรายการที่ตรงกัน ให้คลิกแถวในตารางผลการค้นหา แล้วตัวอย่างจะเปิดขึ้นในแถบด้านขวา

ลักษณะการทํางานของการแสดงตัวอย่างมีดังนี้

  • ข้อความ \- ห้องนิรภัยจะแสดงการสนทนาทั้งหมดของข้อความโดยย่อเป็น ชุดข้อความเดียว คลิกข้อความเพื่อขยายชุดข้อความ หากต้องการดูตัวอย่างข้อความแต่ละรายการ ให้คลิกข้อความนั้น
  • รายการในไดรฟ์ - คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ของ Google ได้ เช่น เอกสาร ชีต สไลด์ วาดเขียน และ Vids รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้อัปโหลดได้ เช่น .docx, .pdf และ .xlsx

คุณอาจไม่สามารถดูตัวอย่างข้อความหรือไฟล์ที่พบได้ทั้งหมด แม้ว่าการแสดงตัวอย่างอาจถูกจํากัด แต่การส่งออกจะมีข้อมูลที่ตรงกันทั้งหมดเมื่อคุณส่งออกผลการค้นหา

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกคำค้นหา

หลังจากสร้างพารามิเตอร์การค้นหาเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกการค้นหาเพื่อเรียกใช้การค้นหานี้อีกครั้งในภายหลังได้อย่างรวดเร็ว

  • หากต้องการบันทึกการค้นหา ให้คลิกบันทึก การดำเนินการนี้จะไม่บันทึกผลการค้นหา แต่จะบันทึกเฉพาะพารามิเตอร์การค้นหา หากต้องการบันทึกผลลัพธ์ปัจจุบัน ให้ไปที่ขั้นตอนถัดไปและส่งออกผลลัพธ์
  • หากต้องการเปิดการค้นหาที่บันทึกไว้ ให้คลิกดูการค้นหาที่บันทึกไว้ แล้วคลิกการค้นหา การค้นหาที่บันทึกไว้มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เมื่อคุณทำการค้นหาอีกครั้ง ผลลัพธ์จะมีข้อมูลที่สร้างขึ้นนับจากที่ค้นหาครั้งล่าสุด

ขั้นตอนที่ 6: ส่งออกและวิเคราะห์

  1. หากต้องการบันทึกผลการค้นหา ให้คลิกส่งออก ในแท็บค้นหา

    หากไม่มีตัวเลือกส่งออก โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบมอบ สิทธิ์ที่จำเป็นให้คุณ

    หมายเหตุ: หากองค์กรของคุณเปิดใช้การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ (MPA) คุณต้องส่งคำขอส่งออก เพื่อขออนุมัติก่อน กระบวนการส่งออกจะเริ่มขึ้นหลังจากที่ผู้อนุมัติให้สิทธิ์ตามคำขอแล้ว

  2. ไปที่แท็บการส่งออก เพื่อติดตามความคืบหน้าของการส่งออก เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้คลิกดาวน์โหลด คุณมีเวลา 15 วันนับจากวันที่เริ่มการส่งออกในการดาวน์โหลดไฟล์ที่ส่งออก

  3. การส่งออกจะมีไฟล์บีบอัดซึ่งมีข้อมูลที่การค้นหาแสดง นอกจากนี้ยังมีไฟล์ข้อมูลเมตาเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลกับบัญชีที่เกี่ยวข้อง ใช้ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามเพื่อประมวลผลไฟล์ ที่ส่งออก

งานอื่นๆ ของห้องนิรภัย

งานอื่นๆ ที่คุณทำได้ในห้องนิรภัยมีดังนี้

  • เก็บรักษาไฟล์และข้อความที่ต้องการตามภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาขององค์กร
  • โปรดตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาและ อัปเดตตามต้องการ
  • สร้างการคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาข้อมูล ให้กับผู้ใช้หรือหน่วยขององค์กรแต่ละรายการ โดยข้อความและไฟล์ที่คงไว้ชั่วคราวจะไม่ถูกลบ ไม่ว่าจะกำหนดการตั้งค่าการเก็บรักษาไว้อย่างไรก็ตาม
  • ตรวจสอบสิทธิ์ที่กำหนด ว่าผู้ใช้รายอื่นจะทำสิ่งใดได้บ้างในห้องนิรภัย