เริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัย

คุณจะใช้การคงไว้ชั่วคราวเพื่อป้องกันการลบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ปกป้องรักษาข้อมูลเฉพาะได้ ไม่ว่าจะเป็นบัญชีบุคคลธรรมดาหรือบัญชีทั้งหมดในหน่วยขององค์กร

การคงไว้ชั่วคราวแตกต่างจากกฎการเก็บรักษาตรงที่การคงไว้ชั่วคราวจะไม่มีวันหมดอายุ หากผู้ใช้คงข้อมูลไว้ชั่วคราว ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะลบบัญชีของผู้ใช้ไม่ได้จนกว่าจะนำการคงไว้ชั่วคราวออก นอกจากนี้ คุณจะโอนข้อมูลของผู้ใช้ไม่ได้หากมีการคงไว้ชั่วคราว

ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวจะถูกลบถาวรได้ก็ต่อเมื่อผู้ใช้ห้องนิรภัยลบการคงไว้ชั่วคราว ผู้ปกป้องรักษาข้อมูลถูกนำออกจากการคงไว้ชั่วคราว หรือผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาตของห้องนิรภัยอีกต่อไปแล้วเท่านั้น

การคงไว้ชั่วคราวจะปกป้องข้อมูลใดบ้าง

บริการของ Google จะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวต่อไปนี้

• Gmail -เก็บข้อความและไฟล์แนบที่เก็บไว้ใน Gmail รวมถึงเนื้อหาใน ส่งแล้ว ฉบับร่าง (เฉพาะฉบับร่างที่ไม่ได้ลบ) ถังขยะ ที่เก็บถาวร และ จดหมายขยะ
• กลุ่ม -เก็บข้อความใน Google Groups (จนกว่าจะมีการ ลบกลุ่ม)
• Chat - ข้อความใน Google Chat ที่บันทึกไว้ (เปิดประวัติอยู่)
• ไดรฟ์ - รายการต่างๆ (ที่ไม่ใช่โฟลเดอร์หรือทางลัด) ในไดรฟ์ของผู้ใช้ หรือเลือกเป็น รายการในไดรฟ์ที่แชร์ที่เกี่ยวข้องก็ได้ ซึ่งการคงไว้ชั่วคราวของไดรฟ์จะมีผลกับบันทึกการประชุมใน Meet, ไฟล์บันทึกที่เกี่ยวข้องกับบันทึกการประชุม และเว็บไซต์ Google Sites แบบใหม่ หมายเหตุ: การคงไว้ชั่วคราวไม่สามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แก้ไขไฟล์ในไดรฟ์ได้ แต่ระบบจะเก็บรักษาไฟล์ Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, Sites, วาดเขียน, Vids และ Pics ทุกเวอร์ชันไว้ในการคงไว้ชั่วคราว
• Voice - SMS, ข้อความเสียงและข้อความถอดเสียง และ ประวัติการโทรของ Google Voice
• แอป Gemini - ข้อความในแอป Gemini, พรอมต์ของผู้ใช้ และคำตอบของ Gemini

โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมในหัวข้อประเภทข้อมูล ที่รองรับ

ลำดับความสำคัญของกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราว

• การคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา หากตั้งกฎการเก็บรักษาให้ลบข้อความถาวรหลังพ้นระยะเวลาเก็บรักษา ระบบก็จะไม่ลบข้อความในการคงไว้ชั่วคราวอย่างถาวรจนกว่าการคงไว้ชั่วคราวจะถูกนำออก

• การคงไว้ชั่วคราวจะนับรายการเพิ่มจากที่มีอยู่ ดังนั้นการคงไว้ชั่วคราว 1 รายการจะไม่แทนที่การคงไว้ชั่วคราวอื่น

  เช่น เมื่อคุณสร้างการคงไว้ชั่วคราวใน Gmail ไว้ 2 รายการ ดังนี้

  1. การคงไว้ชั่วคราว A มีผลกับผู้ใช้ jwong@example.com และตรงกับข้อความที่มี วลี "project X"
  2. การคงไว้ชั่วคราว B มีผลกับผู้ใช้รายเดียวกันและตรงกับข้อความที่มีคำว่า budget

  เมื่อมีการคงไว้ชั่วคราวทั้ง 2 รายการนี้ ห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อความที่มี project X หรือ budget สำหรับ jwong@example.com ถ้าคุณนำการคงไว้ชั่วคราว A ออก ระบบจะยังเก็บรักษาข้อความที่ตรงกับการคงไว้ชั่วคราว B แต่ข้อความอื่นๆ จะถูกลบถาวร

ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวจะถูกลบถาวรเมื่อใด

การคงไว้ชั่วคราวจะปกป้องข้อมูลจนกว่าจะมีเหตุการณ์ต่อไปนี้เกิดขึ้น

• การคงไว้ชั่วคราวถูกลบ—ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุมอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวอื่นๆ จะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องทันที และระบบจะล้างข้อมูลที่ผู้ใช้ลบไปแล้วเกิน 30 วันออกอย่างถาวรทันทีเช่นกัน
• ผู้ปกป้องรักษาข้อมูลถูกลบออกจากการคงไว้ชั่วคราว—ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุมอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวอื่นๆ จะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องทันที และระบบจะล้างข้อมูลที่ผู้ใช้ลบไปแล้วเกิน 30 วันออกอย่างถาวรทันทีเช่นกัน
• ผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาตของห้องนิรภัยอีกต่อไป—ผู้ใช้ต้องมีใบอนุญาตของห้องนิรภัย จึงจะสามารถคงข้อมูลไว้ชั่วคราวได้ หากผู้ใช้ที่ถูกคงไว้ชั่วคราวได้รับการดาวน์เกรดเป็นรุ่น Google Workspace ที่ไม่ได้ให้ใบอนุญาตของห้องนิรภัยกับทุกบัญชีโดยอัตโนมัติ ให้มอบใบอนุญาตส่วนเสริมก่อนที่จะดาวน์เกรดรุ่นเพื่อปกป้องข้อมูล มิฉะนั้นการคงไว้ชั่วคราวจะไม่มีผลอีกต่อไปและข้อมูลอาจถูกลบถาวรทันที
• ไฟล์ไม่ได้แชร์กับผู้ปกป้องรักษาข้อมูล—ข้อมูลที่ไม่ได้แชร์กับ ผู้ปกป้องรักษาข้อมูลจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องทันที

ใช้งานการคงไว้ชั่วคราว

หากต้องการคงข้อมูลไว้ชั่วคราว คุณต้องมีสิทธิ์ของห้องนิรภัย เพื่อจัดการการคงไว้ชั่วคราว และการเข้าถึงกรณี

คุณสามารถตรวจสอบการคงไว้ชั่วคราวได้ตามกรณีและในทุกกรณี โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อตรวจสอบ การคงไว้ชั่วคราวทั้งหมดสำหรับ องค์กร

หากต้องการเปลี่ยนผู้ปกป้องรักษาข้อมูลที่การคงไว้ชั่วคราวครอบคลุมอยู่ ให้แก้ไข การคงไว้ชั่วคราว เมื่อพร้อมปิดกรณีและถอนข้อมูลของผู้ปกป้องรักษาข้อมูลออกจากการคงไว้ชั่วคราว ให้ ลบการคงไว้ชั่วคราว

คำถามที่พบบ่อย