Usa conservaciones para evitar que se borren los datos asociados con custodios de datos específicos, ya sean cuentas individuales o todas las cuentas de una unidad organizativa.
Las conservaciones son diferentes de las reglas de retención porque no caducan. Si un usuario tiene datos sujetos a una conservación, un administrador de Google Workspace no podrá borrar su cuenta hasta que se levante la conservación. Además, no puedes transferir los datos del usuario si están sujetos a una conservación.
Los datos en conservación solo se pueden borrar definitivamente después de que un usuario de Vault levante la conservación, se elimine al custodio de la conservación o el usuario ya no tenga una licencia de Vault.
¿Qué datos se protegen con una retención?
Las retenciones se establecen por servicio de Google:
- Gmail: Mensajes y archivos adjuntos almacenados en Gmail, incluido el contenido de Enviados, Borradores (solo los borradores que no se borraron), Papelera, Archivados y Spam
- Grupos: Mensajes en Grupos de Google (hasta que se borra el grupo)
- Chat: Mensajes de Google Chat oficiales (historial activado).
- Drive: Elementos (no carpetas ni accesos directos) en las unidades de los usuarios y, de forma opcional, elementos en las unidades compartidas asociadas. Las retenciones de Drive también se aplican a las grabaciones de Meet, los archivos de registro asociados a las grabaciones y los sitios de la versión nueva de Google Sites. Nota: La retención no impide que los usuarios editen archivos en Drive. Sin embargo, en el caso de los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites, Dibujos, Vids y Pics de Google, la retención conserva todas las versiones del archivo.
- Voz: Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas de Google Voice
- App de Gemini: Mensajes de la app de Gemini, instrucciones del usuario y respuestas de Gemini
Para obtener más detalles, consulta Tipos de datos compatibles.
Conservaciones y prioridad de las reglas de retención
- Las conservaciones anulan las reglas de retención. Si una regla de retención está configurada para borrar definitivamente los datos al final del período de retención, los datos en espera no se borrarán definitivamente hasta que se quite la espera.
Las retenciones son acumulativas. Una retención no reemplaza a otra.
Por ejemplo, creas 2 bloqueos en Gmail:
- La retención A se aplica al usuario jwong@example.com y coincide con los mensajes que contienen la frase
"project X". - La retención B se aplica al mismo usuario y coincide con los mensajes que contienen el término
budget.
Con estas 2 suspensiones, Vault conserva los mensajes que contienen
project Xobudgetpara jwong@example.com. Si quitas la suspensión A, se seguirán conservando los mensajes que coincidan con la suspensión B, pero se podrán borrar otros.- La retención A se aplica al usuario jwong@example.com y coincide con los mensajes que contienen la frase
Cuándo se borran los datos sujetos a una retención
Una retención protege los datos hasta que ocurre uno de los siguientes eventos:
- Se borra la conservación: Los datos que no están cubiertos por otras conservaciones se sujetan de inmediato a las reglas de retención aplicables. Los datos que los usuarios borraron hace más de 30 días se pueden purgar de inmediato.
- Se quita un custodio de una conservación: Los datos que no están cubiertos por otras conservaciones se sujetan de inmediato a las reglas de retención aplicables. Los datos que los usuarios borraron hace más de 30 días se pueden borrar de forma inmediata y definitiva.
- El usuario ya no tiene una licencia de Vault: Un usuario debe tener una licencia de Vault para que se conserven sus datos. Si un usuario en espera se cambia a una edición de Google Workspace que no otorga automáticamente a cada cuenta una licencia de Vault, asigna una licencia de complemento antes de realizar el cambio para proteger sus datos. De lo contrario, la conservación ya no se aplicará y es posible que los datos se borren de forma inmediata y definitiva.
- Se deja de compartir un archivo con un custodio: Los datos que se dejan de compartir con un custodio se rigen de inmediato por las reglas de retención aplicables.
Cómo trabajar con las retenciones
Para conservar datos, necesitas el privilegio de Administrar conservaciones de Vault y acceso a un asunto.
Puedes revisar las retenciones por asunto y en todos los asuntos. Para obtener más información, consulta Revisa todas las retenciones de tu organización.
Si necesitas cambiar los custodios incluidos en una retención, puedes editar la retención. Cuando esté todo listo para cerrar un asunto y liberar los datos de los custodios de la conservación, puedes borrar la conservación.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una retención y una regla de retención?
Tanto las conservaciones como las reglas de retención conservan los datos en Vault, pero tienen diferencias importantes:
| Conservaciones | Reglas de retención | |
|---|---|---|
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Uso |
Por lo general, las retenciones se crean en respuesta a una investigación o un problema legal. |
Las reglas de retención se usan para controlar de forma proactiva por cuánto tiempo se conservan los datos. |
| Alcance |
Las retenciones se pueden aplicar a lo siguiente:
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Las reglas de retención se pueden aplicar a los siguientes elementos:
Nota: Las reglas de retención no se pueden aplicar a cuentas individuales, excepto por términos coincidentes. |
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Período de preservación |
Las conservaciones preservan los datos de forma indefinida hasta que se borran. |
Las reglas de retención conservan los datos durante un período específico, que puede ser una cantidad determinada de días o de forma indefinida. |
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Precedence |
Las conservaciones tienen prioridad sobre las reglas de retención. Cuando se borra una suspensión, los datos quedan sujetos de inmediato a las reglas de retención aplicables. |
Las reglas de retención no se aplican a los datos que se conservan por una retención hasta que se quita la retención. Las reglas personalizadas tienen prioridad sobre las predeterminadas, incluso cuando la regla predeterminada vence más tarde. Sin embargo, las reglas de retención de un colaborador de un elemento de Drive solo pueden extender el período de retención. Una regla personalizada de colaborador más corta no puede anular una regla predeterminada de propietario más larga. Los datos se pueden quitar de los sistemas de producción de Google cuando vence la última regla de retención aplicable. |
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Acceso |
Solo los usuarios de Vault que tienen acceso a un asunto pueden revisar quiénes y qué está en espera. |
Solo los usuarios de Vault que tienen privilegios de reglas de retención pueden administrar estas reglas. |
¿Por qué no debería establecer una retención en la unidad organizativa superior?
Te recomendamos que no establezcas una retención en la unidad organizativa superior de tu organización por los siguientes motivos:
- Los administradores de Google Workspace no pueden borrar ninguna cuenta de usuario.
- Si conservas datos que no son necesarios, es posible que aumente el riesgo de tu organización.
- Es posible que aumenten tus costos de detección electrónica porque tienes más datos para analizar y procesar.
En su lugar, considera aplicar reglas de retención de forma más amplia y trabaja con tu equipo legal para identificar usuarios, unidades organizativas o grupos específicos que deban estar en espera.