Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte für Google Workspace-Daten können Sie mithilfe von Holds Elemente in Google Drive auf unbestimmte Zeit aufbewahren, um rechtliche oder Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Sie können Holds auf einzelne Konten oder auf alle Konten in einer Organisationseinheit anwenden und optional geteilte Ablagen einbeziehen. Google Meet-Aufzeichnungen und zugehörige Protokolle sind in Drive-Holds enthalten, ebenso wie Websites, die im neuen Google Sites erstellt wurden. Holds haben Vorrang vor Aufbewahrungsregeln. Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind, werden also davor geschützt, dauerhaft gelöscht zu werden.
Wichtige Informationen zu Holds in Drive
Bevor Sie Holds verhängen, empfehlen wir Ihnen dringend, sich den Hilfeartikel Einführung in Holds in Google Vault durchzulesen und sich die unterstützten Datentypen für Google Drive, Google Meet und Google Sites anzusehen.
Welche Daten können auf „Hold“ gesetzt werden?
Aufbewahrt:
- Die meisten Dateien in den Ablagen und geteilten Ablagen der Nutzer. Ein Hold in Drive gilt für Elemente, die den Nutzern oder Organisationen gehören, für die der Hold gilt, und für die meisten Elemente, die direkt für sie freigegeben wurden.
- Die geteilten Ablagen eines Nutzers unterliegen nur dann einem Hold, wenn das Kästchen Geteilte Ablagen berücksichtigen aktiviert ist.
Nicht aufbewahrt:
- Verknüpfungen in Ordnern und Drive
- Verknüpfte Dateien
- Externe Dateien, die für Ihre Nutzer freigegeben wurden
- Im klassischen Google Sites erstellte Websites
- Dateien, die für einen Nutzer freigegeben und dann die Freigabe wieder aufgehoben wurde
- Dateien, die für den Nutzer über einen Alias oder eine Google-Gruppenmitgliedschaft freigegeben wurden (nicht direkt für sein Konto)
- Dateien, die von einem Nutzer, der nicht vom Hold betroffen ist, aus einer geteilten Ablage entfernt wurden
Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen (in den Abschnitten zu Drive, Meet und Sites).
Gelöschte Elemente, für die Holds verhängt wurden, sind in Vault immer sichtbar, aber nicht für die Nutzer.
Wenn eine Datei, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr darauf zugreifen. Die Datei wird aber nicht dauerhaft gelöscht. Als Vault-Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie weiterhin in Vault nach der Datei suchen, sie als Vorschau ansehen und exportieren.
Wie wirkt sich eine geteilte Ablage auf einen Hold aus?
In folgenden Fällen werden die Dateien in einer geteilten Ablage nicht durch einen Hold beibehalten:
-
Ein Mitglied einer geteilten Ablage:
- ist selbst nicht vom Hold betroffen und verschiebt eine Datei aus der geteilten Ablage oder
- entfernt das einzige Mitglied einer geteilten Ablage, über das ein Hold verhängt wurde.
- Keines der Mitglieder einer geteilten Ablage wurde auf „Hold“ gesetzt.
Dateien in einem Unterordner einer geteilten Ablage werden nicht durch einen Hold beibehalten, wenn ein Administrator der geteilten Ablage den Zugriff auf den Unterordner einschränkt und der Nutzer mit dem Hold deshalb keinen Zugriff auf den Unterordner hat.
Wenn eine geteilte Ablage gelöscht wird, unterliegen die Dateien darin den folgenden Hold-Szenarien:
-
Wenn ein Nutzer ein direktes Mitglied der gelöschten geteilten Ablage ist (nicht als Mitglied einer Google-Gruppe) und einem Hold unterliegt, werden Dateien in der geteilten Ablage beibehalten, bis der Hold entfernt wird. Nachdem der Hold für den Nutzer entfernt wurde und die Dateien keinem weiteren Hold oder einer Aufbewahrungsregel unterliegen, werden sie gelöscht.
-
Wenn ein Nutzer kein Mitglied der gelöschten geteilten Ablage ist, aber direkten Zugriff auf eine Datei in der geteilten Ablage hat (nicht als Mitglied einer Google-Gruppe oder über einen Alias) und der Nutzer einem Hold unterliegt, wird nur diese Datei beibehalten, bis der Hold für den Nutzer entfernt wird. Dateien, die keiner Aufbewahrungsregel oder einem Hold unterliegen, werden gelöscht.
Drive-, Meet- und Sites-Dateien auf „Hold“ setzen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten.
- Wenn die Rechtsangelegenheit bereits vorhanden ist, klicken Sie darauf, um sie zu öffnen. Andernfalls erstellen Sie eine Rechtsangelegenheit:
- Klicken Sie auf Erstellen.
- Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
- Klicken Sie auf Erstellen.
- Klicken Sie auf Holds
Erstellen. - Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
- Klicken Sie auf Dienst auswählen Drive.
- Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie den Geltungsbereich des Holds aus:
- Bestimmte Konten: Geben Sie mindestens eine Konto- oder Gruppen-E-Mail-Adresse ein.
Organisationseinheit: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
Hinweis:Wir empfehlen dringend, nicht die oberste Organisationseinheit auszuwählen. Sie können dann keine Google Workspace-Konten aus Ihrer Organisation löschen. Weitere Informationen
Wählen Sie aus, ob die Rechtssperre Elemente in geteilten Ablagen umfassen soll, und klicken Sie dann auf Weiter.
Klicken Sie auf Erstellen.
Hold für Drive-, Meet- und Sites-Dateien bearbeiten
Sie können einige Kriterien für den Hold ändern, aber nicht den Dienst (Google Drive zu einem anderen Dienst) oder den Geltungsbereich (z. B. Konten zu einer Organisationseinheit).
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
So ändern Sie die Konten oder Organisationseinheiten, für die der Hold gilt:
- Klicken Sie auf Geltungsbereich.
Fügen Sie Konten hinzu bzw. entfernen Sie sie oder ändern Sie die Organisationseinheit.
Hinweis:Sie können einem Hold für eine Organisationseinheit keine Konten hinzufügen und einem Hold für einzelne Konten keine Organisationseinheiten.
Wenn Sie alle Konten entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen.
Klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie ändern möchten, ob die Rechtssache für geteilte Ablagen gilt, klicken Sie auf Umfang
Elemente in geteilten Ablagen einbeziehen.Klicken Sie auf Speichern.