Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare le conservazioni per conservare gli elementi in Drive a tempo indeterminato per adempiere a obbligazioni di legge o di conservazione a fini legali. Puoi applicare un'archiviazione a fini legali a singoli account o a tutti gli account di un'unità organizzativa e, facoltativamente, includere i Drive condivisi. Le registrazioni di Google Meet e i log associati sono inclusi nelle conservazioni di Drive, così come i siti creati nella nuova versione di Google Sites. Poiché l'archiviazione a fini legali ha la precedenza sulle regole di conservazione, i dati soggetti a tali regole sono protetti dall'eliminazione definitiva eventualmente prevista dalle normali regole di governance dei dati.
Informazioni importanti su Drive e i blocchi
Prima di impostare conservazioni, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva alle conservazioni di Google Vault e di consultare la sezione Tipi di dati supportati per Drive, Meet e Sites.
Quali dati possono essere sottoposti ad archiviazione a fini legali
Inclusi:
- La maggior parte dei file nei Drive degli utenti e nei Drive condivisi. Un blocco su Drive si applica agli elementi di proprietà degli utenti o delle organizzazioni coperti dal blocco e alla maggior parte degli elementi condivisi direttamente con loro.
- I Drive condivisi di un utente sono soggetti all'archiviazione a fini legali solo se la casella Includi Drive condivisi è selezionata.
Non inclusi:
- Scorciatoie di Drive e cartelle
- File collegati
- File esterni condivisi con gli utenti
- Siti creati nella versione classica di Sites
- File condivisi e poi non condivisi con un utente
- File condivisi con l'utente tramite un alias o l'appartenenza a un gruppo Google (non direttamente con il suo account)
- File rimossi da un Drive condiviso da un utente non soggetto ad archiviazione a fini legali
Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati (sezioni relative a Drive, Meet e Sites).
Gli elementi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti
Quando un file soggetto all'archiviazione a fini legali viene eliminato da un utente o da una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi, ma il file non viene eliminato definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con i privilegi appropriati, puoi comunque cercare, visualizzare in anteprima ed esportare il file utilizzando Vault.
In che modo i Drive condivisi influiscono su un blocco?
I file contenuti in un Drive condiviso non vengono conservati da un'archiviazione a fini legali nei seguenti casi:
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Se un membro del Drive condiviso:
- Sposta un file all'esterno del Drive condiviso e l'utente non è soggetto a un blocco.
- Rimuove dal Drive condiviso un membro attualmente soggetto a un blocco e nessun altro membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.
- Nessun membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.
I file contenuti in una sottocartella di un Drive condiviso non vengono conservati da un'archiviazione a fini legali se un gestore del Drive condiviso limita l'accesso alla sottocartella in modo che l'utente interessato dall'archiviazione a fini legali non abbia accesso alla sottocartella.
Quando viene eliminato un Drive condiviso, i file che contiene sono soggetti ai seguenti scenari di blocco:
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Se un utente è un membro diretto del Drive condiviso eliminato (non un membro tramite un gruppo Google) ed è interessato da un'archiviazione a fini legali, i file nel Drive condiviso vengono conservati fino alla rimozione dell'archiviazione a fini legali. Una volta rimossa l'archiviazione a fini legali dell'utente, se i file non sono soggetti a un'altra archiviazione a fini legali o a una regola di conservazione, verranno eliminati.
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Se un utente non è un membro del Drive condiviso eliminato, ma ha accesso diretto a un file al suo interno (non come membro di un gruppo Google o tramite un alias) e se questo utente è soggetto a un'archiviazione a fini legali, solo quel file verrà conservato finché non sarà rimossa l'archiviazione a fini legali dell'utente. I file che non corrispondono a una regola di conservazione o a un blocco vengono eliminati.
Applicare una conservazione ai file di Drive, Meet e Sites
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche.
- Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, crea una pratica:
- Fai clic su Crea.
- Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
- Fai clic su Crea.
- Fai clic su Archiviazioni a fini legali
Crea. - Inserisci un nome univoco per il blocco.
- Fai clic su Scegli servizio Drive.
- Fai clic su Continua.
Seleziona l'ambito del blocco:
- Account specifici: inserisci uno o più indirizzi email degli account o delle email di gruppo.
Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.
Nota:consigliamo vivamente di non selezionare l'unità organizzativa di primo livello. Non potrai eliminare alcun account Google Workspace dalla tua organizzazione. Scopri di più
Scegli se vuoi che la sospensione includa gli elementi nei Drive condivisi e poi fai clic su Continua.
Fai clic su Crea.
Modificare una sospensione dei file di Drive, Meet e Sites
Puoi modificare alcuni parametri della conservazione, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Drive con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gli account con un'unità organizzativa).
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene il blocco.
Per modificare gli account o le unità organizzative coperti dalla conservazione:
- Fai clic su Ambito.
Aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.
Nota:non puoi aggiungere account all'archiviazione a fini legali applicata a un'unità organizzativa né aggiungere unità organizzative all'archiviazione a fini legali applicata ad account specifici.
Se rimuovi tutti gli account, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.
Fai clic su Continua.
Per modificare l'applicazione della sospensione ai Drive condivisi, fai clic su Ambito
Includi elementi nei Drive condivisi.Fai clic su Salva.