איך מתחילים להשתמש בהשעיות ב-Google Vault

אפשר להשתמש בהחזקות כדי למנוע מחיקה של נתונים שמשויכים לאחראים ספציפיים על נתונים, בין אם מדובר בחשבונות פרטיים או בכל החשבונות ביחידה ארגונית.

השהיות שונות מכללי שימור כי הן לא פוקעות לעולם. אם יש נתונים של משתמש בהחזקה לצורך משפטי, אדמין ב-Google Workspace לא יכול למחוק את החשבון שלו עד שההחזקה תוסר. בנוסף, אי אפשר להעביר את הנתונים של המשתמש אם הם נמצאים בהמתנה.

אפשר למחוק באופן סופי נתונים שהוגדרו בהם החזקות לצורך משפטי רק אחרי שמשתמש ב-Vault ימחק את ההחזקה, אחרי שהאחראי על הנתונים יוסר מההחזקה או אחרי שלמשתמש לא יהיה יותר רישיון ל-Vault.

אילו נתונים מוגנים בהקפאה?

הקפאות מוגדרות לפי שירות Google:

• ‫Gmail – הודעות וקבצים מצורפים שמאוחסנים ב-Gmail, כולל תוכן בתיקיות הודעות שנשלחו, טיוטות (רק טיוטות שלא נמחקו), אשפה, ארכיון וספאם.
• קבוצות – הודעות בקבוצות Google (עד שהקבוצה נמחקת).
• צ'אט – הודעות ב-Google Chat שמתועדות (ההיסטוריה מופעלת).
• Drive – פריטים (לא תיקיות או קיצורי דרך) ב-Drive של המשתמשים, ואם רוצים, גם פריטים בתיקיות אחסון שיתופי מקושרות. הקפאות ב-Drive חלות גם על הקלטות של Meet, על קובצי יומן שמשויכים להקלטות ועל אתרים בגרסה החדשה של Google Sites. הערה: השהיה לא מונעת ממשתמשים לערוך קבצים ב-Drive. עם זאת, לגבי קבצים ב-Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Sites,‏ Drawings,‏ Vids ו-Pics, כל הגרסאות של הקובץ נשמרות בהקפאה.
• Voice – הודעות טקסט, הודעות קוליות והתמלילים שלהן ויומני שיחות ב-Google Voice.
• אפליקציית Gemini – הודעות באפליקציית Gemini, הנחיות של משתמשים ותשובות של Gemini.

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא סוגי נתונים נתמכים.

החזקות ועדיפות של כללי שמירה

• החזקה לצורך משפטי מבטלת את כללי השמירה. אם כלל שמירה מוגדר למחיקת נתונים לצמיתות בסוף תקופת השמירה, נתונים בהמתנה לא יימחקו לצמיתות עד להסרת ההמתנה.

• החזקות מצטברות. הקפאה אחת לא מחליפה הקפאה אחרת.

  לדוגמה, אתם יוצרים 2 הקפאות ב-Gmail:

  1. ההשעיה A חלה על המשתמש jwong@example.com ותואמת להודעות עם הביטוי "project X".
  2. החזקה B חלה על אותו משתמש ומתאימה להודעות עם המונח budget.

  עם 2 ההחזקות האלה, Vault שומר הודעות שמכילות את project X או את budget עבור jwong@example.com. אם תסירו את החזקה א', הודעות שתואמות להחזקה ב' עדיין יישמרו, אבל אפשר יהיה למחוק הודעות אחרות.

מתי נתונים בהמתנה נמחקים

ההקפאה מגנה על הנתונים עד שאחד מהאירועים הבאים מתרחש:

• ההחזקה נמחקת – נתונים שלא חלות עליהם החזקות אחרות כפופים מיד לכללי השמירה הרלוונטיים. יכול להיות שנתונים שהמשתמשים מחקו לפני יותר מ-30 יום יימחקו באופן סופי ומיידי.
• הסרת משמורן מהחזקה לצורך משפטי – נתונים שלא נכללים בהחזקות אחרות כפופים באופן מיידי לכללי השמירה הרלוונטיים. יכול להיות שנתונים שהמשתמשים מחקו לפני יותר מ-30 יום יימחקו באופן סופי ומיידי.
• למשתמש אין יותר רישיון ל-Vault – כדי שהנתונים של המשתמש יישמרו, צריך להקצות לו רישיון ל-Vault. אם משתמש בהמתנה משודרג לאחת מהמהדורות של Google Workspace שלא מקנות לכל חשבון רישיון ל-Vault באופן אוטומטי, צריך להקצות רישיון לחבילת תכונות נוספות לפני השדרוג כדי להגן על הנתונים שלו. אחרת, ההחזקה לצורך משפטי לא חלה יותר והנתונים עשויים להימחק לצמיתות באופן מיידי.
• קובץ לא משותף עם נאמן – נתונים שלא שותפו עם נאמן כפופים באופן מיידי לכללי השמירה הרלוונטיים.

עבודה עם החזקות

כדי להעביר נתונים להקפאה, צריכה להיות לכם הרשאת ניהול הקפאות ב-Vault וגישה לעניין.

אתם יכולים לבדוק את ההחזקות לפי עניין ולפי כל העניינים. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא בדיקת כל ההשעיות לצורך משפטי בארגון.

אם אתם צריכים לשנות את בעלי המשמורת שנכללים בהקפאה, אתם יכולים לערוך את ההקפאה. כשמוכנים לסגור את העניין ולבטל את ההקפאה של נתוני האחראים, אפשר למחוק את ההקפאה.

שאלות נפוצות