بدء استخدام عمليات تجميد البيانات في Google Vault

استخدِم عمليات تجميد البيانات لمنع حذف البيانات المرتبطة بجهات مسؤولة عن بيانات معيّنة، سواء كانت حسابات فردية أو جميع الحسابات في وحدة تنظيمية.

تختلف عمليات تجميد البيانات عن قواعد الاحتفاظ بالبيانات في أنها لا تنتهي صلاحيتها. إذا كانت هناك أي بيانات خاضعة للتجميد لدي مستخدم، لن يتمكّن مشرف حسابات Google Workspace من حذف حسابه إلا بعد إزالة تجميد البيانات. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكنك نقل بيانات المستخدم إذا كانت خاضعة لعملية تجميد.

لا يمكن إزالة البيانات الخاضعة للتجميد نهائيًا إلا بعد أن يحذف مستخدم Vault حالة تجميد البيانات، أو تتم إزالة مالك بيانات من عملية تجميد البيانات، أو إذا لم يعد المستخدم يمتلك ترخيص Vault.

ما هي البيانات المحمية بموجب عملية تجميد البيانات؟

يتم تحديد البيانات الخاضعة للتجميد حسب خدمة Google:

• Gmail: الرسائل والمرفقات المخزّنة في Gmail، بما في ذلك المحتوى في الرسائل المرسَلة والمسودات (المسودات التي لم يتم حذفها فقط) والمهملات والأرشيف والرسائل غير المرغوب فيها
• مجموعات Google: الرسائل في "مجموعات Google" (حتى يتم حذف المجموعة).
• Chat: رسائل Google Chat القابلة للحفظ (مع تفعيل السجلّ).
• Drive: العناصر في حسابات المستخدمين على Drive (ليس المجلدات أو الاختصارات)، واختياريًا العناصر في مساحات التخزين السحابي المشتركة المرتبطة بالحسابات. تُطبَّق عمليات تجميد البيانات في Drive أيضًا على تسجيلات Meet، وملفات السجل المرتبطة بهذه التسجيلات، والإصدار الجديد من "مواقع Google". ملاحظة: لا يؤدي تجميد البيانات إلى منع المستخدمين من تعديل الملفات في Drive. إلا أنّه بالنسبة إلى ملفات "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"مواقع Google" و"رسومات Google" وVids وPics، يؤدي تجميد البيانات إلى الاحتفاظ بكل نُسخ الملفات.
• Voice: الرسائل النصيّة ورسائل البريد الصوتي ونصوصها وسجلّات المكالمات في خدمة Google Voice.
• تطبيق Gemini: رسائل تطبيق Gemini وطلبات المستخدمين وردود Gemini.

لمزيد من التفاصيل، راجِع أنواع البيانات المتوافقة.

أولوية تطبيق عمليات تجميد البيانات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات

• تلغي عمليات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات. في حال إعداد قاعدة الاحتفاظ بالبيانات على الإزالة نهائيًا عند انتهاء فترة التخزين، لن تتم إزالة البيانات المجمدة نهائيًا إلا بعد إزالة عملية تجميد البيانات.

• عمليات تجميد البيانات ترافقية. ولا يمكن أن تحل إحدى عمليات تجميد البيانات محل عملية أخرى.

  على سبيل المثال، بافتراض أنك أنشأت عمليتَي تجميد بيانات في Gmail:

  1. تنطبق عملية التجميد A على المستخدم jwong@example.com وتطابق الرسائل التي تتضمّن العبارة "project X".
  2. ينطبق الاحتفاظ (ب) على المستخدم نفسه ويتطابق مع الرسائل التي تتضمّن المصطلح budget.

  مع تطبيق هذين الإجراءين، تحتفظ Vault بالرسائل التي تتضمّن project X أو budget لحساب jwong@example.com. وإذا أزلت إجراء "التعليق A"، سيستمر الاحتفاظ بالرسائل التي تتطابق مع إجراء "التعليق B"، ولكن يمكن إزالة الرسائل الأخرى.

الحالات التي تتم بها إزالة البيانات نهائيًا

تتم حماية البيانات الخاضعة للتجميد إلى أن يحدث أيٌ مما يلي:

• تم حذف حالة تجميد البيانات: تخضع البيانات غير المشمولة بعمليات تجميد أخرى على الفور لقواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية. وقد تتم إزالة البيانات التي حذفها المستخدم قبل أكثر من 30 يومًا نهائيًا على الفور.
• تمت إزالة مشرف من حالة تجميد بيانات: تخضع البيانات غير المشمولة بعمليات تجميد بيانات أخرى على الفور لقواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية. وقد تتم إزالة البيانات التي حذفها المستخدم قبل أكثر من 30 يومًا نهائيًا على الفور.
• المستخدم لم يعد لديه ترخيص Vault: يجب أن يمتلك المستخدم ترخيص Vault لكي يتم تجميد بياناته. إذا تم تخفيض إصدار حساب مستخدم تم تجميده إلى إصدار Google Workspace لا يمنح كل حساب تلقائيًا ترخيص Vault، عليك منح ترخيص إضافة قبل تخفيض الإصدار لحماية بيانات المستخدم. بخلاف ذلك، لا يتم تطبيق تجميد البيانات وقد تتم إزالة البيانات نهائيًا على الفور.
• تم إلغاء مشاركة ملف مع المشرف: تخضع البيانات التي لم تتم مشاركتها مع المشرف على الفور لقواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية.

استخدام عمليات تجميد البيانات

لتجميد البيانات، يجب أن يكون لديك امتياز إدارة عمليات التجميد في Vault وإذن الوصول إلى مسألة قانونية.

يمكنك مراجعة حالات تجميد البيانات حسب المسألة القانونية وفي جميع المسائل القانونية. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على مراجعة جميع عمليات التعليق في مؤسستك.

إذا كنت بحاجة إلى تغيير المستخدمين المسؤولين الذين يشملهم التعليق، يمكنك تعديل التعليق. عندما تكون مستعدًا لإغلاق مسألة قانونية وإلغاء تجميد بيانات المسؤولين، يمكنك حذف عملية التجميد.

الأسئلة الشائعة