איך מתחילים להשתמש בהשעיות ב-Google Vault

אתם יכולים להשתמש בהחזקות כדי למנוע מחיקה של נתונים שמשויכים לנאמני נתונים ספציפיים, בין אם מדובר בחשבונות ספציפיים או בכל החשבונות ביחידה ארגונית.

החזקות לצורך משפטי שונות מכללי שמירה כי הן אף פעם לא פגות. אם יש נתונים של משתמש שמוחזקים לצורך משפטי, אדמין ב-Google Workspace לא יכול למחוק את החשבון שלו עד שההחזקה תוסר. בנוסף, אי אפשר להעביר את נתוני המשתמש אם הם כפופים להחזקה.

אפשר למחוק נתונים שהוחזקו לצורך משפטי רק אחרי שמשתמש ב-Vault מוחק את ההחזקה, נאמן מוסר מההחזקה או שלמשתמש אין יותר רישיון ל-Vault.

אילו נתונים מוגנים על ידי החזקה לצורך משפטי?

ההחזקות מוגדרות לפי שירות Google:

• Gmail – הודעות וקבצים מצורפים שמאוחסנים ב-Gmail, כולל תוכן בתיקיות נשלח, טיוטות (רק טיוטות שלא נמחקו), אשפה, ארכיון וספאם.
• קבוצות –הודעות בקבוצות Google (עד שהקבוצה נמחקת).
• צ'אט – הודעות צ'אט ב-Google Chat שמתועדות (ההיסטוריה מופעלת).
• Drive –פריטים (לא תיקיות או קיצורי דרך) בתיקיות Drive של המשתמשים, ואם רוצים, גם פריטים בתיקיות אחסון שיתופי שמשויכות אליהם. החזקות ב-Drive חלות גם על הקלטות של Meet, קובצי יומן שמשויכים להקלטות ואתרים בגרסה החדשה של Google Sites. הערה: החזקה לצורך משפטי לא מונעת ממשתמשים לערוך קבצים ב-Drive. עם זאת, בקובצי Google Docs, ‏Sheets, ‏Slides, ‏Sites, ‏Drawings, ‏Vids ו-Pics, כל הגרסאות של הקובץ נשמרות במסגרת ההחזקה לצורך משפטי.
• Voice –הודעות SMS, הודעות קוליות והתמלילים שלהן ויומני שיחות ב-Google Voice.
• אפליקציית Gemini – הודעות באפליקציית Gemini, הנחיות של משתמשים ותשובות של Gemini.

למידע נוסף, ראו סוגי נתונים נתמכים.

סדר העדיפויות של החזקות לצורך משפטי וכללי שמירה

• החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה. אם כלל שמירה מוגדר למחוק נתונים לצמיתות בסוף תקופת השמירה, נתונים שבהחזקה לא נמחקים לצמיתות עד שההחזקה מוסרת.

• החזקות הן מצטברות. החזקה אחת לא מחליפה החזקה אחרת.

  לדוגמה, נניח שאתם יוצרים 2 החזקות ב-Gmail:

  1. החזקה לצורך משפטי א' חלה על המשתמש jwong@example.com ומתאימה להודעות עם הביטוי "project X".
  2. החזקה לצורך משפטי ב' חלה על אותו משתמש ומתאימה להודעות עם המונח budget.

  כשההחזקות האלה מוגדרות, Vault שומר הודעות שמכילות את project X או את budget עבור jwong@example.com. אם מסירים את החזקה א', ההודעות שתואמות להחזקה ב' עדיין נשמרות, אבל אפשר למחוק את ההודעות האחרות.

מתי נתונים בהחזקה נמחקים

החזקה לצורך משפטי מגינה על הנתונים עד שמתרחש אחד מהאירועים הבאים:

• ההחזקה נמחקת – נתונים שלא נכללים בהחזקות אחרות כפופים באופן מיידי לכללי השמירה הרלוונטיים. יכול להיות שנתונים שמשתמשים מחקו לפני יותר מ-30 יום יימחקו באופן סופי באופן מיידי.
• משתמש מוסר מהחזקה לצורך משפטי – נתונים שלא נכללים בהחזקות אחרות לצורך משפטי כפופים באופן מיידי לכללי השמירה הרלוונטיים. יכול להיות שנתונים שמשתמשים מחקו לפני יותר מ-30 יום יימחקו באופן סופי ומיידי.
• למשתמש אין יותר רישיון ל-Vault – כדי שהנתונים של המשתמש יוחזקו, צריך להיות לו רישיון ל-Vault. אם משתמש שנמצא בהחזקה לצורך משפטי משונמך למהדורת Google Workspace שלא מעניקה באופן אוטומטי לכל חשבון רישיון ל-Vault, צריך להקצות רישיון לתוסף לפני השנמוך כדי להגן על הנתונים שלו. אחרת, ההחזקה לצורך משפטי לא תחול יותר ויכול להיות שהנתונים יימחקו מיד באופן סופי.
• שיתוף של קובץ עם נאמן מידע בוטל – נתונים שהשיתוף שלהם עם נאמן מידע בוטל כפופים באופן מיידי לכללי השמירה הרלוונטיים.

עבודה עם החזקות לצורך משפטי

כדי להעביר נתונים להחזקה, אתם צריכים את ההרשאה ניהול החזקות ב-Vault וגישה לעניין.

אתם יכולים לבדוק את ההחזקות לצורך משפטי לפי עניין ובכל העניינים. פרטים נוספים מופיעים במאמר בדיקת כל ההחזקות בארגון.

אם אתם צריכים לשנות את הנאמנים שההחזקה חלה עליהם, אתם יכולים לערוך את ההחזקה. כשאתם מוכנים לסגור עניין ולשחרר את הנתונים של הנאמנים מההחזקה, אתם יכולים למחוק את ההחזקה.

שאלות נפוצות