Usa conservaciones para evitar que se borren los datos asociados con custodios de datos específicos, ya sean cuentas individuales o todas las cuentas de una unidad organizativa.
Las conservaciones son diferentes de las reglas de retención porque no caducan. Si un usuario tiene datos sujetos a una conservación, un administrador de Google Workspace no podrá borrar su cuenta hasta que se levante la conservación. Además, no puedes transferir los datos del usuario si están sujetos a una conservación.
Estos datos solo se pueden borrar definitivamente después de que un usuario de Vault levante la conservación, se elimine al custodio de la conservación o el usuario ya no tenga una licencia de Vault.
¿Qué datos protege una conservación?
Las conservaciones se configuran por servicio de Google:
- Gmail: Mensajes y archivos adjuntos almacenados en Gmail, incluido el contenido de Enviados, Borradores (solo los borradores que no se borraron), Papelera, Archivados y Spam.
- Grupos:Mensajes en Grupos de Google (hasta que se borreel grupo).
- Chat: Mensajes de Google Chat registrados (historial activado).
- Drive: Elementos (no carpetas ni accesos directos) en las unidades de los usuarios y, de manera opcional, elementos en las unidades compartidas asociadas. Las conservaciones de Drive también se aplican a las grabaciones de Meet, los archivos de registro asociados a las grabaciones y los sitios de la versión nueva de Google Sites. Nota: Una conservación no impide que los usuarios editen archivos en Drive. Sin embargo, en el caso de los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites, Dibujos, Vids y Fotos de Google, la conservación preserva todas las versiones del archivo.
- Voice: Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas de Google Voice.
- App de Gemini: Mensajes de la app de Gemini, instrucciones del usuario y respuestas de Gemini.
Para obtener más detalles, consulta Tipos de datos compatibles.
Conservaciones y prioridad de las reglas de retención
- Las conservaciones anulan las reglas de retención. Si una regla de retención está configurada para borrar los datos al final del período de retención, los datos sujetos a una conservación no se borrarán hasta que se quite la conservación.
Las conservaciones son acumulativas. Una conservación no reemplaza a otra.
Por ejemplo, creas 2 conservaciones de Gmail:
- La conservación A se aplica al usuario jwong@example.com y coincide con los mensajes que contienen la
frase
"project X". - La conservación B se aplica al mismo usuario y coincide con los mensajes que contienen el término
budget.
Con estas 2 conservaciones, Vault preserva los mensajes que contienen
project Xobudgetpara jwong@example.com. Si quitas la conservación A, los mensajes que coinciden con la conservación B se seguirán preservando, pero los demás se podrán borrar.- La conservación A se aplica al usuario jwong@example.com y coincide con los mensajes que contienen la
frase
Cuándo se borran los datos conservados
Una conservación protege los datos hasta que ocurre uno de los siguientes eventos:
- Se borra la conservación: Los datos que no están cubiertos por otras conservaciones se sujetan de inmediato a las reglas de retención aplicables. Es posible que los datos que los usuarios borraron hace más de 30 días se borren de forma inmediata y definitiva.
- Se quita un custodio de una conservación: Los datos que no están cubiertos por otras conservaciones se sujetan de inmediato a las reglas de retención aplicables. Es posible que los datos que los usuarios borraron hace más de 30 días se borren de forma inmediata y definitiva.
- El usuario ya no tiene una licencia de Vault: Un usuario debe tener una licencia de Vault para que se conserven sus datos. Si se cambia a una edición de Google Workspace que no otorga automáticamente una licencia de Vault a cada cuenta de un usuario sujeto a una conservación, asígnale una licencia complementaria antes de cambiar a esa edición para proteger sus datos. De lo contrario, la conservación ya no se aplicará y es posible que los datos se borren de forma inmediata y definitiva.
- Se deja de compartir un archivo con un custodio: Los datos que se dejan de compartir con un custodio se sujetan de inmediato a las reglas de retención aplicables.
Trabaja con conservaciones
Para conservar datos, necesitas el Administrar conservaciones privilegio de Vault y acceso a un asunto.
Puedes revisar las conservaciones por asunto y en todos los asuntos. Para obtener más detalles, consulta Revisa todas las conservaciones de tu organización.
Si necesitas cambiar los custodios cubiertos por una conservación, puedes editar la conservación. Cuando estés listo para cerrar un asunto y liberar los datos de los custodios de la conservación, puedes borrarla.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una conservación y una regla de retención?
Las conservaciones y las reglas de retención conservan datos en Vault, pero tienen diferencias importantes:
| Conservaciones | Reglas de retención | |
|---|---|---|
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Uso |
Por lo general, las conservaciones se crean en respuesta a una investigación o un problema legal. |
Las reglas de retención se usan para controlar de forma proactiva cuánto tiempo se conservan los datos. |
| Alcance |
Las conservaciones se pueden aplicar a lo siguiente:
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Las reglas de retención se pueden aplicar a lo siguiente:
Nota: Las reglas de retención no se pueden aplicar a cuentas individuales, excepto por términos coincidentes. |
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Período de preservación |
Las conservaciones preservan los datos de forma indefinida hasta que se borran. |
Las reglas de retención preservan los datos durante un período especificado, que puede ser una cantidad determinada de días o de forma indefinida. |
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Prioridad |
Las conservaciones tienen prioridad sobre las reglas de retención. Cuando se borra una conservación, los datos se sujetan de inmediato a las reglas de retención aplicables. |
Las reglas de retención no se aplican a los datos preservados por una conservación hasta que se quita la conservación. Las reglas personalizadas tienen prioridad sobre las reglas predeterminadas, incluso cuando la regla predeterminada vence más tarde. Sin embargo, las reglas de retención de un colaborador de un elemento de Drive solo pueden extender el período de retención. Una regla personalizada más corta de un colaborador no puede anular una regla predeterminada más larga del propietario. Los datos se pueden quitar de los sistemas de producción de Google cuando vence la última regla de retención aplicable. |
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Acceso |
Solo los usuarios de Vault que tienen acceso a un asunto pueden revisar quién y qué está sujeto a una conservación. |
Solo los usuarios de Vault que tienen privilegios de reglas de retención pueden administrar las reglas de retención. |
¿Por qué no debo configurar una conservación en la unidad organizativa superior?
Te recomendamos que no configures una conservación en la unidad organizativa superior de tu organización por los siguientes motivos:
- Los administradores de Google Workspace no pueden borrar ninguna cuenta de usuario.
- Es posible que aumentes el riesgo de tu organización si conservas datos que no son necesarios.
- Es posible que aumenten los costos de descubrimiento electrónico porque tienes más datos para analizar y procesar.
En su lugar, considera aplicar las reglas de retención de forma más amplia y trabaja con tu equipo legal para identificar usuarios, unidades organizativas o grupos específicos que deban estar sujetos a una conservación.