Google Vault es una herramienta de control de la información y de descubrimiento electrónico para Google Workspace. Con Vault, puedes retener, conservar, buscar y exportar los datos de Google Workspace de los usuarios. Puedes usar Vault para los siguientes datos:
- Mensajes de Gmail
- Archivos de Google Drive
- Eventos del Calendario de Google
- Mensajes de Google Chat (cuando el historial de conversaciones está activado)
- Grabaciones de Google Meet y registros asociados de chat, preguntas y respuestas, y encuestas
- Mensajes de Grupos de Google
- Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas de Google Voice (solo suscripciones complementarias de Voice)
- Google Sites
- Conversaciones de la app de Gemini
- Conversaciones de Gemini en Workspace
Obtén más información sobre los tipos de datos compatibles.
Requisitos de licencias
Para que Vault busque y conserve los datos de un usuario, se deben cumplir las siguientes condiciones:
- Los usuarios deben tener una licencia de Google Workspace que incluya Google Vault.
- Los administradores deben tener una licencia de Google Workspace que incluya Google Vault.
| Licencias de Vault incluidas | Licencias de complementos de Vault disponibles |
|---|---|
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Para obtener información sobre las ediciones compatibles, comunícate con el equipo de Ventas de Google. |
Cómo funcionan las licencias
- Si Vault se incluye en tu edición, se asignará automáticamente una licencia de Vault a todos los usuarios y administradores de tu organización.
- Si Vault está disponible como una licencia complementaria, puedes comprar licencias de Vault para algunos o todos los usuarios y administradores de tu organización. Vault solo abarca a los usuarios que tienen asignadas licencias de Vault. Solo los administradores con licencias de Vault pueden usar Vault. Obtén más información para obtener Google Vault.
- Si borras un usuario o una licencia obligatoria, es posible que sus datos se borren de forma irreversible y ya no estén disponibles para Vault.
Administración de la información: Conserva y borra datos
- Conserva los datos durante todo el tiempo que los necesites. Si tu organización debe conservar los datos durante un período determinado, puedes configurar Vault para que los retenga. Los datos permanecen disponibles para Vault incluso cuando los usuarios los borran y vacían la papelera.
- Quitar datos cuando ya no los necesites Si tu organización debe borrar datos sensibles después de un tiempo determinado, puedes configurar Vault para que los quite de las cuentas de los usuarios y comience a borrarlos definitivamente de todos los sistemas de Google.
Las reglas de retención de Vault se aplican directamente a los sistemas de datos de los servicios de Google compatibles. Vault no es un archivo de datos. Cuando vencen las reglas de conservación, todos los datos que borraron los usuarios o administradores y que no están en conservación están sujetos a los procesos de eliminación estándar. Cuando se borran definitivamente los datos después de que finaliza un período de retención, los usuarios o administradores no pueden recuperarlos. Obtén más información sobre cómo funciona la retención.
Nota: Vault no conserva los datos hasta que configures las reglas de retención. Hasta que lo hagas, los usuarios podrán borrar datos y los servicios podrán borrarlos según el protocolo de ese servicio.
Detección electrónica: Busca, conserva y exporta datos de interés
Con Vault, los usuarios autorizados pueden buscar datos, conservarlos y exportarlos para realizar análisis más detallados.
Vault admite los primeros pasos del proceso de descubrimiento electrónico que se describen en el Modelo de referencia de descubrimiento electrónico (EDRM):
- Identificación: Puedes buscar los datos de Google Workspace de tu organización por cuenta de usuario, unidad organizativa, fecha o palabra clave, y obtener una vista previa de los mensajes, los archivos adjuntos y los archivos compatibles. La mayoría de los servicios admiten las búsquedas con operadores booleanos. Obtén más información sobre la búsqueda.
- Conservación: Para conservar los datos de forma indefinida por obligaciones legales o de retención, puedes aplicar conservaciones a cuentas, unidades organizativas y grupos. En el caso de los mensajes de Gmail y de chat, también puedes establecer condiciones para limitar la conservación a los mensajes que coincidan con ellas. Obtén más información sobre las conservaciones.
Recopilación: Después de buscar los datos, puedes exportarlos para procesarlos y analizarlos. Las exportaciones contienen lo siguiente:
- Una copia completa de todos los datos que coinciden con tus criterios de búsqueda
- Los metadatos necesarios para vincular los datos exportados con usuarios individuales de la organización
- La información de corroboración para demostrar que los datos exportados coinciden con aquellos almacenados en los servidores de Google
La exportación de datos está disponible en Vault durante 15 días y, luego, se borra para proteger esos datos. Obtén más información sobre las exportaciones.
Control de acceso y auditoría
Puedes controlar quién puede acceder a Vault y qué acciones están disponibles para ellos. Esto garantiza que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los datos de tu organización. Activa Vault para las unidades organizativas seleccionadas y asígnalas a un rol de administrador con privilegios de Vault. Obtén más información para controlar el acceso a Vault y los privilegios de Vault.
Vault proporciona un registro de auditoría completo de la actividad de los usuarios en Vault, incluido el momento en que un usuario crea o edita una regla de retención, ejecuta una búsqueda o exporta datos. No se puede editar el registro de auditoría. Obtén más información sobre los informes de auditoría.
Comience a usar Vault
- Si tu organización tiene una edición de Google Workspace que no incluye Vault, compra licencias de Vault.
- Pídele a un administrador avanzado de Google Workspace que configure el acceso de los usuarios y los privilegios de Vault. También pueden configurar reglas de retención predeterminadas para comenzar a retener datos de inmediato. Te recomendamos que trabajes con el equipo legal o de cumplimiento de tu organización para determinar los requisitos de administración de la información y de descubrimiento electrónico.
- Los usuarios de Vault pueden acceder y comenzar a usar la herramienta. Para comenzar rápidamente, consulta Comienza a usar la búsqueda y la exportación de Vault.
Próximos pasos
¿Tienes alguna pregunta? Consulta las Preguntas frecuentes sobre Google Vault.
¿Tienes problemas? Consulta los problemas conocidos y haz un seguimiento de las correcciones y las funciones nuevas en Novedades.