Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes usar conservaciones para conservar elementos en Drive de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de conservación. Puedes aplicar una conservación a cuentas individuales o a todas las cuentas de una unidad organizativa y, de manera opcional, incluir unidades compartidas. Las grabaciones de Google Meet y los registros asociados se incluyen en las conservaciones de Drive, al igual que los sitios creados en la versión nueva de Google Sites. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos en conservación están protegidos de las reglas normales de administración de datos que, de lo contrario, podrían borrarlos.
Información importante sobre Drive y las conservaciones
Antes de configurar conservaciones, te recomendamos que leas Comienza a usar las conservaciones en Google Vault y revises los tipos de datos admitidos para Drive, Meet y Sites.
Qué datos se pueden conservar
Cubierto:
- La mayoría de los archivos de las unidades de Drive y las unidades compartidas de los usuarios. Una conservación en Drive se aplica a los elementos que pertenecen a los usuarios o las organizaciones que abarca la conservación, y a la mayoría de los elementos que se comparten directamente con ellos.
- Las unidades compartidas de un usuario están sujetas a conservación solo si se marca la casilla Incluir unidades compartidas.
No se incluye lo siguiente:
- Carpetas y accesos directos de Drive
- Archivos vinculados
- Archivos externos compartidos con tus usuarios
- Sitios creados en la versión clásica de Sites
- Archivos que se comparten con un usuario y, luego, se dejan de compartir
- Archivos compartidos con el usuario a través de un alias o una membresía de un Grupo de Google (no directamente con su cuenta)
- Archivos que un usuario que no está en conservación quitó de una unidad compartida
Para obtener más detalles, consulta Servicios y tipos de datos compatibles (secciones de Drive, Meet y Sites).
Los elementos borrados que se conservan siempre están visibles en Vault, pero no para los usuarios
Cuando un usuario o una regla de retención borran un archivo conservado, el usuario ya no puede acceder a él, pero el archivo no se borra definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el archivo con Vault.
¿Cómo afecta una unidad compartida a una conservación?
Los archivos de una unidad compartida no se conservan con una conservación si ocurre lo siguiente:
-
un miembro de la unidad compartida:
- mueve un archivo fuera de una unidad compartida y ese miembro no está sujeto a una conservación.
- quita de la unidad compartida a un miembro que actualmente está en conservación y no hay otros miembros de la unidad compartida en conservación
- ningún miembro de la unidad compartida está en conservación.
Los archivos de una subcarpeta de una unidad compartida no se conservan con una conservación si un administrador de la unidad compartida limita el acceso a la subcarpeta para que el usuario en conservación no tenga acceso a ella.
Cuando se borra una unidad compartida, los archivos que contiene están sujetos a las siguientes situaciones de conservación:
-
Si un usuario es miembro directo de la unidad compartida borrada (no es miembro a través de un Grupo de Google) y está sujeto a una conservación, los archivos de la unidad compartida se conservarán hasta que se quite la conservación. Después de que se quita la conservación del usuario, y si los archivos no están sujetos a otra conservación o regla de retención, se borran.
-
Si un usuario no es miembro de la unidad compartida borrada, pero tiene acceso directo a un archivo de la unidad compartida (no como miembro de un Grupo de Google ni a través de un alias) y ese usuario está sujeto a una conservación, solo se conservará ese archivo hasta que se quite la conservación del usuario. Se borran los archivos que no coinciden con una regla de retención o conservación.
Cómo colocar una conservación en archivos de Drive, Meet y Sites
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
- Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
- Haz clic en Crear.
- Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
- Haz clic en Crear.
- Haz clic en Conservaciones
Crear. - Ingresa un nombre único para la conservación.
- Haz clic en Elegir servicio Drive.
- Haz clic en Continuar.
Selecciona el alcance de la conservación:
- Cuentas específicas: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de cuentas o grupos.
Unidad organizativa: Selecciona una unidad organizativa.
Nota: Te recomendamos que no selecciones la unidad organizativa superior. No podrás borrar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización. Más información
Elige si quieres que la conservación incluya elementos de unidades compartidas y, luego, haz clic en Continuar.
Haz clic en Crear.
Edita una conservación de archivos de Drive, Meet y Sites
Puedes cambiar algunos parámetros de conservación, pero no puedes cambiar el servicio (Drive a otro servicio) ni el tipo de alcance (como cuentas a una unidad organizativa).
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la conservación.
Para cambiar las cuentas o las unidades organizativas que abarca la conservación, sigue estos pasos:
- Haz clic en Permiso.
Agrega o quita cuentas, o cambia la unidad organizativa.
Nota: No puedes agregar cuentas a una conservación que abarque una unidad organizativa, ni puedes agregar unidades organizativas a una conservación que abarque cuentas específicas.
Si quitas todas las cuentas, se te solicitará que borres la conservación.
Haz clic en Continuar.
Para cambiar si la conservación se aplica a las unidades compartidas, haz clic en Alcance
Incluir elementos de unidades compartidas.Haz clic en Guardar.