Use guardas de documentos para impedir a exclusão de dados associados a custodiantes específicos, sejam contas individuais ou todas as contas de uma unidade organizacional.
Ao contrário das regras de retenção, as guardas de documentos nunca expiram. Quando um usuário tem dados em uma guarda de documento, um administrador do Google Workspace precisa remover a guarda antes de excluir a conta. Além disso, não é possível transferir os dados do usuário se eles estiverem sujeitos a uma guarda de documentos.
As informações colocadas em guarda só podem ser excluídas permanentemente depois que um usuário do Vault deleta a guarda de documentos, um custodiante é removido ou um usuário perde a licença do Vault.
Quais são os dados protegidos por guardas de documentos?
As guardas de documentos são definidas por serviço do Google. Por exemplo:
- Gmail: mensagens e anexos armazenados no Gmail, incluindo conteúdo em Enviados, Rascunhos (apenas rascunhos não excluídos), Lixeira, Arquivo e Spam.
- Grupos: as mensagens no Grupos do Google (até que o grupo seja excluído).
- Chat: mensagens gravadas do Google Chat no histórico.
- Drive: os itens (exceto pastas e atalhos) nos Drives dos usuários e nos drives compartilhados associados (opcional). As guardas de documentos do Drive também são válidas para gravações do Meet, arquivos de registros associados a elas e arquivos do novo Google Sites. Observação: uma guarda de documentos não impede que os usuários editem os arquivos no Drive. Mas todas as versões de um arquivo do Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites, Desenhos, Vids e Pics são mantidas.
- Voice: as mensagens de texto, os correios de voz, as transcrições do Google Voice e os registros de chamadas.
- App Gemini: mensagens do app Gemini, comandos do usuário e respostas do Gemini.
Para mais detalhes, consulte Tipos de dados compatíveis.
Prioridade das regras de retenção e guardas de documentos
- As guardas de documentos substituem as regras de retenção. Se uma regra de retenção for definida para excluir permanentemente dados ao final do período de armazenamento, os dados em retenção não serão excluídos permanentemente até que a retenção seja removida.
As guardas de documentos são acumulativas. Uma guarda de documentos não substitui outra.
Por exemplo, você cria duas guardas de documentos para o Gmail:
- A guarda A se aplica ao usuário jwong@example.com e corresponde a mensagens com a frase
"project X". - A suspensão B se aplica ao mesmo usuário e corresponde a mensagens com o termo
budget.
Com essas duas guardas de documentos, o Vault preserva as mensagens que contêm
project Xoubudgetpara jwong@example.com. Se você remover a guarda A, as mensagens que correspondem à guarda B ainda serão preservadas, mas outras poderão ser excluídas.- A guarda A se aplica ao usuário jwong@example.com e corresponde a mensagens com a frase
Quando os dados retidos são limpos
A guarda de documentos protege os dados até que um dos seguintes eventos ocorra:
- A guarda de documentos é excluída: os dados que não estão cobertos por outras guardas de documentos ficam imediatamente sujeitos às regras de retenção aplicáveis. Os dados que os usuários excluíram há mais de 30 dias podem ser limpos imediatamente.
- Um custodiante é removido de uma guarda de documentos: os dados que não estão cobertos por outras guardas de documentos ficam imediatamente sujeitos às regras de retenção aplicáveis. Os dados que os usuários excluíram há mais de 30 dias podem ser limpos imediatamente.
- Licença do Vault inválida: um usuário precisa ter uma licença do Vault para que os dados sejam retidos. Se um usuário em espera fizer downgrade para uma edição do Google Workspace que não dá direito automaticamente a uma licença do Vault para todas as contas, atribua uma licença de complemento antes do downgrade para proteger os dados dele. Caso contrário, a guarda de documentos não será mais aplicada, e os dados poderão ser limpos imediatamente.
- Um arquivo não é compartilhado com um custodiante: os dados não compartilhados com o custodiante estão imediatamente sujeitos às regras de retenção aplicáveis.
Trabalhar com guardas de documentos
Para definir guardas de documentos, você precisa do privilégio Gerenciar guardas de documentos do Vault e acesso a um caso.
Você pode revisar as guardas por caso ou de todos os casos. Para mais detalhes, consulte Analisar todas as retenções da sua organização.
Se precisar mudar os custodiantes cobertos por uma retenção, edite a retenção. Quando você estiver pronto para fechar um caso e liberar os dados dos custodiantes da retenção, poderá excluir a retenção.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre uma guarda de documentos e uma regra de retenção?
As guardas de documentos e as regras de retenção mantêm dados no Vault, mas têm diferenças importantes:
| Guardas de documentos | Regras de retenção | |
|---|---|---|
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Uso |
As guardas de documentos costumam ser criadas em casos de investigação ou questão jurídica. |
As regras de retenção são usadas para controlar o período de preservação dos dados. |
| Escopo |
As guardas de documentos podem ser aplicadas a:
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As regras de retenção podem ser aplicadas a:
Observação: as regras de retenção não podem ser aplicadas a contas individuais, a não ser que essas contas sejam definidas de forma explícita nos termos da pesquisa. |
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Período de preservação |
As guardas de documentos preservam os dados indefinidamente até serem excluídas. |
As regras de retenção preservam os dados por um período especificado, que pode ser um número de dias definido ou ilimitado. |
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Precedência |
As guardas de documentos prevalecem sobre as regras de retenção. Quando uma guarda de documentos é excluída, os dados ficam imediatamente sujeitos às regras de retenção aplicáveis. |
As regras de retenção só são aplicadas aos dados preservados por uma guarda de documentos depois que essa guarda é removida. As regras personalizadas prevalecem sobre as regras padrão. Isso acontece mesmo quando a regra padrão expira depois da personalizada. No entanto, as regras de colaboradores de um item do Drive só podem estender o período de armazenamento. Uma regra personalizada mais curta de um colaborador não pode substituir uma regra padrão mais longa de um proprietário. Os dados podem ser removidos dos sistemas de produção do Google após a data de validade da última regra de retenção aplicável. |
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Acesso |
Apenas os usuários do Vault com acesso a um caso podem ver quem e o que está sujeito à guarda de documentos. |
Apenas os usuários do Vault com privilégios de regras de retenção podem gerenciá-las. |
Por que não devo definir uma guarda de documentos na unidade organizacional principal?
Recomendamos que você não defina uma guarda de documentos para a unidade organizacional principal pelos seguintes motivos:
- Os administradores do Google Workspace não podem excluir contas de usuário.
- Manter dados desnecessários pode aumentar o risco da organização.
- Os custos do e-discovery podem aumentar porque você tem mais dados para análise e processamento.
Considere a possibilidade de aplicar regras de retenção mais abrangentes e trabalhar com a equipe jurídica para identificar usuários, unidades organizacionais ou grupos específicos que precisem ser retidos.