В проектах предоставления электронных документов Google Workspace вы можете использовать запреты на удаление, чтобы неограниченно долго хранить объекты на Диске для соблюдения юридических или других обязательств, предписывающих это. Запрет можно установить для отдельных аккаунтов или для всех аккаунтов в организационном подразделении, а также для общих дисков. Запреты на удаление на Диске также применяются к записям Google Meet, связанным с ними файлами журнала, а также сайтам, созданным в новой версии Google Сайтов. Запреты на удаление переопределяют правила хранения, поэтому данные, в отношении которых они действуют, защищены от обычных правил управления данными, которые в противном случае могли бы их удалить.
Важная информация о Диске и запретах на удаление
Прежде чем установить запреты на удаление, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, как начать работу с ними и какие типы файлов на Диске, в Meet и Сайтах поддерживаются в Сейфе.
Типы данных, для которых можно и нельзя установить запреты на удаление
Правила можно настроить для:
- на большинство файлов на Диске и общих дисках. Запрет на удаление данных на Диске применяется к объектам, принадлежащим пользователям или организациям, на которых распространяется запрет, и к большинству объектов, к которым им предоставлен непосредственный доступ.
- Запрет на удаление данных применяется к общим дискам пользователя, только если установлен флажок Включить результаты поиска на общих дисках.
Правила нельзя настроить для:
- на ярлыки Диска и папки;
- на связанные файлы;
- внешние файлы, которые доступны пользователям;
- сайты, созданные в классической версии Сайтов.
- Файлы, доступ к которым был предоставлен пользователю, а затем отозван.
- файлы, которыми поделились с пользователем через псевдоним или группу Google (не напрямую с его аккаунтом);
- Файлы, удаленные с общего диска пользователем, для которого не действует запрет на удаление
Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…
Удаленные объекты, на которые распространяется запрет на удаление, видны в Сейфе, но недоступны пользователям
Если пользователь удаляет файл, подпадающий под запрет на удаление (или удаление происходит согласно правилу хранения), он теряет доступ к этому файлу. При этом у него сохраняется возможность восстановить его позже. Администратор Сейфа с соответствующими правами может искать, просматривать и экспортировать такие файлы в Сейфе.
При каких условиях запрет на удаление данных на общих дисках не действует?
Файлы на общих дисках не сохраняются в перечисленных ниже случаях.
-
Если участник общего диска:
- перемещает файл с общего диска, и этот участник не добавлен в запрет;
- удаляет из общего диска единственного из участников, в отношении которого действует запрет.
- Если ни один из участников общего диска не добавлен в запрет на удаление данных.
Файлы в подпапке на общем диске не сохраняются в соответствии с запретом на удаление, если менеджер общего диска ограничил доступ к подпапке, чтобы пользователь, к которому применяется запрет на удаление, не имел к ней доступа.
При удалении общего диска к его файлам могут применяться следующие сценарии запрета на удаление данных:
-
Если сотрудник является непосредственным участником удаленного общего диска (не в рамках группы Google) и к нему применяется запрет на удаление данных, все файлы на этом общем диске будут сохранены, пока с пользователя не будет снят запрет. После этого и только если в отношении файлов не действует какой-либо другой запрет или правило хранения, они удаляются.
-
Если сотрудник не является участником удаленного общего диска, но у него есть прямой доступ к файлу на общем диске (не как у участника группы Google или через псевдоним) и к нему применяется запрет на удаление данных, сохранен будет только этот файл, пока с пользователя не будет снят запрет. Файлы, к которым не применяется правило хранения или запрет на удаление, удаляются.
Как установить запрет на удаление файлов Диска, Meet и Сайтов
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Дела.
- Если дело уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
- Нажмите Создать.
- Введите название дела и при необходимости его описание.
- Нажмите Создать.
- Нажмите Запрет удаления
Создать. - Укажите уникальное название для запрета.
- Нажмите Выберите сервис Диск.
- Нажмите Продолжить.
Укажите, на что будет распространяться запрет:
- Выбранные аккаунты. Укажите один или несколько адресов электронной почты аккаунтов или групп.
Организационное подразделение. Выберите нужное подразделение.
Примечание. Выбирать организационное подразделение верхнего уровня не рекомендуется, так как в этом случае вы не сможете удалять аккаунты Google Workspace из организации. Подробнее…
Укажите, нужно ли включить в запрет на удаление объекты на общих дисках, и нажмите Продолжить.
Нажмите Создать.
Как изменить запрет на удаление файлов Диска, Meet и Сайтов
Вы можете изменить некоторые параметры запрета, кроме заданного для него сервиса (например, Диска) и типа области действия (отдельные аккаунты или организационное подразделение).
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Дела и выберите дело, которое содержит запрет.
Чтобы изменить аккаунты или организационные подразделения, на которые распространяется запрет на удаление:
- Нажмите Область действия.
Добавьте или удалите аккаунты или измените организационное подразделение.
Примечание. Если запрет действует в отношении аккаунтов, добавить в список организационное подразделение нельзя, и наоборот.
Если вы удалите все аккаунты, появится запрос на удаление запрета.
Нажмите Продолжить.
Чтобы изменить область действия запрета на удаление, нажмите Область действия
Включить объекты на общих дисках.Нажмите Сохранить.