Запрет на удаление данных можно применять к отдельным или всем аккаунтам в организационном подразделении.
Он отличается от правил хранения неограниченным сроком действия. Если для пользователя установлен запрет на удаление данных, администратор Google Workspace не может удалить его аккаунт, пока запрет не будет отменен. Кроме того, вы не можете перенести данные, принадлежащие пользователю, если для них установлен запрет.
Данные, на которые распространяется запрет на удаление, можно удалить без возможности восстановления, только если пользователь Сейфа снимет запрет на удаление, аккаунт будет исключен из области действия запрета или лицензия пользователя на Сейф станет недействительной.
На какие данные распространяется запрет на удаление
Запреты на удаление устанавливаются для каждого сервиса Google в отдельности:
- Gmail – письма и прикрепленные файлы, хранящиеся в Gmail, включая контент в папках Отправленные, Черновики (только несохраненные черновики), Корзина, Архив и Спам.
- Группы. Сообщения в Google Группах (пока группа не удалена).
- Chat. Записываемые сообщения Google Chat (при включенной истории).
- Диск. Объекты (кроме папок и ярлыков) на Дисках пользователей и при необходимости объекты на связанных общих дисках. Запреты на удаление на Диске также применяются к записям Meet, связанным с ними файлами журнала, а также сайтам, созданным в новой версии Google Сайтов. Примечание. Запрет не мешает пользователям редактировать файлы на Диске, но при этом сохраняются все версии файлов Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов, Рисунков, Vids и Pics.
- Voice. Текстовые сообщения Google Voice, голосовые сообщения и их расшифровки, а также списки вызовов.
- Приложение Gemini. Сообщения в приложении Gemini, запросы пользователей и ответы Gemini.
Подробнее о поддерживаемых типах данных…
Приоритет запретов на удаление и правил хранения
- Запреты на удаление имеют более высокий приоритет, чем правила хранения. Если правило хранения предусматривает безвозвратное удаление данных в конце срока хранения, это произойдет, только если на них не распространяется запрет на удаление.
Запреты дополняют, а не заменяют друг друга.
Например, вы создали 2 запрета на удаление данных Gmail:
- Запрет на удаление А применяется к пользователю jwong@example.com и соответствует сообщениям с фразой
"project X". - Правило B применяется к тому же пользователю и соответствует письмам с термином
budget.
При наличии этих двух запретов Сейф сохраняет сообщения, содержащие
project Xилиbudgetдля jwong@example.com. Если вы удалите запрет А, сообщения, соответствующие запрету Б, будут по-прежнему сохраняться, а остальные можно будет удалить.- Запрет на удаление А применяется к пользователю jwong@example.com и соответствует сообщениям с фразой
В каких случаях могут быть удалены данные с запретом на удаление
Запрет на удаление действует до тех пор, пока не произойдет одно из следующих событий:
- Запрет на удаление удален. Данные, на которые не распространяются другие запреты на удаление, немедленно начинают регулироваться действующими правилами хранения. Данные, удаленные пользователями более 30 дней назад, могут быть немедленно удалены без возможности восстановления.
- Аккаунт, с которым связан запрет на удаление, удален из запрета. Если данные не защищены другими запретами на удаление, немедленно начинают действовать новые правила. Данные, удаленные пользователями более 30 дней назад, могут быть немедленно удалены без возможности восстановления.
- Истечение срока действия лицензии на Сейф. Чтобы настроить запрет на удаление данных пользователя, у него должна быть действующая лицензия на Сейф. Если вы переводите пользователя, на которого распространяется запрет на удаление, на версию Google Workspace без автоматического назначения лицензий на Сейф, сначала предоставьте ему дополнительную лицензию, чтобы защитить данные. В противном случае запрет на удаление перестанет действовать и данные могут быть сразу удалены без возможности восстановления.
- Закрыт доступ к файлу для аккаунта, с которым связан запрет. Если доступ к файлу закрыт для аккаунта, с которым связан запрет на удаление, немедленно начинают действовать новые правила.
Работа с запретами на удаление
Чтобы установить запрет на удаление данных, вам нужно право на управление запретами на удаление Сейфа и доступ к делу.
Вы можете просматривать запреты на удаление как для каждого дела в отдельности, так и все сразу. Подробнее о том, как проверить все блокировки для организации…
Если вам нужно изменить список хранителей, на которых распространяется действие правила хранения, вы можете отредактировать правило. Когда вы будете готовы закрыть дело и снять запрет на удаление данных ответственных лиц, вы можете удалить запрет.
Часто задаваемые вопросы
В чем отличие между запретом на удаление и правилом хранения?
И запреты на удаление, и правила хранения обеспечивают сохранение данных в Сейфе, но между этими функциями есть важные различия. Они описаны в таблице ниже.
| Запреты на удаление | Правила хранения | |
|---|---|---|
|
Использование |
Обычно создаются для хранения информации, которая может потребоваться для расследования или урегулирования правовых вопросов. |
С помощью правил хранения можно устанавливать сроки хранения данных. |
| Сфера применения |
Запреты на удаление можно применять к:
|
Правила хранения можно применять к:
Примечание. Правила хранения нельзя применить к отдельным аккаунтам непосредственно. Сделать это можно только путем назначения определенных условий. |
|
Срок хранения |
Данные хранятся бессрочно или до тех пор, пока соответствующий запрет не будет удален. |
Данные хранятся в течение указанного количества дней или бессрочно. |
|
Приоритет |
Запреты на удаление имеют приоритет перед правилами хранения. В случае удаления запрета хранение данных будет регулироваться действующими правилами хранения. |
Правила хранения не применяются к данным, пока в отношении них действует запрет на удаление. Специальные правила хранения имеют приоритет над правилами по умолчанию, даже если срок хранения по умолчанию дольше. Однако правила хранения соавтора объекта на Диске могут только продлить срок хранения. Специальное правило соавтора с меньшим сроком не переопределит правило по умолчанию владельца с большим сроком. После истечения последнего из применимых сроков хранения данные могут быть удалены из хранилищ Google. |
|
Доступ |
Видеть, на что распространяется запрет, могут только пользователи Сейфа, имеющие доступ к делу. |
Управлять правилами хранения могут только пользователи Сейфа, имеющие на это разрешение. |
Почему не рекомендуется настраивать запрет на удаление для организационных подразделений верхнего уровня?
Мы не рекомендуем устанавливать удержание на верхнее организационное подразделение вашей организации по следующим причинам:
- Администраторы Google Workspace не смогут удалять аккаунты пользователей.
- Хранение ненужных данных снижает уровень безопасности.
- Из-за увеличения объема данных, требующих анализа и обработки, могут увеличиться расходы на предоставление электронных документов.
Вместо этого можно расширить действие правил хранения и, проконсультировавшись с юридическим отделом, настроить запрет на удаление для отдельных пользователей, организационных подразделений или групп.