Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar guardas de documentos para preservar itens no Drive por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. É possível aplicar uma guarda de documentos a contas específicas ou a todas as contas de uma unidade organizacional, incluindo drives compartilhados, se quiser. As gravações do Google Meet e os registros associados estão incluídos nas guardas de documentos do Drive, assim como os sites criados no novo Google Sites. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança de dados, que poderiam limpá-los.
Informações importantes sobre o Drive e as guardas de documentos
Antes de definir guardas de documentos, recomendamos que você leia Primeiros passos com guardas de documentos no Google Vault e confira os tipos de dados compatíveis do Drive, Meet e Sites.
Dados que podem ser retidos
Cobertos:
- A maioria dos arquivos nos drives compartilhados e nos drives dos usuários. Uma retenção no Drive se aplica aos itens de propriedade dos usuários ou organizações cobertos pela retenção e à maioria dos itens compartilhados diretamente com eles.
- Os drives compartilhados de um usuário só estão sujeitos à guarda se a caixa Incluir drives compartilhados estiver marcada.
Não cobertos:
- Pastas e atalhos do Drive
- Arquivos vinculados
- Arquivos externos compartilhados com os usuários
- Sites criados no Sites clássico
- Arquivos compartilhados e depois removidos de um usuário
- Arquivos compartilhados com o usuário por um alias ou associação a um grupo do Google (não diretamente com a conta)
- Arquivos removidos de um drive compartilhado por um usuário que não está sujeito a uma guarda de documentos
Veja mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis (seções do Drive, Meet e Sites).
Os itens excluídos em uma guarda de documentos ficam sempre visíveis no Vault, mas não ficam visíveis para os usuários
Quando um arquivo sujeito à guarda de documentos é excluído por um usuário ou uma regra de retenção, o usuário não pode mais acessar esse arquivo, mas ele não é limpo. Como administrador do Vault com os privilégios apropriados, você ainda pode pesquisar, visualizar e exportar o arquivo.
Como um drive compartilhado afeta uma guarda de documentos?
Arquivos em drives compartilhados não são preservados por guardas de documentos nestas situações:
-
Quando um membro do drive compartilhado:
- remove um arquivo do drive sem estar sujeito a uma guarda de documentos;
- remove o único membro do drive compartilhado sujeito a uma guarda de documentos.
- Quando nenhum membro do drive compartilhado está sujeito a uma guarda de documentos.
Arquivos em subpastas de drives compartilhados não serão preservados pelas guardas de documentos se um administrador do drive compartilhado limitar o acesso às subpastas pelo usuário afetado pela guarda.
Quando um drive compartilhado é excluído, os arquivos contidos nele ficam sujeitos a estes cenários de guarda de documentos:
-
Se um usuário for membro direto do drive compartilhado excluído (e não por meio de um grupo do Google) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, os arquivos no drive compartilhado serão preservados até que a guarda seja removida. Após a remoção da guarda de documentos, os arquivos serão excluídos se não estiverem sujeitos a outra guarda de documentos ou regra de retenção.
-
Se um usuário não for membro do drive compartilhado excluído, mas tiver acesso direto a um arquivo no drive (não como membro de um grupo do Google ou por meio de um alias) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, esse arquivo será preservado até que a guarda seja removida. Os arquivos que não corresponderem a uma regra de retenção ou guarda de documentos serão excluídos.
Colocar uma guarda de documentos em arquivos do Drive, do Meet e do Sites
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos.
- Se o caso já existir, clique nele para abrir. Caso contrário, crie um caso:
- Clique em Criar.
- Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
- Clique em Criar.
- Clique em Guardas de documentos
Criar. - Digite um nome exclusivo para a guarda.
- Clique em Escolher serviço Drive.
- Clique em Continuar.
Selecione o escopo da retenção:
- Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
Unidade organizacional: selecione uma unidade organizacional.
Observação:recomendamos que você não selecione a unidade organizacional principal. Não será possível excluir contas do Google Workspace da sua organização. Saiba mais
Escolha se você quer que a retenção inclua itens em drives compartilhados e clique em Continuar.
Clique em Criar.
Editar uma guarda de documentos em arquivos do Drive, do Meet e do Sites
Você pode mudar alguns parâmetros de retenção, mas não o serviço (por exemplo, do Drive para outro) ou o tipo de escopo (como contas para uma unidade organizacional).
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
Para mudar as contas ou unidades organizacionais cobertas pela guarda de documentos:
- Clique em Escopo.
Adicione ou remova contas ou mude a unidade organizacional.
Observação:não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda que abranja contas específicas.
Se você remover todas as contas, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.
Clique em Continuar.
Para mudar se a retenção se aplica a drives compartilhados, clique em Escopo
Incluir itens em drives compartilhados.Clique em Salvar.